過去に1度、1年間のフルタイム在宅勤務を経験しています。2015年くらいの出来事です。現在、コロナウイルスの影響でいきなり「在宅勤務」が大企業を中心に始まっていますね。G Suiteを導入し1〜10まで用意したので現在では、日本全国移動中も仕事し場所に縛られずに皆が仕事を出来るようになりました。

さて、中小企業や関連企業ではいきなり在宅勤務と言われても、そのままでは対処のしようがありません。ノウハウも無ければ業務を実現する為の手段も用意できない。。ということで、今回過去の経験に基づき、在宅勤務のノウハウおよびG Suiteならばそれが短期間で出来るようになるので、ここで紹介しておこうと思います。

難易度:

 


在宅勤務ノウハウ

企業側・社員側の大きなメリット

コロナ騒動で特に都市圏で急遽始まってそのメリット・デメリットを体感した人が多いでしょう在宅勤務。確かにTV報道にもあったように、在宅勤務ができる職種というのは限られています。ですが、逆を言えば在宅勤務のできる部分での大幅な業務効率化ができるということでもあります。バックオフィス系業務全般、営業事務、プログラマー、コールセンターなど「事業所内で完結してきた業務」というものは、在宅勤務にすることで、企業側も社員側も大きなメリットを得ることが可能です

企業側のメリット

  • 事務の為の事業所を大幅に簡素化する事で、事業所のオフィス賃料の大幅な圧縮が可能です
  • 営業担当がわざわざ事業所に出ることなく、ダイレクトに出先に行くことで移動の時間コストを削減する事ができる
  • 都市圏周辺在住でなくとも仕事が可能になるので、例えば東京に事業所を起きながらも、北海道・沖縄・箱根の温泉地に在住の人でも転居をせずに採用し活用できる
  • 定期代等の手当の削減につながる
  • クラウドサービスを活用することになるので、むしろ現状の紙よりも、見える化が進み、担当者がどんな業務をどれくらい進めているかの進捗は確認しやすくなる
  • クラウドサービス化推進によって、社内でサーバ抱えたりその為の人員手配や維持が不要になる(高度人材や高額な社員の維持や採用で振り回されない)
  • 密集した状態でなくなるため、今回のコロナのような自体で業務が全社的にストップすることがなくなる。
  • また、密集がなくなることで、事業所内の二酸化炭素濃度アップによるパフォーマンス低下や夏冬の暑すぎる・寒すぎるがなくなる。人によって適温は違いますし、二酸化炭素濃度アップは換気が必要だが、ビルによってはそれが出来ない古い事業所もあるため
  • ペーパーレスになるので、業務のレスポンスが向上する。

社員側のメリット

  • 毎日往復2~3時間(月にして44時間~66時間)もの通勤時間を自分の時間として使えるようになる(自己研鑽も良いし、睡眠をバッチリ取るも良し)
  • 通勤ストレスから大幅に開放される。また、妙な人間関係によるストレスで悩まされることも少なくなる。離職率が減るかもしれません。
  • 通勤が不要なので、満員電車でのトラブル(喧嘩や痴漢冤罪)といった無用なことに巻き込まれずに済む
  • 音楽ながしながら、もしくは全くの無音といった自分のスタイルに合わせた仕事の環境を作る事ができる。
  • 会社よりも通信速度が早くなる人が多いでしょう(企業の場合100Mbpsがいいところ。個人なら光回線で2Gbpsも安価に実現でき快適)
  • 半休制度やフレックス、年俸制度などを組み合わせるとより効果的。会社から自宅へ戻る時間がない分、制約がなくなるので家からの起点で行ける場所も増える
  • 無駄に高コストな都心部のお昼を食べる必要性がなくなる。お弁当で朝早く起きる必要もない。
  • スーツや革靴、Yシャツといった消耗品の年間コストを大幅に減らすことができる。
  • フル在宅であれば、東京に住んでいる必要もないので、安価な地方に移住し東京の収入で仕事ができる。

