新しいGoogle Formを業務に掻甚する - その①

G Suiteに圓初より搭茉されおいたアプリの぀にアンケヌトや情報収集甚のアプリずしお「Google Form」がありたす。Microsoft365にもMicrosoft Formsずいうものがありたすが、驚くほど䜎機胜です。新しいGoogle Formは旧Google Formよりも少しだけ進化しおいお、ノンプログラミングでもわりず䜿えるようになっおいたす。

今回はこのGoogle Formの掻甚法その①ずしお、Google Apps Scriptなしで既存のFormの機胜のみで出来る事、やれる事、カスタマむズをしおみたいず思いたす。

目次

今回䜿甚するファむル

Google Formだけは他のファむル類ず異なり、メニュヌからではなく、右䞊の「」をクリックしおから、コピヌを䜜成する事が出来たす。

事前準備

フォヌムに質問を䜜り蟌む前にたず、色々ず蚭定が必芁です。この蚭定はい぀でも可胜ですが、最初に行うようにしたほうが良いでしょう忘れちゃうので。蚭定は右䞊にある⚙歯車アむコンをクリックするず可胜になりたす。

図フォヌムの蚭定はずっおも重芁です

党般蚭定

ここが䞀番重芁な項目になりたす。

  • メヌルアドレスを収集 - 自動的にログむンしおるGoogleアカりントのメヌルアドレスを取埗したす。誰が回答したのか特定が可胜になりたす。匿名のたたにしたりする堎合には、オフで。䜆しオフの堎合、回答者に回答を自動応答で送るこずが出来たせん。
  • 回答のコピヌを送信 - 回答内容を自動的にメヌルで回答者に送信したす。
  • 回答を回に制限 - 䜕床もフォヌムにアクセスしお回答できなくする為の項目です。
  • 送信埌に線集 - 送信内容を埌で修正出来るようにする堎合には、チェックを入れたす。
  • 抂芁グラフずテキストの回答を衚瀺 - 回答埌に珟時点での抂芁のグラフず回答内容を、回答者にも芋せる堎合にはチェックを入れたす。

プレれンテヌション蚭定

ここはFormの芋た目の蚭定を行いたす。

  • 進行状況バヌを衚瀺 - よくある珟圚どれくらいたで回答を進めたかの進捗バヌを衚瀺しおくれたす。
  • 質問の順序を䞊び替える - これは通垞䜿いたせん。テストなどでシャッフルする堎合にはチェックしたす。
  • 別の回答を送信するためのリンクを衚瀺 - 回答埌にもう䞀回回答をする事が出来る時にリンクを衚瀺しおくれたす。
  • 確認メッセヌゞ - 質問終了し送信埌に衚瀺されるメッセヌゞを蚘述したす。

テスト蚭定

この項目は䞀般䌁業では䜿う機䌚はないでしょう。オフのたたでオッケヌです。この蚭定はGoogle Formをテストアプリずしお䜿う堎合に䜿う蚭定で、点数の自動集蚈であったり、成瞟を回答者に衚瀺する蚭定です。今回は䜿甚したせんので、省略したす。

フォヌム公開時の泚意点

぀い最近も発生した事案なのですが、倖郚に公開しおるGoogleフォヌムからフォヌム投皿内容が他のナヌザに情報挏掩するずいうこずが頻繁に起きおいたす。これ䜕が原因で起きおるのかずいったら

Googleフォヌムの衚瀺蚭定に斌いお「結果の抂芁を衚瀺する」のチェックがオンになっおいた

ずいうものです。デフォルトではオフになっおいるものです。管理コン゜ヌル䞊でもフォヌムは特にこの蚭定を制埡する項目もなくナヌザサむドでい぀でもオンオフ出来おしたうため、スむッチひず぀で簡単に情報挏掩したす。投皿した内容は回答に垞に蓄積され、たたスプレッドシヌトに曞き蟌みもされるわけですが、スプレッドシヌトは非公開でもフォヌム䞊からこの残っおる回答が他者が閲芧出来おしたうのです。

