これまで累計で、4年間のフルタイム在宅勤務を経験しています。2014年の頃あたりが始まりでした。現在、コロナウイルスの影響でいきなり「在宅勤務」が大企業を中心に始まっていますね。現在では、日本全国移動中も仕事し、場所とデバイスに縛られずに皆が仕事を出来るようになりました。

Google Apps for Workから始まり、G Suite、そして現在、Google Workspaceと名前が変わり、業務用グループウェアとして広く使わるに至っていますが、自分は個人でドメインを取得し運用しています(このサイトのドメインでウェブサイトとメール等使ってます)

まだ招待制の2009年頃から利用していますが、個人であってもフリーランス事業を行う上でドメイン無しのGMailとドメイン有りのGoogle Workspaceではやはり後者のほうが仕事はしやすいです(相手からの信頼度も異なります)。今回は、Google Workspaceのポイントをまとめてみました。

※10%割引のプロモコードは次項のフォームから申し込みをしてください。

概要

料金プラン

Google Workspaceは現在、一般の人が利用できるプランは4つ(NPO法人向けや教育向けのEducationは一般申込みは出来ません)。個人やスモールビジネスであれば、通常はBusiness StarterやBusiness Standardで十分です。

  • Business Starter : G SuiteのBasicに該当するもの【月額680円/1人】
  • Business Standard : G SuiteのBusinessに該当するもの【月額1360円/1人】
  • Business Plus : Google Workspaceから追加されたプラン【月額2040円/1人】
  • Enterprise : G SuiteのEnterpriseに該当するもの。大企業向けのプラン【価格応相談】。Enterprise Plusというものも用意されてる。
  • Essential Starter : Google Workspaceから追加されたプラン。但し、GMailとPhotoは使えない【月額無料】
  • Enterprise Essential : Google Workspaceから追加されたプラン。但し、GMailとCalendarは使えない(要ドメイン)【月額1130円】

StarterとStandardはプロモコードを適用する事で初年度は10%割引で利用できる設定があります。後述のプロモコードリクエストを送信していだければ、プロモコードを発行致します。

※自分の管理コンソールからは、Enterpriseは2260円/月、Enterprise Plusは3400円/月という価格表示があります。

注意点

Enterpriseプラン以外はドメイン辺りの利用者上限が設けられています。その上限は300人。よって、中小企業までならばなんとかなりますが、それを超える場合には、Business Starterで1000名利用等は出来ません。ドメインを分けて運用する必要性が出てきます。

また、これまで個人辺りに割り当てられていたGoogle Driveの容量については、上限に達したとしても、他の方の空き容量をシェアできるようになっているため、ドメインあたりトータルを超えていなければ、既定容量を超えて利用することは可能です。よって、2TBのプランの場合、A氏とB氏がいた場合合計4TB、A氏が1TBしか使っていない場合には、B氏は3TB使えるといった具合になります。

※但し、GMail、Photosとも共用で、Photosの無制限がなくなった、Google Docsファイルが容量カウントされるようになったので、ドライブの空き容量については少し警戒が必要です。

プロモコードリクエスト

以下のフォームにて該当項目を入力し、プランを選択後送信することで、プロモコードをお送りします。初年度は10%割引となります。申込時に忘れずに適用してください。プロモコードは新規契約時にのみ有効です。




送信するには、以下にチェックを入れてください。


Google Workspaceならばすぐに在宅勤務体制は整う

概要

今回、北海道でも非常事態宣言が出たり、全国の小中学校休校の措置がでたり、過去に例がない規模での自粛であったり、アグレッシブなテレワーク推奨が出ています。これまで事務所のPCとNASだけで仕事をしていたような中小企業にとっては、テレワークといっても直ぐには環境を構築できないでしょう。

ただ、取引先含めて社会全体が停止しつつあるので、これを良い機会と捉えてザックリ最先端のテレワーク環境を構築するのは良い事です。そしてGoogle Workspaceはそれが可能です。基本申し込んだその日に利用が可能になっています(試用期間中は最大10名まで)。サテライトオフィスのような代理店もあるので、安心して構築できます。