デメリット

デメリットは確かにあります。その多くは努力や仕組みで克服ができるものです。

  • Face to Faceのコミュニケーションが明らかに減るので、意思の齟齬が生まれやすい。また、放置につながるケースもある(日頃から社員のフォローしていない企業は致命的)。
  • クラウドサービスに依存するので、サーバーダウンなどが発生した場合、業務が停止する(ただし、Googleなどでは99.x%稼働の保証をしてるので、年間でおよそ3日くらい。社内にあるからといってダウンタイムがこれと同等に減らせるわけではないですし、むしろ社内で面倒見てるケースのほうがダウンタイムは高いケースが多い)
  • 隣にいつでも先輩や指導員がいるわけではないので、わからない点の問い合わせや解決に時間を要する(Hangout MeetやChatでカバーは可能)
  • さぼりよりもむしろ、働きすぎが多くなる傾向がある。また、さぼりについては監視など別に不要で、実績ベースでの人事考課を敷けば十分対応可能(生活残業で稼いでる人間は人事考課で落とせば済む話であるが、そのためには業務1つ1つを丁寧に標準時間や要求レベルを定義すると良いでしょう)
  • 後述するように個人にコストが発生する。手当でカバーすると不満が減るでしょう。ただしこれらは、在宅勤務で双方コストダウンも図れているので、相殺しても双方に利益が残るでしょう。
  • 移動がなくなるので、肥満や鬱病、エコノミークラス症候群といった体調不良も発生しやすい(ただ、事業所では移動中の体調不良や事業所内温度による不調、人間関係のストレスによるものもあるので、基本在宅では運動やストレッチを義務付けすれば解決は図れる)

個人に掛かるコスト

在宅勤務は実は個人にコストが掛かります。ここは会社命令で在宅勤務をさせた場合には、会社が負担すべきもので、下手に個人負担にすると後日、労働争議になる一番のポイントです。さてそのコストは

  1. 電気代(照明、エアコンやPC等)
  2. 通信費(ネット接続費用や電話代、テザリングのパケット代)

大きくこの2つ。これに関しては、手当という形で非課税とし後日給与で支給するのが良いでしょう。但し個人ごとで特に「ネット環境」が異なる為、光回線を固定で引いてる人は良いのですが、今回のような緊急時であるならば、ある程度の概算で一括で支給してしまうのが良いです(全員、1万円支給といった形で)。

まだ3月ですと寒いのでエアコン代が相当掛かります。これも含めて概算手当として支給に含めておくとトラブルが少なくて済みます。電話に関しては「原則使用しない」これを徹底すべきです。G SuiteであるならばHangoutを利用して、音声通話やテレカンが出来るので、電話による通信費を抑えて尚且安定的に通信を確保可能です。これは顧客に対しても求めるべきこと。平常時でも電話応対は業務を止める一番の効率悪化の原因です。

図:実はエアコンの電気代が一番ネックです

通信環境

テレワークでボトルネックになるのは、やはり通信環境。電話やネット環境。最近はスマフォ頼りで自宅に光回線引いていないもしくは、解約してしまったという人が結構います。また、事務系の人だと会社スマフォを支給されていない人も多いので、自前で用意するとなると「手持ちの個人スマフォでテザリング」しか無くなってしまいます。

通信環境の確保手段は主に以下のようになります。

  1. 光回線 + WiFiがあるならばそれを利用するよう会社で許可をする(ベストの選択肢)
  2. 会社スマフォを支給しているならば、テザリングでの通信を出来るようにしておく(但し、テザリングは契約していないとキャリアによっては使えないケースがあります)
  3. WiMAXやDoCoMoのXiのようなポータブルWiFiがあるなら貸し出しをする
  4. これらの通信環境がない場合は、個人携帯でテザリングを許可して上げる
  5. 但し、4.もテザリングオプションを契約していない場合、使えないケースがある。その場合Simフリー携帯ならば「データ通信専用SIM」を契約して使い、後日会社が負担をしてあげれば良い。
  6. それもない方には、それが可能なSIMフリー端末(例:Zenfone Maxなど)を即日購入、その場でデータ通信SIMも買えば、即日でテザリング環境を構築可能です。ヨドバシなら20,000円程度で購入可能です。電話契約は不要です。

