Google Apps ScriptとVBAで業務改善

掲示板作成スクリプト

かつて電子掲示板と言えば、Niftyフォーラムや某巨大掲示板、Yahoo掲示板など情報交換のメジャーな場所として活躍してきました。現在は情報交換というよりかは、一方的な発信や身内でのやり取りとなるTwitterやSNSが主流ですが、それでも掲示板には一定の需要があります。

しかし、かつての掲示板システムはフリーの素材が多いとはいえ、サーバーが必要です。一方でレンタル掲示板もありますが、自らカスタマイズが出来ない、アカウント登録が必要など億劫な面もあります。掲示板スクリプトも現在ではもうメジャーではないPerlで作られていたり、メジャーながらちょっと面倒なPHPだったりと気楽ではありません。

そこで今回、Google Drive上のGoogleスプレッドシートで運用の出来る、Google Apps Scriptで作成した掲示板システムを作ってみました。スクリプトを書ける方であれば簡単に改造も可能です。(RSS配信してみたり、Slackに通知してみたり、スター機能をつけたみたり。手軽にクラウド上で機能増強が、社内で可能なのは良いですね)。

図:w2gridとjqueryで作成しています。

配布物一覧

設置方法

今回のGoogle Apps Scriptのアプリは非常に単純な仕組みで動作しています。以下の設置手順で設置しましょう。まずは事前準備より

プロジェクトを移動

今回の発表直前の2019年4月8日より、Google Apps ScriptからCloud Platform Projectへ直接アクセスが出来なくなりました。これまでにデプロイしてるものについては、これまで通り「リソース」⇒「Google Cloud Platform API ダッシュボード」からアクセスが可能です。

今回の変更はスプレッドシート上で動かすスクリプトやGoogleの拡張サービスを利用しないタイプのスクリプトであれば特に問題はありませんが、「Apps Script API」や「Google Picker API」、「Cloud SQL接続」などGCP上のAPIを利用する場合には以下の手順を踏んで、Google Apps Scriptにプロジェクトを連結する必要があります。これまでは、自動的にGCP上にGoogle Apps Script用のプロジェクトが生成されていたのですが、今後は自分の組織(もしくはGCPプロジェクト)上で作成されたプロジェクトでなければならないということです。詳細はこちらのページを見てください。

連結する手順は以下の通り

  1. Google Cloud Consoleを開く
  2. 左上にある▼をクリックする
  3. ダイアログが出てくるので、新規プロジェクトを作るか?既存のプロジェクトを選択する。この時、G Suiteであれば選択元は「自分のドメイン」を選択する必要があります。
  4. プロジェクト情報パネルから「プロジェクト番号」をコピーする
  5. 対象のGoogle Apps Scriptのスクリプトエディタを開く
  6. 「リソース」⇒「Cloud Platform プロジェクト」を開く
  7. 4.で入手した番号をプロジェクトを変更のテキストボックスに入れて、プロジェクトを設定ボタンをクリックする
  8. 無事に移動が完了すればメッセージが表示されます。
  9. この時、元の自動作成されたプロジェクトはシャットダウンされて消えます。これで設定完了です。

今回のこの変更だと1つ作ったプロジェクトに集約する必要があるので、クォータについてプロジェクト毎のカウントだったので問題なかったものが、集約されることで、クォータに引っ掛かる可能性があります。

図:プロジェクト番号をコピーしておきます

図:プロジェクトを他のプロジェクトに紐付けしました。

図:GCPの拡張サービスを使うには手順が必要になった

APIの追加

  1. こちらのサイトの事前準備のように、まずはGoogle PickerのAPIキーを取得してください。
  2. APIキーを取得したら、GASBBSメインスクリプトファイルを開く
  3. スクリプトエディタを開き、「Picker.html」「Picker2.html」の2つを開く
  4. ここにPicker APIのAPIキーを記述するの部分にAPIキーを入力する。
  5. 完了したら、スレッドファイルを保存するフォルダを作成しておく。

図:Pickerを使って、フォルダやスプレッドシートを選択します

スプレッドシートの設定

  1. GASBBSメインスクリプトファイルを開く
  2. メニューより「共通設定」⇒「管理者用設定」を開く
  3. サイドバーが開くので、保存先フォルダの設定からまずは、スレッド保存先フォルダを指定します。
  4. 使用するテンプレートの選択より、掲示板スレッド用テンプレートファイルを選択します。
  5. 特定のユーザにだけ利用させる場合には、ユーザリストの使用のスイッチをオンにします。
  6. 5.でオンにした場合には、ユーザリストシートにメアドと所属名を入れて上げます。