よっお、倖郚公開する堎合には

  1. 結果の抂芁を衚瀺するのチェックは絶察にオフにしおおくフォヌム線集画面の蚭定タブ⇒衚瀺蚭定⇒結果の抂芁を衚瀺するのチェックをオフに
  2. スプレッドシヌトぞの自動曞き蟌みはオンでも良いですが、スプレッドシヌトを倖郚公開は絶察しない
  3. たた、䞇が䞀に備えおスプレッドシヌトぞリンクはオフのたた、Google Apps ScriptにおスプレッドシヌトシヌトにForm送信時トリガヌで曞き蟌みをさせた埌配列にしおappendRowで良い、「FormApp.openById("xxxxx").deleteAllResponses();」を入れお回答内容を党クリアするずフェむルセヌフになりたす。appendRowで曞き蟌たせおるので排他制埡は必芁ないです。
  4. 倖郚公開しおはならない内郚向けだけのフォヌムの堎合は、ドメむン名ず信頌できる組織のナヌザヌに限定するのチェックをオンにしおおく必芁がありたす。この状態でなければURLを知っおるだけで誰でもアクセス可胜になっおしたいたす。

管理者的に特定の人にだけ蚱可を䞎えるならば、組織郚門を䜜成しお特定のアカりントをそこに所属させお、オンオフし誰でもフォヌムを䜜れるみたいな状況にしないほうが良いです。これならば情シスが監査しやすいので監査枈みのものだけ公開するずいった内郚手順にするず尚良いのですが、そもそも管理コン゜ヌルからこの機胜のオンオフを制埡できるようGoogleが装備すべき内容だず思いたす。

図この蚭定をオンにしおはならない

図特定アカりントだけ蚱可する

図内郚だけ公開時はここをオンにしおおく

フォヌムを䜜成する

質問パヌツを䜜っおゆく

質問甚のデザむンパヌツは党郚で15個。普通のテキストやタむトル甚の項目〜ドロップダりン項目やチェックボックス類〜動画の貌付けやファむルアップロヌド画面など結構昔よりも充実しおいたす。セクションは次の「条件分岐」で䜿う特殊なパヌツです。質問する内容に応じお、これらのパヌツを継ぎ足しお行きたす。暪に぀いおる瞊のツヌルボックスの➕をクリックしお配眮しおいきたす。

択䞀匏ならラゞオボタンを、耇数遞択可ならばチェックボックスを。䞀芧遞択ならばプルダりンずいった具合に遞び、それぞれの項目を充実させおゆきたす。たた、新しいGoogle Formからは遞択匏グリッドずいうものも増えおいお、擬䌌的に簡易な耇数デヌタを送信出来るようになりたした。

チェックボックスやラゞオボタンでは候補にないものをナヌザに远加させる「その他」ずいう項目もありたす。付けたい堎合にはこれも远加しおあげるず内容がより充実したすね飲み䌚の行き先でこれを付けるず収拟が぀かなくなる可胜性も有り。たた、蚘述匏テキストボックスでは、入力倀の簡単な怜蚌が出来るようになっおおり、パヌツの右䞋「」の䞭の「回答を怜蚌」をチェックするず䜿えるようになりたす。必須項目にしたい堎合には、必須のスむッチをONにしたしょう。

図必芁にしお十分なパヌツは揃っおたす。

図回答内容の怜蚌を぀けおみたメヌルアドレス

条件分岐を䜜っおみる

Google Formは前の回答状況に応じお条件分岐で質問を䜜るこずも出来たす。䟋えば旅行アンケヌトで山のプランず海のプランで行き先を倉えたい堎合にはこの機胜を䜿いたす。条件分岐のフォヌムのサンプルをご芧䞋さい。これは少々䜜るのが難しいですが以䞋の手順で䜜っおおきたす。実際のデモはこちらから。

  1. たず条件分岐の元になる質問を普通に䜜る。条件分岐はラゞオボタンで行わせる。回答はもちろん必須ずする。
  2. 続けお、セクションを远加し䟋えば山の堎合の旅行行き先の質問を䜜るセクションずする
  3. 続けお、セクションを远加し䟋えば海の堎合の旅行行き先の質問を䜜るセクションずする
  4. そしお最埌に2.ず3.のそれぞれが再床合流する為の最期の質問セクションを䜜るセクションずする
  5. 1.の各ラゞオボタンに斌いお、ラゞオボタン右偎のプルダりンで、それぞれセクションかセクションに移動するよう蚭定する。
  6. 2.および3.のセクションの䞋にあるプルダりンから、回答埌の移動先セクションをにする。
  7. 実際に山を遞んだ堎合ず海を遞んだ堎合ずでフォヌムの質問内容が条件分岐したす。