さて、1ヶ月丸々を事務作業レベルでテレワークをするとなると、パケット通信の場合最低でも10GB、通常は20GBは必要になってきます(音声会議やG Suiteのクラウド環境利用)。そこまでを計算に入れてパケット通信量を確保して起きましょう。

※Zenfoneのようなグロスマをお持ちの人は、デュアルSIM対応なので、追加でデータ通信SIMを購入して刺すだけでOKです。年間縛りもありませんので気軽に利用できます。

図:格安SIMならすぐ環境を用意できます

VPN環境

実は次にボトルネックになるのは古い企業の場合、プロキシーサーバ縛りをしてるが故に、クラウドサービスなどは社内のプロキシーサーバを経由しないとアクセスさせない設定になってたりします。そうなるとVPNが必要になってきます。自分も社内にNode.jsサーバを構築している為、サービスを利用するにはVPNが必須です。

但しVPNは直ぐに構築はできません。また、ここには大きな問題点があります。

「VPNでテレワークを強要すると、ただでさえ遅くトラフィックを捌けないVPN回線に全員が接続し詰まる」のです。ツイッターでも既に報告が上がっていて、仕事になりません(丸一日Tracerouteしてたなんて人まで出る始末)。案の定、テレワーク開始してVPN回線パンクさせたり、とある大企業に至ってはVPN回線が限られているにも関わらず、VPN回線繋がないとインターネットに繋げさせないなどという愚かな設定までしてる始末です。こういう企業にDXを語る資格はありません。

情報システム部は以下の措置をすべきです。

  1. クラウド側のプロキシーサーバによるIPアドレス縛りを解除
  2. 二段階認証を強制する
  3. G Suiteなどの場合にはこれに加えて証明書ログインに切り替える
  4. 同時に接続端末制限をする(特定の端末以外はログインから弾く)
  5. VPNを必要とするシステムは絞る(オンプレに限定するなど)

これで、VPNを利用せずに且つトラフィックを確保でき、安全に接続が可能です。2.については会社スマフォがない人もいるので、G Suiteであるならば、Titanセキュリティキーで認証をするようにするとスマートでしょう。

社内サービス(オンプレ)を利用する場合にだけ、VPNを使うようにすれば良いでしょう。クラウドサービス(BoxやOffice365)に対してVPNを経由させるような時代遅れのやり方は今すぐやめましょう。

※とある都内の大企業で未だにクラウドに対してVPN接続でないとと言ったオカシナセキュリティポリシーを強いてる企業がありますが、正直失笑です。そしてパンクさせてたりします。こういう情報システムは経営者の方々は排除しちゃいましょう。

図:全部VPNで片付けるのは賢いやり方とは言えない

図:二段階認証とデバイス制限でプロキシーもVPNも不要

会議の設定の必要性

テレワークというものは、実は生産性は逆に落ちると思っています。理由は単純で

  1. 事務所と違い完全に孤独(精神的にキツくなっていく)
  2. 自宅から動けないので、体内時計が酷い時は1日1時間ずつずれていく(朝イチの日光を浴びましょう)
  3. 隣に頼れる人がいないので、基本自力での解決を求められる
  4. 独断と偏見が横行しやすく、1日1日情報や認識が周りの人とずれていく
  5. 実はサボる人は殆どいない。むしろ過剰労働の温床になりやすい(自分でタイム・コントロールが必要)

精神衛生面、自分で抱え込まない、意思統一のズレを修正する場として、1週間に1度は必ずチームリーダがHangout等による電話会議の場を設けて統制を図るのは必須です。普段テレワークに慣れていない人にとってテレワークは1週間を超えた辺りからだんだんキツくなり、最悪人材を失う事に繋がります。

