RPA時代に役立つOfficeスキルと働き方改革

連絡事項投稿スクリプト

企業のイントラネットでは様々な情報発信を行いますが、その発信方法によって、いろいろな表現を使います。しかし、これらをサイトに直書きとなると、何かとメンテナンスがよくありません。そこで、これらをスプレッドシートに記述するだけで、きれいに表示をしてくれるようなガジェットを用意しました。

もともとは社内で使っていたものをベースにしていますが、これらはほんの一例です。かつてのウィジェットのようなものですが、Google Sitesなどに貼り付ける事で利便性がグッと高まりますよ。スクリプトファイルをコピーし、セットアップしてからご利用ください。

使用するファイル

搭載されている機能

このスクリプトはいくつかの簡単な機能が搭載されています。

  • Google Sitesやブログなどに貼り付ける為のガジェットを生成します。
  • 生成するガジェットは、「連絡用BBS風なリスト機能」
  • 社員食堂や病院食などの表示を自動で時間帯によって切り替える、今日の献立表
  • 会社で使用する各種テンプレート一覧表リスト

使い方

ライブラリの設定

今回のシートは4つのプロジェクトで構成されています。ひとつはライブラリ。このアプリ共通の設定を保存を担当するプロジェクトです。その他3つのプロジェクトが各アプリを担当するプロジェクトです。以下の手順でライブラリを有効にし、3つのプロジェクトにライブラリへの参照を追加します。

  1. ライブラリのプロジェクトを開く
  2. メニューより「ファイル」⇒「版を管理」で適当に名前をつけて、版を保存する。
  3. 同じく、「ファイル」⇒「プロジェクトのプロパティ」を開く
  4. スクリプトIDを取得し、このプロジェクトを閉じる。
  5. 残り3種それぞれのプロジェクトを開き、メニューより「リソース」⇒「ライブラリ」を開く
  6. 4.のIDを追加し、バージョンを選び、識別子には「setman」と入力し保存する。
  7. 完了したら、次項のセットアップを実行する

図:ライブラリのセットをしないとシートデータにアクセスできません。

セットアップ

スプレッドシートをコピーしたら開きます。メニューに「リンク集作成」という項目が表示されます。この中にある「セットアップ」を実行しましょう。これは、そのスプレッドシートのIDを取得して格納してくれます。これを行わないとデータが正しく取得されず、リンク集にデータが表示されません。必ず実行しましょう。

ウェブアプリケーションとして公開

ここまでセットアップが完了したら、最期に以下の手順でウェブアプリケーションとして公開してください。公開することで、サンプルページのようにアプリとして利用できるようになります。この時の最期がdevではなく、execになってる公開用URLをGoogle Sitesに埋め込んだりする事で、リンク集として活用する事が出来るようになります。3種類のそれぞれのプロジェクトでこれを実行します。

  1. スクリプトエディタに入る
  2. メニューより「公開」⇒「ウェブアプリケーションとして導入」をクリック
  3. 次のユーザーとしてアプリケーションを実行を設定。通常は自分でOK.
  4. アプリケーションにアクセスできるユーザを設定。社内ならドメイン内のユーザのみにする。
  5. 更新ボタンを押す。
  6. 現在のウェブアプリケーションのURLが出て来るので、これを書き留めておく
  7. Google Sitesに埋め込んだり、直接アクセスして利用する。
  8. 改造をした場合、再度プロジェクトバージョンを変えて、公開作業しないと反映しない。

図:これをやらないと使えない

データの整備

もちろん、データの整備が必要です。サンプルのスプレッドシートのようにデータを整備してください。

renrakuシート

投稿者のメアド、連絡事項のタイトル、詳細な内容のあるファイルやSitesのURLなど、部署、投稿日、表示期限を入力します。機能として

  1. 部署に応じてアイコンが変わります。CSSをカスタマイズすれば増やせます。
  2. 投稿日を未来にすると、予約投稿が可能になります。投稿日が来ると自動で表示される仕組みです。
  3. 表示期限を設定しないと表示されません。また、表示期限が到来すると自動で非表示になります。

cookpadシート

日付、献立、メインメニューの画像URL、料理の紹介文、カロリー、表示時間帯を入力します。機能として

  1. 日付を入れないと表示されません。
  2. 現在の時間帯と表示時間帯、日付に応じて、そこから先の献立1日分(朝、昼、夜)が常に表示されるようになります。
  3. 先に投稿していても、時間帯が到達しないと表示されません。
  4. 逆に時間帯を経過すると表示から消えます。

templateシート

テンプレートの名前、ファイルへのURL、文書タイプ、文書の説明文を入力します。機能として

  1. 文書タイプによって表示されるアイコンが変わります。CSSでカスタマイズ可能です。
  2. リンクは、新タブで表示されます。

表示サンプル

連絡投稿BBS

今日の献立

※サンプル用に時間別判定をオフにしています。

ファイルテンプレート一覧

改訂履歴

2018/12/21 Version 1.0

  • 最初のバージョン公開。シート連携、3種類のガジェット表示機能でスタート
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