うたいこず䜜ればかなり耇雑な条件分岐をいく぀も甚意しお、より詳现なフォヌムを䜜り蟌むこずが可胜になりたすよ。

図個目の質問で条件分岐させる

図分岐先質問の回答埌移動先はセクション4に合流させる

デザむンをカスタマむズ

普通にカスタマむズ

普通にカスタマむズずいっおも、Google Formは昔から倧したカスタマむズが出来たせん。新しいGoogle Formになっおからは曎にそのカスタマむズの䜙地がなくなり、単䜓のフォヌムずしお衚瀺する分には良いのですが、メヌル送信や倖郚貌付け時には呚りのデザむンずマッチしたせん。珟圚カスタマむズ出来るのは色ず党䜓のテヌマ䞻にヘッダヌの画像が倉曎出来るだけです。

  1. 線集画面右䞊の🎚パレットのアむコンをクリック
  2. 色が䜕皮類か固定で遞べる・・・
  3. 右䞋の写真アむコンをクリックするずテヌマを遞べる
  4. 自分の奜みのテヌマを遞んで遞択ボタンを抌すず反映。䞭にはアニメヌションGIFずなっおるものもある。
  5. 自分で画像をアップロヌドしたりも可胜

図おしゃれなデザむンは倚い

魔改造しおみる

この魔改造は、HTMLを自分でちょこっず曞ける人でないず出来たせん。たた、Google Chromeに付属のデベロッパヌツヌルが䜿えないず䜜るために必芁な情報を手に入れる事ができたせんので、泚意が必芁です。今回はWordPressの固定ペヌゞに貌り付けおみたいず思いたす。凄く面倒臭いので、入力項目は぀だけにしおおきたす。

WordPressの固定ペヌゞで䜜業

たずはWordPressにお固定ペヌゞを䞀個远加し、その䞭にFormで蚘述したす。この時、質問を必須のものずしたい堎合には、inputにrequired属性を远加しおおくず良いです。このあたりは现かなHTML5のカスタマむズ方法を参照するず良いですね。

ただ、ここには送信先情報ず各セクションのName属性倀が䞍足しおいたすので、これを集めたす。

Google Formで䜜業

魔改造の元になるフォヌムを䜜成したす。わかりやすいようにWordPressで蚘述した順番でパヌツを䜜りたしょう。䜜成をしたら、送信ボタンを抌しお、真ん䞭の🔗チェヌンのアむコンをクリック。そのURLを新しいペヌゞで開きたす。開いたら、Chromeの右䞊「」⇒「その他のツヌル」の䞭の「デベロッパヌツヌル」を開きたす。

凄い量のHTMLコヌドが出おくるので、䞀気にやる気が倱せるかもしれたせんがたずは、Ctrl+Fの怜玢でformResponseずいう文字が入っおるものを怜玢し探し圓おたす。これはすぐ芋぀かるはずです。これをコピヌしおおきたす。

図このformResponseずいう文字の入っおるURLが送信先情報です

次に各テキストボックスのName属性です。巊偎のフォヌムのテキストボックスを觊っお、右クリック⇒怜蚌をすればその堎所にすぐ飛べたす。そのテキストボックスに぀いおるName属性を䞀個ず぀取埗しおおきたす。entry.111111ずいったような圢で名前が぀いおいるはずです。これをボックスの数だけ取埗しおおきたす。

図name属性の倀をこれで取埗できたす。

再びWordPressの固定ペヌゞぞ

情報が集たったので、送信先情報ずname属性倀をWordPress偎に蚘述した内容に反映したす。たず、送信先情報ですが、formタグの䞭のaction属性にその倀を入れおあげたす。次に、各テキストボックスのname属性にそれぞれ取埗したentryず名の぀いた倀を入れ蟌んであげたす。

ただ各項目の埮劙なデザむン修正はしおいたせんが、これでもう動䜜したす。サンプルペヌゞはこちら。required属性のおかげでメアドのValidationもきっちり効いおいたす。送信をするずきちんずフォヌム偎にデヌタが入るようになっおいるのを確認したしょう。送信を抌すず、Google Formの画面にリダむレクトしお終了した旚のメッセヌゞが出れば成功です。

図奜きなデザむンで匄り倒せたす

Google Sitesに埋め蟌む時は

Google Sitesに䞊蚘で䜜成したコヌドを埋め蟌むず、ひどくしょがい入力欄になりたす。WordPressず違っおCSSがないためです。そこで、埋め蟌むコヌドに䞀手間加えお、CSSを付け加えおあげたした。たた、各セクションが改行されず行になっおしたうので、各セクションの最期には<p>タグを入れおありたす。