事務所以上にフォローが必要になるのでこの点は要注意項目です。1日のズレを後で取り戻すには同じ1日が必要になります。テレワーク明けに莫大な手戻りで人材が潰れるのはよくある風景です。

健康管理

在宅勤務が楽だと思えるのは最初の1週間だけです。それ以降様々な体調の不調が現れてきます。会議の設定の必要性にも記したように、この問題点をケアしてる企業は少ないです。

  1. 通勤がない分、太ります。確実に!!(1日の歩数が10000歩としても、在宅勤務になると100歩くらいまで落ちます。通勤の体力消耗もなくなるので、食事制限は必須です)
  2. サボる人は実は少ないです。しかしそれが故に、働きすぎるという観点から労務管理がしずらいという点があります。
  3. 基本的に孤独になりやすく、心の病を抱えやすくなります。人間関係が得意じゃない人にとっては天国でも、そうでない人はかなり過酷な牢獄のような生活になりがちです。
  4. 外に出ない生活が続くと、前項にもあるように、体内時計が徐々に狂っていきます。すると、通常業務に戻る時に非常に辛い思いをすることになります(社会復帰できなくなる恐れも)
  5. ITリテラシーが当たり前のように求められます。モバイルワーク用の。したことのない人にとっては、本業以外で相当この点で苦しむことになるでしょう。
  6. 以上のように体も心もそして技量不足での脳への過負荷で、場合によっては人材を失う可能性もあります。

電話環境の整備

ヘルプデスクのような電話が欠かせない業務を行ってる企業の場合には、もはや停止するしか手段はありません。が、そうではない企業の場合では、固定電話がテレワーク推進の大きな足かせになります。固定のPBXで固定の電話機、これを基準に仕事を構築してしまってる企業は、テレワークをしたくても出来ません。

PBXについても既にクラウドPBXが当たり前になりつつあるので、今回の騒動をきっかけとして、今ひそかに熱量上がってきてる分野です。クラウドPBXを導入する事で、以下のような体制を整える事が可能です。

  1. 既存のスマフォにアプリを追加し、050もしくは0570の電話機とする事が可能(iPhoneの疑似内線化にできる)
  2. グルーピング、ガイダンス振り分け、録音、CRM連携、時間外アナウンスなどのコールセンター的な機能を実現可能
  3. アプリで可能になるので、スマフォの通信キャリアを変更する必要はなし
  4. テレワークであっても、グルーピングで鳴動させることが出来るので、チームで電話対応が可能。
  5. PHSのような複雑なパーク操作、転送操作ではなく今どきのIP電話の転送が実現可能。
  6. 人の増減に対してリニアに対応が可能。必要台数が増えたらスケール可能。
  7. 固定PBXは1台300〜400万円必要、クラウドPBXは月額は十数万円/100台〜。

電話機がリモートワークの足かせとは意外な盲点です。

紙資料に頼り過ぎた業務

日本の事務業は、海外から見ると奇異に映るレベルで「ペーパーレス化」がなされていません。未だにFAXを使っていたり、バインダーに集めた紙の資料を元に仕事をしたり・・・それだけではなく、従業員からの各種申請や稟請についても紙で出させたり、印鑑を押すために出社必要などなど。これらは必要なのか?といったら、全く不要です。

今日、いきなり在宅勤務でこれが問題になるとするなら、良い機会なので完全ペーパーレスにしましょう。後述のGoogleフォームで申請系は構築可能ですし、Google Apps Scriptで高速に簡単なワークフローシステムは構築可能です(自分の場合、3階層までの承認経路を用意したワークフローシステムを作ってました)。

さらに紙資料の束に関しては、これはもっと簡単。さっさと複合機でPDFにしてしまえば良い。画像PDFなので検索が厳しいのであれば、PDF編集ソフトのOCR機能を利用して検索可能PDFにしてしまえば良い。普段からしおりなどを入れておけば、ペーパーレスになりますし、今回のような事態の時に、効率ダウンせずむしろ効率アップさせて仕事が可能です。