Google Meetでテレカン・電話会議がすぐ使える

昔はテレビ会議やら電話会議というものは、専用のハードウェアと電話回線契約が必要でした。しかし現代に於いては、そのようなものは全く不要です。

既に皆さんがこれまで使ってきたようなLINEやSkypeのようなもので、学習コストも低い。いつでもどこでも通信環境さえ確保できていれば会議や連絡が可能です。ただし、PCで使う場合「音が出ない」「カメラが動かない」といった事が多いです。スマフォの場合はこれらのケースは少なく、またカメラもマイクも高性能なので、個人的にはスマフォで利用をおすすめします。

ちなみに、Hangout Meetだけ契約することも可能ですが、Google Workspace契約したほうが全然お得です。

図:Google Meetで世界の裏側からでも会議可能

Google Docsでオフィス環境は十分

Googleスプレッドシート、ドキュメント、スライドはそれぞれ表計算、ワープロ、プレゼンテーションを担当しています。Excel、Word、PowerPointも現在は変換することなく直接利用出来るようになっています。

しかも、これらの一番の利点は「複数名同時にファイルを開き、同時編集作業が出来るようになっている」点です。自分が使い始めたのは2007年頃〜ですが、これが満足行くレベルで実現できてるのは、Google Workspaceのみです。各人がバラバラと同じファイルを持ち、そして結果的に全員違うバージョンのファイルになってしまい、後で統合できずに大変な目に合う。。。そういった事が一切ありませんし、同時編集でファイルが破損したりもしません(Microsoft365は未だにSharepoint上でファイルが破損するケースがあります)。

そして極めつけは当サイトでもメインコンテンツである「Google Apps Script」と呼ばれるJavaScriptベースのスクリプト環境が備わっている為、クラウド上でこれらドキュメントにプログラムを作成する事が可能。VBAのようなものですが、VBAよりも遥かに高機能で、且つJavaScriptでそれが実現出来る可用性の高さです。

ドキュメント操作だけでなくウェブアプリケーションすら構築可能な点では、Kintoneなど比較にならないほどの高度なクラウド環境がKintone以下の金額で導入できます。

図:Excelですら複数名同時編集が可能

様々なフォームを用意可能

Googleフォームと呼ばれる非常に高機能なフォームアプリも用意されています。これだけでも利用価値があるほどで、別途他のフォームサービスなど契約不要で月額金額内で無限に利用可能です。kintoneにもフォームブリッジがありますが、コストが高いです。GoogleフォームはGoogle Workspaceが外部公開を規制していても唯一外部公開が可能。

また、テレワーク推進で重要なのが「電話業務を減らす」為の手段にもなりえます。電話に依存しすぎてしまってる企業は、フォームを活用することで電話業務を24時間365日対応可能なフォームに業務を逃せますし、またメールに依存しすぎてる部分についても同様にフォームへと負荷を逃がす事が可能です。

もちろん社内の申請系関係をフォームに統一することで、負荷のロードバランシングが可能になります。メールに何もかもが集中すると仕事の取りこぼしが発生しやすいので、フォームも積極的に活用しなるべく電話とメールの負荷をこちらに逃しましょう。

図:高機能で制限なく作れるサービスです

ポータルサイトが作成できる

通常ポータルサイト(つまり社内イントラのメインサイト)は、社内外にあるWebサーバを必要とします。Google Workspaceではそれらが不要です。新しいGoogle Sitesにてこれらを構築する事が可能です。カスタマイズ性では劣る部分はあるものの、Google Apps Scriptでガジェットパーツを作れるので、足りない部分は己で補える強みがあります。

様々なパーツを埋め込んで行けるので、自社内向けの情報発信の中心の場として、また自社の外部公開用ホームページとしても利用が可能となっています。申請系をフォームで構築し、掲示板や情報系パーツをペタペタ貼り付けて、充実したポータルを短時間でサーバレスで構築できる。

他にはないサービスですね。

図:Webサーバなど必要ありません

e-Learning環境の構築

Google Classroomと呼ばれる当初学校向けのサービスとして出されていたものが、現在は通常のBusiness Starterプランでも利用可能になっています。これを社内研修用の土台として利用することが可能です。