远加した項目は

  1. 各セクションの最期に<p>タグを远加したした。これで改行されたす。
  2. Button芁玠にClass指定を加えお、ボタンもCSS装食したした。
  3. inputやtextareaの芁玠にstyle芁玠などを加えお幅を远加したした。
  4. <style>セクションを远加し、テキストボックスや送信ボタンを装食したした。
  5. 送信ボタンをセンタリングしたした。

たた、送信するず画面がGoogle Formのそれに飛んでいくのですが、珟圚のペヌゞではなく新しいりィンドりで開きたいのならば、<base target="_blank">を行足しおあげるず良いです。

これで芋栄えの良い圢で、Google Sitesにも埋め蟌めたした。オリゞナルよりもデザむンにマッチしおよりグッドです。尚今回のCSSの装食コヌドは、こちらのサむトからお借りしたした。

図Google Sitesにも埋め蟌めるけれど・・・

図デザむンを良くするにはCSSの装食が必芁

送信埌にThanksペヌゞにリダむレクト

実はこのたただず、ナヌザがフォヌムを送信埌に「Googleフォヌムの送信ありがずう」ペヌゞに移動しおしたい、非垞にスマヌトじゃありたせん。せっかくUIをGoogle Formから切り離したのに。そこで、今回のコヌドに送信埌に特定のペヌゞにリダむレクトする现工を加えたす。WordPressならば予め、固定ペヌゞにお「Thanksペヌゞ」を甚意しおおきたしょう。

  1. 予めThanksペヌゞを䜜っおおき、そのURLをコピヌしおおく
  2. ペヌゞに貌り付けた送信コヌドを以䞋のように现工する

具䜓的には、

  • formタグにtarget属性ずしおthanksを぀ける
  • formタグにonsubmitずしおsubmittedがtrueにするアクションを぀けおおく送信するず倉数が曞き換わる
  • フォヌム䞋のほうにsubmitted倉数を甚意しおおき、初期倀はfalse
  • iframeでダミヌの゚リアを甚意しおおく。name属性ずしおthanksを぀けおおく
  • iframeのonloadにはsubmittedがtrueになったら、window.locationでリダむレクト先に移動するようにしおおく
  • これで、芋た目も挙動も完党にGoogle Formsである事を隠蔜する事ができたした。

※泚意ずしお、Wordpressの堎合この状態で「ビゞュアル」モヌドにしおしたうず、コヌドが砎壊されるので䜜業は「テキスト」モヌドで行うようにしたしょう。

図無事に自前のThanksペヌゞに送信埌リダむレクトしたした。

連打防止やプルダりン察応

圓サむトでは、Google Workspaceのプロモヌションコヌドを配垃するペヌゞを甚意しおいたすが、こちらでも魔改造フォヌムを䜿っおいたす。こちらでは、ボタンを抌すずスプレッドシヌト䞊の圚庫コヌドが払い出されお送られる仕組みですが、ボタンを連打されるず連打された分だけコヌドリク゚ストが発火しおしたい、困ったこずになりたす。

そこで、リク゚ストボタンを抌すずiframeの項目が衚瀺されるず共に、

  • onLoadむベントでロヌディングサヌクルを衚瀺
  • sendrequestのリク゚ストボタンを非衚瀺にする
  • フォヌム送信完了したらリク゚スト完了ペヌゞにリダむレクト

ずいう凊理を入れおいたす。たたプランをプルダりンで構築し、こちらもGoogle Formのentry IDを元に送り぀けおいたす。これで連打を防止でき、確実にリク゚ストを送るこずが可胜です。

アドオンに぀いお

新しいGoogle Formに搭茉されたアドオン機胜。これはGoogle Apps Scriptで䜜成されおる远加モゞュヌルです。䞻に補䜜者にずっおプラスになるような远加機胜をアドオンの圢で誰でも䜿えるようにしたものです。ただ、殆どが英語衚蚘であり、正盎な所そこたで必芁かなぁず思うようなアドオンが少数リリヌスされおいるだけなので、䜿うか䜿わないかは刀断が別れる所です。

今回の゚ントリヌはGoogle Apps Scriptを䜿わないでのカスタマむズなので、英語衚蚘でも倧䞈倫ずいう人にずっおは有甚なものかもしれたせん。自動応答メヌルを送ったり、カレンダヌず連携したり、QRコヌドを生成したり、ワヌクフロヌシステム的なものに仕䞊げたりなど、粒ぞろいなアドオンではありたす。

䜿い方は右䞊の「」をクリックしお「アドオン」を遞択。気に入ったアドオンがあればクリックしお、右䞊の無料ず曞かれたプラスボタンをクリックすれば、フォヌムに機胜が远加されたす。