また、印鑑文化を廃止し電子証明のシステムを導入する事で、印鑑押すために出社など全く不要になります。

FAXについてはいい加減やめましょう

図:FAXはいい加減卒業しなければなりません

無用な監視をしない

在宅勤務やテレワークをしたことのない企業が二言目には発する言葉が「どうやって従業員を監視するんだ?」というテーマ。しかし、考えること自体が無駄です。理由は「普段からあなた方は従業員が何をしてるのか把握していない」のだから。なぜか同じ室内にいるならば、目を光らせてるなんて思ってる人が多く、結果としてテレワークを導入時にこのような言葉を言う傾向が非常に強いです。

外資系およびIT系のスタートアップではいちいち「監視」などという無用な事は行っていません。成果物での評価を徹底しているので、定期的な報告と進捗管理、タスクの割り振りなど管理職が行うべき仕事は非常に明確です。そしてここからが重要ですが▼

カメラを使った監視システム」を入れて常に監視する状況を作ることは最大のNGです。そのようなソリューションを提供してる企業を多く見かけますが、カメラで従業員の顔見れば管理した気になってる無能な管理職の代表例です。それだけではなく、監視されながら仕事をさせられる従業員に無用な圧力を加えることになり(監視されながら仕事をする事自体、気持ち悪い以外の何者でもない)後に大きな溝を生むことになるでしょう(特に女性従業員からしたら、気持ちの悪い上司から顔をジロジロ監視されていると思ったら、虫唾が走るでしょう)。何よりも、企業側から「従業員を信用していません」と宣言しているようなものです。

外資やIT系スタートアップでいともたやすくテレワークが可能なのは、評価体制・リモートワーク用システム・ITスキル・マネージャの資質、これらが普段から備わっているからです。良い機会ですから、まず資質のないマネージャを下ろし、成果物での評価をするような組織に生まれ変わりましょう。監視するような企業は基本三流企業です。

※ちなみにこの監視システム、ある製品をテストしましたが、顔認識で覗き込み防止と称していますが、実に精度の悪い製品で、ちょっとでも横を向くとPCがスリープに入ってしまうなど、よくこのレベルで製品として出そうと思ったなという出来でした。日本企業のIT製品のレベルの低さがよく現れてると思います。(この領域、Googleレベルのもの出してから、お金取れると思ってください)

Google等一流企業でのテレワークに対しての回答はこちらからどうぞ。人の事を監視する前に、電話辞める・FAX辞める・紙辞めるという基本くらい達成してからですね。

G Suiteならばすぐに在宅勤務体制は整う

概要

今回、北海道でも非常事態宣言が出たり、全国の小中学校休校の措置がでたり、過去に例がない規模での自粛であったり、アグレッシブなテレワーク推奨が出ています。これまで事務所のPCとNASだけで仕事をしていたような中小企業にとっては、テレワークといっても直ぐには環境を構築できないでしょう。

ただ、取引先含めて社会全体が停止しつつあるので、これを良い機会と捉えてザックリ最先端のテレワーク環境を構築するのは良い事です。そしてG Suiteはそれが可能です。基本申し込んだその日に利用が可能になっています(試用期間中は最大10名まで)。サテライトオフィスのような代理店もあるので、安心して構築できます(Basicなら1ユーザ680円/月で利用可能)。

プロモコードを利用した申込みの場合、初年度20%割引で導入可能です。

Hangoutでテレカン・電話会議がすぐ使える

昔はテレビ会議やら電話会議というものは、専用のハードウェアと電話回線契約が必要でした。しかし現代に於いては、そのようなものは全く不要です。

既に皆さんがこれまで使ってきたようなLINEやSkypeのようなもので、学習コストも低い。いつでもどこでも通信環境さえ確保できていれば会議や連絡が可能です。ただし、PCで使う場合「音が出ない」「カメラが動かない」といった事が多いです。スマフォの場合はこれらのケースは少なく、またカメラもマイクも高性能なので、個人的にはスマフォで利用をおすすめします。