図:スレッドは1枚のスプレッドシートとして保存されます。

ウェブアプリケーションとして公開

ここまで準備が完了したら、いよいよウェブアプリケーションとして公開するだけです。公開の仕方は以下の手順。

  1. スクリプトエディタのメニューより、「公開」⇒「ウェブアプリケーションとして公開
  2. 次のユーザとしてアプリケーションを実行で誰の権限で動かすかを指定する。自分かアクセスしてるユーザの二択。後者の場合、ユーザはGoogleアカウントを持ってる必要があります。
  3. アプリケーションにアクセスできるユーザを指定する。自分のみ、全員、全員(匿名含む)の三択。但し、全員の場合はGoogleアカウントが必要で、匿名含むの場合は、Googleアカウントなしでアクセス可能です。
  4. 最後に導入すると、ウェブアプリケーションのURLが取得できます。このURLでアクセスをします。URLの最後がexecが本番用、devがテスト用で、テスト用は最新のコードをテストのリンクを踏むと表示されますが、変更したコードがそのまますぐに反映されてしまうので、テスト用のURLで運用しないように。

使い方

GASBBSメインスクリプトのスプレッドシートはスレッド一覧を管理しています。スレッド名やそのスレッドが入ってるスレッドスプレッドシートにファイルのIDなどが格納されてゆきます。

新しいスレッドの作成

なにはともあれ、まずはスレッドを作成しないと掲示板はスタートできません。新規スレッドをクリックして、スレッドを立てます。以下の手順でスレッドを立ててください。

  1. 新規スレッドをクリック前にスレッドフィルタにて、スレッドを立てたい場所に変更しておきます。全選択の場合、スレッドのジャンルは自動的に「雑談」が割り当てられます。
  2. 新規スレッドをクリックするとダイアログが出てきます。コテハンには固定ハンドル名、スレッドタイトルはスレッドフィルタのジャンルに合わせた、適当なスレの名前、そして本文を入力。本文にURLを記述すると、自動的にハイパーリンクが設定されるようになっています。
  3. 新規作成ボタンをクリック。しばらく待ちます。
  4. スレッド一覧にスレッドフィルタで選んだジャンルで、スレが作成されます。この時、テンプレートを元に指定のフォルダ内にスレッド用のスプレッドシートが作成され、レスをするとそこに書き込みがなされるようになります。また、GASBBSの管理シートにはそのシートのID等が追記されます。
  5. 作成が無事に完了すると、「新規作成しました」というメッセージが表示されて完了です。

図:ダイアログに記入して新規作成を押すだけ

スレッドを開いてレスをする

次に、スレッド一覧からスレを開いてみましょう。入力されたURLには自動でハイパーリンクが設定され新ウィンドウで開くように自動で処理がされます。また、アンカー(>>から始まる数字)を入力すると、そのレスにジャンプするようになります。

右下の「新レス」をクリックした場合には、空のダイアログが開かれ、レスを作ることができます。それぞれのレスの右下の「レスをする」をクリックした場合には、本文を引用した形でダイアログが開かれ、レスを作ることができます。

  1. 新レスをクリックする
  2. ダイアログが出たら、コテハンと本文を入力する。URLについては自動でハイパーリンクが設定されます。
  3. レスを送信をクリックでレスが書き込まれます。コテハンがない場合には、標準で名無しさんになります。
  4. スレッドのスプレッドシートにもレスがきちんと書き込まれますので、他の方は、ウェブページをリロードすれば最新レスを取得可能です。
  5. メニューをクリックするとスレッド一覧に戻ります。

図:レスをするで引用が可能です。

Thanksボタン

Thanksボタンは「いいね」機能と同じです。ただし今回のスクリプトでは特にクリック制限掛けていませんので、何回でも誰でもThanksを送ることができます。クリックすることで、Thanksが1増えます。スプレッドシート上でもその数は確認できるので、だれが一番称賛されているかを集計することも簡単です。

社内SNS的なThanksカードの簡易機能みたいなものです。

関連リンク

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