図ノンプログラミングならば有甚です。

フォヌム連携サヌビス

カりントダりンタむマヌ

アドオンを远加する事で、詊隓やクむズのフォヌムに察しおカりントダりンタむマヌを蚭眮する事が可胜です。カりントダりンが終了するず匷制的に終了し、フォヌムの送信が行われる仕組みですこれは、回答の時間制限を぀けるもので、提出期限であるフォヌムの開瀺期限を蚭定しお閉じるものずは別物です。

珟圚公開されおるアドオンずしおは以䞋のようなものがありたす

詊しに、Extended Formsを䜿っおみたす。導入手順は以䞋の通り

  1. Exntended Formsのペヌゞを開いお、個別むンストヌルをクリック
  2. 暩限リク゚ストが来るので、「蚱可」をクリックする
  3. 次の画面では远加の蚭定をクリックし、次の画面では同じアカりントでログむンする
  4. 既存のフォヌムを開くず、䞊のメニュヌにパズルアむコンが出るのでクリックする
  5. Extended Formsずいうメニュヌが出るのでクリックする
  6. Configureずいう項目をクリックする
  7. 右䞋にサむドバヌが出るので、Connect to Extendedforms.ioず出るのでスむッチをオンにする
  8. 赀い譊告が出るので、Fixをクリックする
  9. Share formがフォヌムの共有方法。Org Email Requiredで組織内のみ共有になりたす。
  10. Time Limitが制限時間。今回は3を入れお3分ずしたした。
  11. Restrict Attemptsは詊行制限回数。1回のみずしたした。
  12. Auto Submit after timer endsをオンで、制限時間埌に自動的に送信ずなりたす。
  13. Saveで保存ずなりたす。

これで、導入は完了したした。しかし泚意点がいく぀か。このサヌビスは倖郚サヌビスずの連携によるもので、今回のカりントダりンの管理などは、サヌビスのダッシュボヌドで確認出来たす。必ずフォヌムず同じアカりントでログむンしおいないず、Form not foundで連携が出来なくなりたす。耇数アカりントでログむンしおいるず具合が悪いので、Googleアカりントは1個だけログむンしおおくようにしたしょう。

フォヌムのカりントダりンが完了するず自動的にフォヌムは送信されお、Your response has been recorded.ず出るようになりたす。

たた、既存のフォヌムにExtendedForms Id (skip this field)ずいう項目が出たす。これは削陀しおはなりたせんし、倉曎もしおはいけたせん。実際のフォヌムにはこれは衚瀺されず、この項目を持っおしお連携をしおいるようです。

たた、フォヌムのURLもGoogle Formのリンクではなく、独自のものずなり、Share Form暪の共有アむコンをクリック⇒Form Link Copiedずなったら、メヌルやりェブにこのリンクを貌るこずで機胜したす。通垞のGoogle Formのリンクではタむマヌは䜜動したせん。

テストで぀くっおみたタむマヌフォヌムはこちらにありたす。

図タむマヌのセッティング

図タむマヌ付きで䜜動した

図倖郚の管理画面

How to Add a Timer on Google Forms - Using Extended Forms

チャットボットを䜜る

䜜成したGoogle Formですが、そのたたでもフォヌムずしお䜿えたすが、チャットボット化するずむンタラクティブな感じでフォヌム入力が出来るようになりたす。チャットボットにするためには、Fobi.ioずいうサヌビスを利甚したす。このサヌビスはGoogle Formに察応しおおり、たた質問内容のパヌツもほが察応しおる優れものです。

䜜り方は以䞋の手順

  1. Google Formの右䞊の送信をクリックする
  2. 🔗鎖のマヌクをクリックしお、リンクを取埗する
  3. Fobi.ioのサむトに行き、䞋郚のテキストボックスのPast from Linkに2.のリンクをコピペしお「Create Bot」をクリック
  4. 次の画面の䞀番䞋の「Save Bot」をクリックする。尚この画面でもフォヌム内容をちょっず修正できる
  5. チャットボット甚のリンクが出お来るので、これをGoogle SitesやWordPressにiframeで埋め蟌む。
  6. iframeのコヌドのsrc=以䞋の郚分のURLを自分が䜜ったボットのURLに眮き換えおね。

埋め蟌むiframeのHTMLコヌドは以䞋のような感じ

実際にWordPressずGoogle Sitesに埋め蟌んでみた。チャットに答えお送信するずきちんずフォヌムにはデヌタが蚘録されおいる。凄く䟿利ですね。これならばGoogle Sitesに埋め蟌んでもデザむン的にもグッド。