ちなみに、Hangout Meetだけ契約することも可能ですが、G Suite契約したほうが全然お得です。

図:Hangoutで世界のどこからでも会議可能

Google Docsでオフィス環境は十分

Googleスプレッドシート、ドキュメント、スライドはそれぞれ表計算、ワープロ、プレゼンテーションを担当しています。Excel、Word、PowerPointも現在は変換することなく直接利用出来るようになっています。

しかも、これらの一番の利点は「複数名同時にファイルを開き、同時編集作業が出来るようになっている」点です。自分が使い始めたのは2007年頃〜ですが、これが満足行くレベルで実現できてるのは、G Suiteのみです。各人がバラバラと同じファイルを持ち、そして結果的に全員違うバージョンのファイルになってしまい、後で統合できずに大変な目に合う。。。そういった事が一切ありませんし、同時編集でファイルが破損したりもしません

そして極めつけは当サイトでもメインコンテンツである「Google Apps Script」と呼ばれるJavaScriptベースのスクリプト環境が備わっている為、クラウド上でこれらドキュメントにプログラムを作成する事が可能。VBAのようなものですが、VBAよりも遥かに高機能で、且つJavaScriptでそれが実現出来る可用性の高さです。

ドキュメント操作だけでなくウェブアプリケーションすら構築可能な点では、Kintoneなど比較にならないほどの高度なクラウド環境がKintone以下の金額で導入できます。

図:Excelですら複数名同時編集が可能

様々なフォームを用意可能

Googleフォームと呼ばれる非常に高機能なフォームアプリも用意されています。これだけでも利用価値があるほどで、別途他のフォームサービスなど契約不要で月額金額内で無限に利用可能です。kintoneにもフォームブリッジがありますが、コストが高いです。GoogleフォームはG Suiteが外部公開を規制していても唯一外部公開が可能。

また、テレワーク推進で重要なのが「電話業務を減らす」為の手段にもなりえます。電話に依存しすぎてしまってる企業は、フォームを活用することで電話業務を24時間365日対応可能なフォームに業務を逃せますし、またメールに依存しすぎてる部分についても同様にフォームへと負荷を逃がす事が可能です。

もちろん社内の申請系関係をフォームに統一することで、負荷のロードバランシングが可能になります。メールに何もかもが集中すると仕事の取りこぼしが発生しやすいので、フォームも積極的に活用しなるべく電話とメールの負荷をこちらに逃しましょう。

図:高機能で制限なく作れるサービスです

ポータルサイトが作成できる

通常ポータルサイト(つまり社内イントラのメインサイト)は、社内外にあるWebサーバを必要とします。G Suiteではそれらが不要です。新しいGoogle Sitesにてこれらを構築する事が可能です。カスタマイズ性では劣る部分はあるものの、Google Apps Scriptでガジェットパーツを作れるので、足りない部分は己で補える強みがあります。

様々なパーツを埋め込んで行けるので、自社内向けの情報発信の中心の場として、また自社の外部公開用ホームページとしても利用が可能となっています。申請系をフォームで構築し、掲示板や情報系パーツをペタペタ貼り付けて、充実したポータルを短時間でサーバレスで構築できる。

他にはないサービスですね。

図:Webサーバなど必要ありません

e-Learning環境の構築

Google Classroomと呼ばれる当初学校向けのサービスとして出されていたものが、現在は通常のBasicプランでも利用可能になっています。これを社内研修用の土台として利用することが可能です。

様々な研修教材を用意、フォームでテストを行い、ドライブに課題提出をしてもらう。G Suiteの様々なサービスを統合して学校の生徒管理や教材管理、課題管理を行えるだけでなく、動画も利用したe-Learningサービスを簡単に構築が可能です。外部のこの手のサービスは非常に限られるか?e-Learningサービスにお金を払って、汎用的なものを受けるしかなかった頃から考えると、非常に嬉しい機能です。

自社内向けのトレーニングは自社にしかできません。そのための教材がファイルサーバや個人のフォルダに散らばってるのは望ましくありません。自社製品のトレーニングなどもここに集約する事で、それ自体がナレッジマネジメントシステムになることになります。