様々な研修教材を用意、フォームでテストを行い、ドライブに課題提出をしてもらう。Google Workspaceの様々なサービスを統合して学校の生徒管理や教材管理、課題管理を行えるだけでなく、動画も利用したe-Learningサービスを簡単に構築が可能です。外部のこの手のサービスは非常に限られるか?e-Learningサービスにお金を払って、汎用的なものを受けるしかなかった頃から考えると、非常に嬉しい機能です。

自社内向けのトレーニングは自社にしかできません。そのための教材がファイルサーバや個人のフォルダに散らばってるのは望ましくありません。自社製品のトレーニングなどもここに集約する事で、それ自体がナレッジマネジメントシステムになることになります。

図:講義一覧。課題の提出状況確認も出来る

強力なスパムフィルタを備えたGMail

Google Workspaceの始まりはGMailにあります。現在ではAIを利用した強力なスパムフィルタ機能を装備しており、下手に高額な自社のオンプレメールサーバなどに別途フィルタリングソフトなど導入してるよりも遥かに優秀でそして、継続的にバージョンアップを続けています。

そのため、スパム, フィッシングだけでなく危険なウイルスやランサムウェア付きメールを開いて大変な事になった事がありません。(ショボい企業は頻繁にこの手の危険なメールが未だにくる上に、情シスに報告しろ等という前時代的な事をユーザにやらせてたりします・・・・自前で用意してどうこう出来る時代じゃないです。)。日々GMailもアプデが重ねられているので、閉じた空間ならともかく、自前でメールサーバ管理など愚の骨頂です。

現在はGoogle Apps ScriptでGMailアドオンも作成が可能で、メールからの流れ作業でワークフロー承認や他のウェブサービスへの連結でCRMに流し込むといった事が可能にすらなっています。また、一番のメリットは「学習コストが超低い」という点。GMailは普段からフリーで利用している人も非常に多いので、改めて研修をせずともほとんどの人が使いこなせる状態にあります。

また、メールボックスの容量はGoogle Driveと共用です。

図:怪しいメールなど殆ど見なくなりました

Google Driveという巨大なファイルサーバ

Business Starterなら一人30GB。お金を出せば追加容量も得られる巨大なクラウドストレージ。Business Standardプランになると、1人2TBをなおかつドメイン内の人数分シェアで利用できる為、NAS運用などバカバカしくなります。

また、Business Standardプラン以上の場合、共有ドライブ(旧チームドライブ)と呼ばれる、全員でシェアする「ファイルサーバと同じ使い方の出来るドライブ」をいくつでも作ることが可能。つまりプロジェクト単位でファイルサーバを用意といった贅沢な使い方も可能になっています。

さらにGoogle Drive File Streamを利用することで、あたかもGoogle Driveをローカルファイルシステムであるかのように使えるサービスまで利用可能です。ExcelファイルやAccessなどでファイル間リンク、マクロ、リンクテーブルを使ってるアプリも、継続して利用する事が可能となります。

図:GドライブとしてアクセスできるDrive File Stream

言わずと知れた高機能カレンダー

会議室の予約、個人のスケジュール、チーム単位のプロジェクト進行を管理するのに、もはやカレンダーは必須のツールです。サイボウズなどのいわゆるグループウェアの最も中心的な機能もカレンダーですね。

GoogleカレンダーはGoogle Workspaceでは1アプリに過ぎませんが、やはり強力な機能で様々なアプリとも連携しています。スマフォでの利用頻度はメールに次ぐのではないでしょうか?

会議室や備品類などのレンタル等、リソース管理も可能になっているのと、会議予約の場合、その流れでHangoutで電話会議にまでスムーズに繋げられるようにチャンネルが自動で付きます。また、アラート機能も充実してるので、仕事の取りこぼしを徹底的に防げます。

図:もはやデファクトスタンダードなサービス

Keepでタスク管理

Google Workspaceの中では後発で、尚且意外と利用されていない?のがGoogle Keepかもしれません。ただ、自分の経験ではこれが一番、使えますよってPRしてもっとも熱い反応があったアプリです。