図Formのリンクをたずはコピペ

図SAVE BOTで䜜成完了

図リンクが出お来るのでこれを貌り付ける

図チャットボットず䌚話する

タスクランナヌサヌビスを䜿う

IFTTTやMicrosoft Flow、Zapierなどのりェブサヌビスを連携させるタスクランナヌサヌビスを利甚する事ができたす。ただそれぞれ䞀長䞀短があり、珟圚Google Formず連携出来るのはZapierのみです。しかし、IFTTTはスプレッドシヌトず連携が可胜なので代甚可胜です。

IFTTTを利甚する

IFTTTの堎合には、Google Formからスプレッドシヌトぞ曞き蟌みがされたら、LINE Notifyぞ通知するレシピを䜜っおみたいず思いたす。IFTTTはLINEに察応しおるので簡単に䜜成可胜です。事前に送信先のLINEグルヌプを䜜っおおき、LINE Notifyをグルヌプに参加させおおいおください。

以䞋の手順で䜜成可胜です。

  1. IFTTTにログむンし、右䞊の人のアむコンをクリック⇒createを実行
  2. if + then thatの蚘号をクリックする
  3. choose a serviceで、Google Sheetsを遞択する
  4. New Row added to Spreadsheetをクリックしたす。
  5. Enter the folder pathは適圓に「Recipes」ずでも入力する
  6. copy and paste spreadsheet URLにGoogle Formが曞き蟌むスプレッドシヌトのURLをコピペ
  7. Create Triggerをクリック。認蚌が芁求されるので、承認する。
  8. 続けお、if + then + thatの右偎の蚘号をクリックする
  9. choose action serviceでLINEを遞択する
  10. send messageを遞択する
  11. Recipientで、送信先LINEグルヌプを遞択する。
  12. Messageにはどのようなメッセヌゞを送るかを組み立おられたす。そのたたLINEに送られたす。
  13. Create Actionをクリックする
  14. Finishをクリックしお完了。
  15. 実際にGoogle Formから送るず、スプレッドシヌトに曞き蟌たれ、IFTTTが働き、LINEに送られたす。

図こんな感じでLINEに送られおくる

Zapierを利甚する

今回は、Google Formで新しい゚ントリヌが远加されたら、LINE Notifyぞ通知するレシピを䜜っおみたいず思いたす。Google Apps Scriptでの通知は次回。

事前準備

たずは、以䞋の手順で準備を進めたす。

  1. あらかじめLINEにおトヌクグルヌプを䜜っおおく。この時、Line Notifyをグルヌプに远加しおおく。
  2. Line Notifyにログむンしお、トヌクンを発行しおもらう。トヌクン名を適圓に入れ、トヌクグルヌプ名を遞択

この時きちんず動くかどうかは、OSXならばタヌミナルから以䞋のコマンドを投げればStatus:200ず出たす。これが成功です。401や404ぱラヌですよ。

図赀字でトヌクン文字列が出おきたす。

図terminalからテストしおみた

Zapierでレシピ䜜成

zapierにログむンしお、いよいよレシピを䜜りたす。䜆しZapierはGoogleサヌビスに察しお5分おきにチェックをしおるので、届くたで若干タむムラグがありたす。Googleからのメヌル通知のほうが早く来るかもしれたせん。なのでこういう事が出来るよっおいう参考皋床にみお䞋さい。

  1. ZapierのDashboardを開き、䞊郚にある「Make a Zap!」をクリック
  2. たずは、Google Formから。Choose TriggerでGoogle Formを遞択し、次ぞ進む。
  3. New Response in Google Spreadsheetを遞ぶ。
  4. 接続するGoogleアカりントを入れる。自分のアカりントですよ。
  5. SpreadsheetはGoogle Formが曞き蟌んでるスプレッドシヌトを遞択し、Worksheetはシヌト名が出お来るはずなのでそれを遞択。
  6. Fetch&Continueをクリックしお接続成功すれば完了。
  7. 次のActionではLINEは䞀芧にないので、Webhooks by Zapierを遞ぶ。
  8. POSTを遞択しお次にすすむ
  9. URLには、https://notify-api.line.me/api/notifyを入力
  10. dataにはmessageず入れ、隣のボックスには適圓にメッセヌゞを入れおおく。
  11. headersにはAuthorizationず入力し、隣のボックスにはBearer トヌクン名 ず入れる。Bearerの埌に半角スペヌスがあるのに泚意。
  12. Send test webhook...をクリックしお、LINEに届けばOKです。
  13. Finishボタンを抌しお、このレシピに名前を付けたす。
  14. Your Zap isのスむッチをオンにしたす。オンにしないずトリガヌが動きたせん。
  15. このレシピを捚おる時はスむッチをオフにしないずゎミ箱に入れられたせん。

図Google Formの蚭定

図Webhookの蚭定その

図Webhookの蚭定その

図スむッチはONを忘れずに

フォヌムの貌付け・送信

メヌルで送信する

このGoogleフォヌム。䟿利なのは盞手がGMailであればGMail内で回答を行わせるメヌルを送る事ができる点です。いちいちフォヌムの閲芧画面に行く必芁が無いので、より倚くの回答を期埅出来たす。G Suiteなどで組織内でのアンケヌトなどに䜿う堎合には最適な方法です。送信先は個別メヌルアドレスも、グルヌプのアドレスも䞡方䜿甚する事が可胜です。

メヌルで送信する手順は以䞋の通り。

  1. 線集画面に斌いお、右䞊の「送信」ボタンを抌す
  2. メヌルを遞択し、送信先を入力したす。カンマ区切りで耇数送信先を遞べたす。
  3. 件名、本文メッセヌゞを入力する
  4. 最埌に「このフォヌムをメヌルに含める」にチェックを入れる
  5. メヌルアドレスを収集するオプションは必芁に応じおチェックを入れる。
  6. 送信ボタンを抌すず完了

するず、受信者には以䞋のようなGMail内で回答が出来るメヌルが届きたす。䜆しこのフォヌムメヌル、スマフォだず動きたせんので泚意

図PC版ではそのたたGMail䞊で回答が出来たす

Google Sitesに貌り付ける

䞀番倚い利甚方法なのは固定的にフォヌムをGoogle Sitesに貌り付けお、ナヌザに任せお回答しおもらう方法です。Google Sitesの線集画面にお貌り付けたいペヌゞ䞊で普通右サむドバヌから「フォヌム」を遞んで、貌り付けたいフォヌムをクリックするだけ。あずは瞊暪のサむズを調敎すれば完了です。

実際に貌り付けおみたサンプルペヌゞはこちら。かならず公開ボタンを抌しおから皆様にお知らせしたしょう。

図ただそのたただずデザむンがいたいちですが・・

倖郚サむトに貌り付ける

倖郚サむト䟋えば自分のWordPressのブログなどにも貌り付ける事が可胜です。ずいっおもiframeでフォヌムを衚瀺しおいるだけですが。この時、Google Formだけは自分のドメむン倖の人にも回答出来るように公開する事が出来るようになっおいたす。その堎合の倖郚の回答者は圓然スプレッドシヌトにはさわれたせん。

貌り付け方ですが以䞋の手順です。

  1. 線集画面の右䞊の送信ボタンを抌す
  2. 「」ずいうタブをクリックしお、HTMLを埋め蟌むを衚瀺する
  3. 衚瀺されおるコヌドをコピヌする。コピヌ前にサむズ調敎忘れずに。
  4. WordPressの線集画面にお、テキストモヌドで衚瀺しおコヌドを貌り付ける。
  5. 詊しに぀くっおみたよ

デザむンがいたいちでサむトず党くフィットしおいたせんが、貌り付けられたす。魔改造しお自サむトに合う圢でカスタマむズしお貌り付けるほうが良いかもしれたせん。

初期倀をセットした状態で貌り付ける

新しいGoogle Formでは初期倀をセットした状態でフォヌムを貌り付ける機胜が远加されおいたす。䜆し、この初期倀は動的に倉曎する事が出来たせん。たた、初期倀はURLに含めた圢で生成されたす。䜜り方は以䞋の通り。

  1. フォヌムを䜜り䞊げたら、右䞊の「」をクリックし、「事前入力したURLを取埗」をクリック
  2. フォヌムが閲芧モヌドで開かれるので、フォヌムの項目を入れる。これが初期倀になる。
  3. 「リンクを取埗ボタン」をクリックする。
  4. この時、初期倀含めた貌付け甚フォヌムのURLがコピヌされおいたす。
  5. Google Sitesの堎合、右サむドバヌのフォヌムではなく、埋め蟌みを䜿っおURLを貌り付けお埋め蟌む。
  6. WordPressのような堎合は、iframeを䜿っお埋め蟌み甚URLをセットしおあげる。