図:講義一覧。課題の提出状況確認も出来る

強力なスパムフィルタを備えたGMail

G Suiteの始まりはGMailにあります。現在ではAIを利用した強力なスパムフィルタ機能を装備しており、下手に高額な自社のオンプレメールサーバなどに別途フィルタリングソフトなど導入してるよりも遥かに優秀でそして、継続的にバージョンアップを続けています。

そのため、スパムだけでなく危険なウイルス付きメールを開いて大変な事になった事がありません。(ショボい企業は頻繁にこの手の危険なメールが未だにくる上に、情シスに報告しろ等という前時代的な事をユーザにやらせてたりします・・・・自前で用意してどうこう出来る時代じゃないです。)。日々GMailもアプデが重ねられているので、閉じた空間ならともかく、自前でメールサーバ管理など愚の骨頂です。

現在はGoogle Apps ScriptでGMailアドオンも作成が可能で、メールからの流れ作業でワークフロー承認や他のウェブサービスへの連結でCRMに流し込むといった事が可能にすらなっています。また、一番のメリットは「学習コストが超低い」という点。GMailは普段からフリーで利用している人も非常に多いので、改めて研修をせずともほとんどの人が使いこなせる状態にあります。

また、メールボックスの容量はGoogle Driveと共用なので、Businessの場合無限になります。

図:怪しいメールなど殆ど見なくなりました

Google Driveという巨大なファイルサーバ

Basicなら一人30GB。お金を出せば追加容量も得られる巨大な、言わずとしれた巨大なクラウドストレージ。Businessプランになると、この容量が5名以上だと1TB〜無限になるので、中小企業ならばこれでもうファイルサーバの容量を気にする必要は完全に消え失せます。

また、businessプランの場合、共有ドライブ(旧チームドライブ)と呼ばれる、全員でシェアする「ファイルサーバと同じ使い方の出来るドライブ」をいくつでも作ることが可能。つまりプロジェクト単位でファイルサーバを用意といった贅沢な使い方も可能になっています。

さらにGoogle Drive File Streamを利用することでGoogle Driveをローカルファイルシステムであるかのように使えるサービスまで利用可能です。ExcelファイルやAccessなどでファイル間リンク、マクロ、リンクテーブルを使ってるアプリも、継続して利用する事が可能となります。

図:GドライブとしてアクセスできるDrive File Stream

言わずと知れた高機能カレンダー

会議室の予約、個人のスケジュール、チーム単位のプロジェクト進行を管理するのに、もはやカレンダーは必須のツールです。サイボウズなどのいわゆるグループウェアの最も中心的な機能もカレンダーですね。

GoogleカレンダーはG Suiteでは1アプリに過ぎませんが、やはり強力な機能で様々なアプリとも連携しています。スマフォでの利用頻度はメールに次ぐのではないでしょうか?

会議室や備品類などのレンタル等、リソース管理も可能になっているのと、会議予約の場合、その流れでHangoutで電話会議にまでスムーズに繋げられるようにチャンネルが自動で付きます。また、アラート機能も充実してるので、仕事の取りこぼしを徹底的に防げます。

図:もはやデファクトスタンダードなサービス

Keepでタスク管理

G Suiteの中では後発で、尚且意外と利用されていない?のがGoogle Keepかもしれません。ただ、自分の経験ではこれが一番、使えますよってPRしてもっとも熱い反応があったアプリです。

Evernoteなどのようなメモアプリと行ってしまえばそのとおりなのですが、リマインダー機能やカレンダー連携、GPSアラート、チェックボックスを使ったタスク管理、タスクの共同管理など地味ながらポイントを抑えた立派なG Suiteアプリに仕上がっています。自分も普段からよく利用していて、ネタ帳代わりになっています。

知り合いのKeepの画面は様々なタグや細かいリマインダー、色分け、チェックボックスも階層化されていて、1個もタスクを取りこぼすまいという意気込みが感じられる画面になっていました・・・