Evernoteなどのようなメモアプリと行ってしまえばそのとおりなのですが、リマインダー機能やカレンダー連携、GPSアラート、チェックボックスを使ったタスク管理、タスクの共同管理など地味ながらポイントを抑えた立派なGoogle Workspaceアプリに仕上がっています。自分も普段からよく利用していて、ネタ帳代わりになっています。

知り合いのKeepの画面は様々なタグや細かいリマインダー、色分け、チェックボックスも階層化されていて、1個もタスクを取りこぼすまいという意気込みが感じられる画面になっていました・・・

図:リマインダーはカレンダーと連携してる

脱Windows環境

会社のIT系サービスで最もコストと時間を要していて、もっとも非生産的なものが「ヘルプデスク」です。社員のITリテラシーが低い、また使うシステムが複雑などなど様々な理由はありますが、そもそも現在はほぼクラウド化が可能な時代。Windowsでなければならない理由は大企業などの一部を除いてほとんどありません。また、このWindowsを使っているが為に要らぬトラブルや問題、ITリテラシーを要求するがために、ヘルプデスクに多大な負荷とコストが掛かっており、業務の停滞を招き、またこのコストは全く事業に利益に貢献しません。

会社のサービスをクラウド化推進しブラウザで完結するようになれば、Windowsは不要です。ブラウザがあれば良いのでChromebookなどで十分な業務は可能になり、ウイルスなどのトラブルも減り、余計なITリテラシーを従業員に要求する必要もなくなります。当然その結果ヘルプデスクはほとんど不要になります。それだけWindowsは非常に手間の掛かるものだということです。

また、ブラウザ(Chrome)があれば事足りるので、クライアント環境の是非に左右されることなく運用が可能になるため、管理者権限でインストールがーであったり、アクセス権限がどうといったことからも開放される為、バックグラウンド人材の負荷も大幅に減ることなります。

一方でブラウザで完結する為、クラウドサービスがセキュアな環境を保てているのであれば、PC側が個人の持ち込みPC(BYOD)安全に運用が可能です。かつてあったシンクライアントのようなものだと思えばOKです。Google Workspaceは完全クラウドベースのサービスである為、デバイス制御をしていればVPNもハイスペックPCも、Windowsも不要になります。

そして、最も重大な効果が、ランサムウェアやウイルスに巻き込まれずに済むこと。端末にWindowsを使うことが最大のリスクです。リスクを背負い、更にその為にユーザの利便性を犠牲にし、さらには高いセキュリティ商品をその為に追加し、複雑怪奇な環境を構築してきた情シスの罪は重いです。Google Workspaceではそのようなトラブルと無縁です。

自前でサービスを構築できる

Microsoft365との大きな違いが「Google Apps Scriptで自前でシステムを構築可能」である点。Microsoft365もGraph APIのようなものはあるものの、構築には高度な開発環境とそのための言語が別に必要です。しかし、Google WorkspaceはGoogle Apps Scriptというスプレッドシートやドキュメントなどに付随した形で、VBAのようにクラウドアプリケーションを構築可能です。そこではちょっとしたワークフローシステム、管理システム、フォーム類を作成ができ、高額なIT製品を次々導入してITコストを増やす必要もありません。

kintoneを導入しているような企業であれば、同じ金額でより高度な事が実現可能です。

このGoogle Apps Scriptもすべてクラウド上で完結するように作られている為、別途開発環境は不要です。いますぐ始めることが出来ます。利用する言語はJavaScriptベースであるため、習得も容易。開発用の資料も現在は非常に充実しています。また、クラウドであるため他のクラウドサービスとRest APIを通じて連携させる事も可能であるため、VBAよりも遥かに応用範囲が広く、Microsoft365にはない大きなメリットになります。

※より高度な環境としてGoogle Cloudも用意されており、Google Workspaceからも利用が可能になっています(自分がよく利用するのはGoogle Cloud Functions)。一定の範囲であれば無償で利用が可能です。

※尚、このフォームもGoogle Formの魔改造で作成し、WordPress上で活用しています。このフォームは、Google Formの魔改造にて作成されているものです。また、reCaptchaについてはこちらのサイトを参考に組み込んでいます。

ProxyでGoogleドメイン封じてる場合、メールは届きませんのでご注意ください

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