2020年8月31日、G Suite Business以上のプランにて、以前からアナウンスのあった「ビジター共有機能」が公開されました。利用するにあたっては管理コンソールから変更と、情報流出に関する注意点があるので、気をつけて運用する必要があります。

概要

外部の協力会社や協業を行うメンバーとの間でこれまで、相手がGoogleアカウントが無い場合には、1つのスプレッドシートなどで共同作業が出来ませんでした。しかしこの機能を使うことで、アカウント無しでPINコードを使ってログインし、作業が出来るようになるというもの。Businessプラン以上で利用が可能です。この機能の対象となるのは

  1. ドライブ
  2. スプレッドシート
  3. ドキュメント
  4. スライド
  5. サイト

のメインとなるアプリです。但し利用するには管理コンソールから有効化する必要があると同時に、組織外とのファイル共有もONにする必要があります。メリットとしては

  1. PINコードは連絡用メアドがあれば発行して通知まで一括で行えます
  2. Googleアカウント同様に、そのメアドに対して編集や閲覧などの権限付与をコントロール可能
  3. 相手はアカウントなしで編集作業が出来る
  4. こちらは相手にわざわざファイルをダウンロードや変換して、メールベースで渡し合いの手間を掛ける必要がなくなる

しかし、組織外との共有を必要とするため、リスクとして

  1. 外部共有されたままファイルの管理が放置され、外部流出の可能性が高まる
  2. 無関係のファイルまで外部共有オッケーになってしまうため、意図せず外部共有してしまい流出の可能性が高まる
  3. 第三者にPINコードが漏れることで、協業相手以外にファイルを改竄される可能性もある

ということで、日本では正直なかなか使うにはユーザのITリテラシーや管理手法(外部共有用に別ドメイングループをG Suiteに設けてそこで共有させるなど)が必要になってくるので、なかなか使えるかどうか・・・

使えるようにする

管理者権限で管理コンソールから機能をオンにする必要があります。デフォルトではオフになっています。また、前項のようにリスクがある機能なので、よく考えた上でONにする必要があります。

  1. 管理コンソールに入る
  2. アプリ⇒G Suite⇒ドライブとドキュメントの設定に入る
  3. 共有設定を開く
  4. 共有オプションをクリックする
  5. オン – オーナーが hogehogeのユーザーであるファイルは、hogehogeの外部で共有できます。この設定はすべての共有ドライブのファイルに適用されます。を有効にする。
  6. ウェブ上でファイルを公開したり、一般公開ファイルや限定公開ファイルとして一般ユーザーが閲覧できるようにしたりすることを officeforest のユーザーに許可する。をオンにする
  7. また、一個上のホワイトリストを用いた許可の場合には、hogehogeの外部にいる、Google アカウントを持たないユーザーに共有の招待状を送信することを hogehoge のユーザーに許可する。を有効にする必要がある。こちらのほうがリスクは低くなるが、ホワイトリスト管理にドメイン登録必要。

図:人数の多い組織だとちょっと不安な設定

PINコードの発行と共有方法

実際に、特定のファイルを企業外部の人間にPINコードで共有できるように作業をしてみましょう。以下の手順で行います。

  1. Googleスプレッドシート等のファイルを右クリック⇒共有をクリック
  2. メアド欄に普通に相手のメールアドレスを入れる
  3. 組織外のメンバーと共有しますか?と出るので、「このまま共有」をクリック
  4. 相手に共有メールが飛んでいく
  5. メールの中の「Open in Sheets」をクリックする
  6. メールアドレスの確認画面が出るので「送信」をクリックする
  7. Google確認コードというPINコードメールが再度自動でメールで送られてくる
  8. PINコードをログイン画面に入力して、次へをクリック
  9. You’re Currently Signed in as と出るので、OKをクリックして編集作業へ

ただ、現在はまだログイン後のUIが英語のままで変更方法が見当たらない。

図:送り手はこれまで通り普通にメアド入れて送信するだけ

図:相手はこのメールを受け取る

図:PINコードメールが届く

図:アカウント名がVisitorになってる

図:一時的な権限の場合編集できず、編集権限だと期限を設定できず

ここ最近、BusinessプラントBasicプランとで大分色々差が生まれてきているので、以下のエントリーを参考に、再度棚卸しをして、プラン変更をしていくとG Suite活用のレベルが上がるのではないかと思います。

GSuite Businessプランを選択する利点

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