図:リマインダーはカレンダーと連携してる

脱Windows環境

会社のIT系サービスで最もコストと時間を要していて、もっとも非生産的なものが「ヘルプデスク」です。社員のITリテラシーが低い、また使うシステムが複雑などなど様々な理由はありますが、そもそも現在はほぼクラウド化が可能な時代。Windowsでなければならない理由は大企業などの一部を除いてほとんどありません。また、このWindowsを使っているが為に要らぬトラブルや問題、ITリテラシーを要求するがために、ヘルプデスクに多大な負荷が掛かっており、業務の停滞を招き、またこのコストは全く事業に利益に貢献しません。

会社のサービスをクラウド化推進しブラウザで完結するようになれば、Windowsは不要です。ブラウザがあれば良いのでChromebookなどで十分な業務は可能になり、ウイルスなどのトラブルも減り、余計なITリテラシーを従業員に要求する必要もなくなります。当然その結果ヘルプデスクはほとんど不要になります。それだけWindowsは非常に手間の掛かるものだということです。

また、ブラウザ(Chrome)があれば事足りるので、クライアント環境の是非に左右されることなく運用が可能になるため、管理者権限でインストールがーであったり、アクセス権限がどうといったことからも開放される為、バックグラウンド人材の負荷も大幅に減ることなります。

一方でブラウザで完結する為、クラウドサービスがセキュアな環境を保てているのであれば、PC側が個人の持ち込みPC(BYOD)安全に運用が可能です。かつてあったシンクライアントのようなものだと思えばOKです。G Suiteは完全クラウドベースのサービスである為、デバイス制御をしていればVPNもハイスペックPCも、Windowsも不要になります。

自前でサービスを構築できる

Office365との大きな違いが「Google Apps Scriptで自前でシステムを構築可能」である点。Office365もGraph APIのようなものはあるものの、構築には高度な開発環境とそのための言語が別に必要です。しかし、G SuiteはGoogle Apps Scriptというスプレッドシートやドキュメントなどに付随した形で、VBAのようにクラウドアプリケーションを構築可能です。そこではちょっとしたワークフローシステム、管理システム、フォーム類を作成ができ、高額なIT製品を次々導入してITコストを増やす必要もありません。

kintoneを導入しているような企業であれば、同じ金額でより高度な事が実現可能です。

このGoogle Apps Scriptもすべてクラウド上で完結するように作られている為、別途開発環境は不要です。いますぐ始めることが出来ます。利用する言語はJavaScriptベースであるため、習得も容易。開発用の資料も現在は非常に充実しています。また、クラウドであるため他のクラウドサービスとRest APIを通じて連携させる事も可能であるため、VBAよりも遥かに応用範囲が広く、Office365にはない大きなメリットになります。

雑感

正直な所、もはや現代に於いて、オンプレで「使えない情シス部員」を社内で用意しておくよりも、クラウドで外だしして、ネットワークは簡素にし、人件費をカットしたほうがメリットは大きいです。

コードの書ける情シス部員、現場に寄り添うサポート部員は残し、サーバ要員やネットワーク屋さんは本当に必要のない時代になって来ています(会計や給与計算といった基幹業務システムですらクラウドの時代です)。「サーバを買ったほうがクラウドの年間ランニングコストより安い」と思っているなら大きな過ちです。サーバ・ネットワークの人件費・購入費は不要になる上に、サーバは恒久的にコストが掛からないわけではありません(入れ替え、増強、当然ランニングコスト、人員採用コストという保守費用と運用コストは掛かります。何よりもクオリティに関しては比べるまでもありません)。

クラウドのオフィス環境の一番のメリットはこれら不要な情シス部員のカットだけにあるのではなく、企業がわざわざサーバを維持するのに採用〜教育〜スケールさせる為のサーバの維持を無駄に行うような時代ではなくなってるという事でもあるので、在宅勤務やテレワークを推進するこの時期にリストラクチャリングを進めるのも良いでしょう。

関連リンク

共有してみる: