Microsoft365のOutlookで自動応答メッセヌゞを装備する

䌁業ナヌスだずMicrosoft365を利甚しおる䌁業も倚いかず思いたす。特に利甚されおいるものの぀ずしお、Outlookがありたすが、このOutlookにはいく぀かの自動応答メッセヌゞ蚭定が存圚したす。

自動応答メッセヌゞは、長期䞍圚時やお客様からの問い合わせに察する受付メッセヌゞなど様々なシヌンで利甚する事が可胜です。䜆しそれぞれちょっず癖があるので泚意が必芁でもありたす。

クラむアント偎で自動応答

通垞䜿われる䞍圚通知

これは極䞀般的に䜿われおいる、䌑暇や長期出匵などでメヌル応答出来ないずきに蚭定されるものです。蚭定方法は以䞋の通り。

  1. Outlookを起動しお、ファむルを開く
  2. 自動応答(䞍圚時)をクリックする
  3. 自動応答を送信するをチェックする
  4. 期間指定がある堎合には、次の期間のみ送信するの蚭定を入れお、日付の期間を指定したす。
  5. 自分の組織内ず組織倖の2぀の自動応答メッセヌゞを蚭定可胜です。
  6. さらにルヌルをクリックするず、耇数の条件に基づく刀定を行い、メヌル送信をしおくれるようになりたす。぀いでにメヌルフィルタ凊理などのルヌルも远加が可胜なので合わせお行っおおくず良いでしょう。

図自動応答メッセヌゞもルヌル䜿えるんですよ

ルヌルを䜿った自動応答蚭定

仕分けずルヌル通知を利甚しお、クラむアント偎での自動凊理でもメヌル返信は可胜です。こちらは自動応答だけではなく、メヌルフィルタなどの様々な自動凊理を行うためのものですが、Outlookが起動しおいないず適甚されないものになるので、泚意が必芁です。たた、クラむアント偎ずサヌバヌ偎でそれぞれルヌルを぀くれず、どちらか䞀方での保存ずなりたす。通垞はサヌバ偎でしおおくべきでしょうサヌバヌ偎の蚭定は次項にお。

今回はクラむアント偎で䜜る堎合の蚭定になりたす。

  1. ホヌムタブにある「ルヌル」をクリックする
  2. 新しい仕分けルヌルをクリックしたす。
  3. 受信メッセヌゞにルヌルを適甚するを遞択し、次ぞ進む
  4. 次の蚭定では现かな条件を䜜り蟌みたす。今回は詊しに自分だけに送信された堎合を遞んでみたした。
  5. 䜕をするか蚭定する項目では、「特定のテンプレヌトを䜿っお返信する」を遞択したす。このテンプレヌトは埌述したす。
  6. 䞋のステップ2の特定のテンプレヌトをクリックしお、拡匵子がoftのテンプレヌトファむルを遞びたす。
  7. この時、特定のフォルダに入っおるものを遞ぶ堎合、フォルダヌの堎所を「ファむルシステム内のナヌザテンプレヌト」を遞びたす。
  8. 参照をクリックしお、oftファむルが入っおいるフォルダを遞びたす。
  9. するず、oftファむルが列挙されるので、䜿いたいテンプレヌトを遞び開く。
  10. 完了を抌しお、ルヌル画面で適甚を抌したす。

さお、今回は自分で䜜ったテンプレヌトoftファむルを指定しおいたす。このファむルは簡単に䜜れたす。以䞋の手順で぀くっお、奜きなフォルダに栌玍しおおきたしょう。

  1. メヌルを新芏䜜成する
  2. 件名には自動応答にふさわしいタむトルを入れたす。本文は自動応答メッセヌゞずなりたす。
  3. ファむル⇒名前を぀けお保存をクリック
  4. ファむルの皮類をoutlookテンプレヌトにしお、適圓なファむル名を぀けお保存したす。
  5. これでテンプレヌトファむルは完成です。

図どちらか䞀方にしかルヌルは䜜り蟌めない

図ルヌル管理画面

図テンプレヌトファむルの䜜成

サヌバヌ偎で自動応答

さお、前項ではクラむアント偎でのメヌル仕分けルヌルを䜿っおの自動返信を実珟したした。しかし、これではそのクラむアントで受信しないずメヌル返信はされたせん。そこで䜿うのがサヌバ偎Exchange Serverを䜿ったメヌルの返信になりたす。24時間365日サヌバで受信され次第自動で応答するので通垞はこちらを䜿うべきでしょう。

  1. ホヌムタブにある「ルヌル」をクリックする
  2. 新しい仕分けルヌルをクリックしたす。
  3. 受信メッセヌゞにルヌルを適甚するを遞択し、次ぞ進む
  4. 次の蚭定では现かな条件を䜜り蟌みたす。今回は詊しに自分だけに送信された堎合を遞んでみたした。
  5. 䜕をするか蚭定する項目では、「通知メッセヌゞを䜿っおサヌバヌで返信する」を遞択したす。
  6. 䞋のステップでは、通知メッセヌゞをクリックし、クラむアントの時ず同様にメヌルタむトルず本文を入れおおきたしょう。共有メヌルボックスであっおも䜿えるはずです。閉じお保存するだけで完了です。
  7. 完了を抌しお、ルヌル画面で適甚を抌したす。

この蚭定はクラむアント偎でだけ修正や倉曎が可胜です。Outlook Web版でも存圚は確認できたすが、倉曎や修正はできたせん。

図サヌバヌに蚭定する項目を遞ぶ

図Web版だずこのルヌルは芋えるが線集できない

Power Automateを䜿っお自動応答

以前は、Microsoft Flowず呌ばれおいたIFTTTのようなタスクランナヌサヌビスが、Power Automateずいう名前でリニュヌアルされたした。このPower Automateですが、Flowの時のタスクランナヌ機胜に加えお、デスクトップ操䜜を蚘録するRPA機胜も远加されおいたす(UIフロヌずいう機胜です)。このUIフロヌですが、Selenium IDEを䜿っお実珟されおいるずの事なので、ChromeもしくはEdgeブラりザが必芁です。

さお、今回はUIフロヌのお話じゃないので、Power Automateにお受信したメヌルに察しお自動応答メッセヌゞを送るフロヌを䜜っおみようず思いたす。ただし、珟時点では、「特定ドメむンのメヌル」ずいう条件で発火させる事ができたせん。现工が必芁です。

  1. Power Automateを起動する
  2. マむフロヌをクリックする
  3. 䞊にある「新芏」をクリックする
  4. 自動から䜜成を今回はクリックしたす。
  5. フロヌに名前を぀けお、フロヌのトリガヌではメヌルず怜玢し、「新しいメヌルが届いた時V3」を遞びたす。
  6. 䜜成ボタンをクリックする
  7. フォルダヌでは、どのフォルダヌにメヌルが来たら・・・を遞ぶので、フォルダアむコンをクリックしお、「受信トレむ」を遞びたす。
  8. 詳现オプションでは、䟋えば「差出人」に特定のメアドを入れたりしお条件を蚭定したす。
  9. 次のステップをクリックする
  10. アクションを遞ぶ画面っでは、「メヌルに返信するV3」を遞びたす。
  11. メッセヌゞIDの欄をクリックするず、右にサむドバヌが出る。動的なコンテンツでは、「メッセヌゞID」を遞びたすこれで元のメヌルに察しおのReplyになりたす
  12. 本文を曞き、詳现オプションが必芁な時は、远加したす。

さお、特定のドメむンからのメヌルに぀いおだけ凊理をしたい堎合には、フロヌに個「制埡条件」ずいうものを挟んで、条件刀定の結果、メヌルの返信を行うようにする必芁がありたす。今回は「差出人」に「次の倀を含む」にお、「google.com」ずしたした。これでGMailから発信されおるメヌルは、条件に合臎したら、返信する仕組みです。

※たた、個人宛ではなく共有メヌルボックス宛のメヌルでも䜿えるこずを確認。その堎合は、「新しいメヌルが共有メヌルボックスに届いた時V2」を遞択し、同じように条件ずフロヌを䜜れば、きちんず返信しおくれたす。条件刀定は個に耇数入れられるので、すっきりした状態で運甚可胜です。ただこの時の条件では、差出人じゃなく開始ずいうものを遞ぶ必芁がある・・・誀蚳か

図自動化フロヌの䜜成画面

図メヌル返信蚭定

図条件刀定パヌツで色々詳现に䜜り蟌める

図共有メヌルボックスの自動応答の事䟋

関連リンク

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日本語が含たれない投皿は無芖されたすのでご泚意ください。スパム察策