このURLを解析すれば、開く時に別のアプリから初期倀入りのURLをセットしお開かせれば、ナヌザ名やメヌルアドレスを動的に入れるこずも出来たす。

図リンクを取埗のURLは分析するず面癜い

フォヌムデヌタの分析

スプレッドシヌトに曞き蟌む

回答されたアンケヌトを自動的にスプレッドシヌトに蓄積させる事ができたす。スプレッドシヌトは二次利甚が可胜なので、通垞はこのオプションを皆さん䜿うこずになるず思いたす。䜿い方は

  1. 線集画面にお「回答」タブをクリックする
  2. 回答タブの右方向にある「」をクリックする
  3. 回答先を遞択をクリック
  4. 新しいスプレッドシヌトを䜜成ならば、名前を付けおフォヌムず同じ堎所に自動生成されたす。䜜成事䟋
  5. 既存のスプレッドシヌトの堎合、指定する事でそのスプレッドシヌトに新芏シヌトが䜜成されお連結されたす。
  6. 䜜成ず連結されたスプレッドシヌトは、回答タブの右にある緑色のアむコンをクリックするずすぐ閲芧できたす。

同じオプションにお、「新しい回答に぀いおメヌルの通知を受ける」をクリックしおチェックするず、回答されるたびに䜜成者にはメヌルで通知が来るようになりたす。回答をダりンロヌドをクリックするず、珟時点での回答内容をCSVファむルZIPで圧瞮されおいたすで入手するこずが出来るようになりたす。

※䞀぀問題が・・・数倀の堎合頭が「0」のようなもの䟋電話番号などは、曞き蟌みした時に、この頭の0が消えたす・・・故に自分はスクリプトで曞き蟌むようにしおたりしたす。

※䜆しこのCSV、文字コヌドがBOM無しUTF-8になっおおり、Excel2013で読み蟌たせた所、文字化けしおたす。Shift-JISず誀認識される為。䞀床以䞋の䜜業をしたす。

  1. メモ垳notepadを起動する
  2. 察象のCSVファむルを読み蟌たせお、そのたた䞊曞き保存する
  3. メモ垳を閉じおそのたた、csvファむルをExcelに読み蟌たせる
  4. 文字化けせず開けるBOM有りUTF-8ずなる

簡単な䜜業です。

図スプレッドシヌト連携が矎味しいポむント

図そのたただず文字化けしたCSVデヌタ😚

アンケヌト状況を確認する

回答されたアンケヌトは、フォヌム自䜓にも蓄積されおいたす。その内容はグラフ化されおおり、ひず目でアンケヌト状況が確認できるようになっおいたす。芋るためには線集画面にお以䞋の䜜業を行いたす。

  1. 線集画面を開いたら「回答」タブをクリックする
  2. 抂芁は党おの集蚈結果をたずめたデヌタになりたす。
  3. 個別は申請者個人ごずのデヌタが栌玍されおいたす。メヌルアドレス収集をしおる堎合、誰がどう答えたのかもわかりたす。

図集蚈がグラフで䞀目瞭然

関連リンク

新しいGoogle Formを業務に掻甚する - その①” に察しお2件のコメントがありたす。

  1. MATUY より:

    初めお質問させおいただきたす。
    F660Aを䜿甚しおおりたす。
    非垞にためになり孊習させおいただいおおりたす。
    ただ以䞋蚭定にする理由がわからず悩んでおりたす。
    お教えいただければ幞いです。

    5GHz運甹
    F660Aの堎合、動䜜モヌドはMixed(802.11a+802.11n)に蚭定しおおく
    ずいう蚭定にする理由。

    1. officeの杜 より:

      理由は芏栌の新しさず速床面での有利さ。

      たず、Wifiの芏栌である802.11b/gに぀いおは、2.4GHzしか蚭定がありたせん叀い芏栌であるため
      802.11aに぀いおは、䞡方芏栌がありたすが、速床が802.11nよりも䜎いのず、802.11aも叀い芏栌の぀です。

      802.11n以䞊の5GHzの堎合、珟圚殆どの端末が察応枈みであるのず䞀郚、栌安スマフォが5GHz自䜓に未察応ずいうのはありたすが芳点から、802.11a+802.11nのMixedを進めおいたす。
      802.11n未察応だけれども、802.11aには察応しおるケヌスがあるため。

      802.11b/gはそろそろレガシヌな芏栌であるため、どうしおも利甚したい堎合には、別のAPで立おお運甚するず良いでしょう。

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メヌルアドレスが公開されるこずはありたせん。 ※ が付いおいる欄は必須項目です

日本語が含たれない投皿は無芖されたすのでご泚意ください。スパム察策