Google Workspace Flowsとは何者なのか？

Google Cloud Next '25で発表されたGoogle Workspace関連のニュースの中に、特段注目を得たのが「Google Workspace Flows」という新機能。基調講演の1日目セッションの中にある「New ways to automate your work and integrate with Google Workspace」という項目。

まだ動画は上がっていませんが、これがGoogle Workspace Flowと呼ばれる生成AIを利用した自動化ソリューションのようで。現時点で判明してるこの機能についてまとめました。公式サイトのアナウンスはこちら。他の方のブログでも詳細に語られています。

1 既存にあるワークフロー機能
2 Google Workspace Flowsとは？
3 動画

既存にあるワークフロー機能

名前だけ聞いて、「ワークフロー的なものなら既にあるじゃないか？」と思いつくわけですが、Business Standard以上で利用できる機能として「承認機能」があります。

ドキュメント等において、ファイルメニューから「承認」をクリックしてリクエストを送信。例えば上長などにメールが届いて承認されれば、そのファイルについて上司が目を通し承認した結果がアクティビティの履歴に保存されます。この機能については吉積情報さんでも詳しく紹介しています。

しかし今回発表されたGoogle Workspace Flowsはこれとは方向性も次元も異なるGeminiの生成AIを利用した仕組みとなっているので、似て非なるものとなります。よってこの機能が置き換わるわけでもなければ、この機能自体はそれはそれで便利なので継続して利用することが可能です。

図：ドキュメントの承認機能

Google Workspace Flowsとは？

セッション公演を見てみる

Cloud Next '25のRegisterから無償で登録ができます。GoogleアカウントでOnline参加という形で進めると登録でき、限定公開の動画をみることができます。New ways to automate your work and integrate with Google Workspaceというセッションで動画が公開されており、この中でGoogle Workspace Flowsに関する説明が行われています。

およそ10分くらい経過したところでGoogle Workspace Flowsの操作している様子が流れてきます。自動字幕で見ることができるので、英語であってもなんとなく様子が見て取ることが可能です。

New ways to automate your work and integrate with Google Workspace

この動画を YouTube で視聴.

概要

公開された情報によると、エージェント型AIによるワークフロー自動化という、全く意味不明で刺さらないワードが並んでる説明文なのですが、もう少し分解して説明すると

承認ワークフローの構築である
Google Form、Gmail、Driveなどのデータを探索して、分析します。
コーディング不要で複数サービスを横断する自動化を構築します。
自然言語で生成AIに依頼して承認実行までを行う導線を作ってくれます。
処理の主体はGeminiのGemsが行う
Gems利用なので毎回鬱陶しいプロンプトをガチャガチャしなくても良く、ルーチンワーク以外の最適化も出来る。
将来的にはファイルアップロードまでフローに取り込む予定みたい
将来的にはGoogle Workspaceの各種アプリ以外のサードパーティにまで連携を考えているらしい

これまでのような単一プロンプトにて生成AIを利用していたGemini for Google WorkspaceやAdvancedとは違い、Google Workspaceのアプリそれぞれで行っていた一連の作業を、Geminiを使ってワークフロー化し実行するというエージェント型AIをオフィスに取り込んだ事例ということになります。

これを踏まえた場合の参考となる作成事例として提示されているのが以下のような事例。これまではGoogle Apps Scriptで各サービス間をコントロールし、一連の流れをコーディング。ボタンを押すと連続した作業が一気に行われるのをノーコードで出来るようにしようという感じです。

サポートへ依頼するフローを作成する
Googleフォームへ来た依頼内容の読み取り指示
2.に対する適切な回答案を提案
3.の内容をレビューチームへ承認依頼

SNS上では先行してこのような機能を実現していたDifyの機能がGoogle Workspaceにも登場したと話題になっています。いわば、Google Workspace内部で自然言語を使ったタスクランナー的なものが構築できるイメージです。

※2024年のGoogle I/Oでは実は発表されていたみたいです。

Google Workspace Flows

この動画を YouTube で視聴.

Introducing Dify Workflow

この動画を YouTube で視聴.

利用方法

現在はまだ一般に広く公開されていない、発表されたばかりの新機能です。ですが、Google Workspace Flowsについては既にα版として登場しているようで、以下の手順を踏んでテスト利用することが可能のようです。自分も今申請中。とりあえず許可が降りて使えるようになったら、ここに追記してみたいと思います。

事前申請が必要

Google Workspace Flowsについては、Google Workspace Labsとは異なる単体機能としての使用リクエスト申請を出す必要があります。早期リクエストフォームからリクエストを送り、承認されると利用開始することが可能のようです。

図：早期アクセス申請フォーム

管理コンソールでの設定

α版機能であるため、Google Workspaceの管理コンソールではデフォルトではオフにされているとのこと。よって、設定変更をしなければリクエストが承認されても利用することは出来ないようです。但しこの機能制御画面は、Gemini Businessだと表示されず、Gemini Enterpriseでなければセット出来ないようです。

しかし、実際にEnterprise Standardテナントで開いてみても、こちらの手順にあるようにアルファリリースに関するパネルは表示されない。なぜだろう・・・・けれどもBusiness Standardテナントだと既にスプレッドシートのAI関数が使えている状況だったりするので、オンにせずとも使えるのかもしれない。

Google側のドキュメントが全然最新に追いついていない為、こういった点は改善してほしいなぁと思う次第。α版のリリースについての情報収集方法はこちらから。