企業でよく採用されているものの、一般ユーザではほとんどシェアがないBoxですが、それがゆえにネットに於けるノウハウやトラブルシューティング事例についての内容がほとんど見受けられません。また、boxでは一般名詞であるため、検索結果はノイズだらけで、問題が生じた時に調べるのも一苦労。結果、Boxコミュニティで探したりするのですが・・・

ということで、Boxについて、ココだけは押さえておきたいというポイントを押さえたマニュアルを作りました。また、各種問い合わせに対してのQAも順次追加しています。知らない間に誰かに閲覧できるようになっている恐れもあるので注意(個人単位で管理が求められる)。もちろん、管理者側の設定匙加減というものもあるので、適宜読み替えてください。

外部共有関係

Boxでは個人のフォルダおよび指定のフォルダに於いて、外部の方に閲覧させることが可能です。ただしこの2つは大きな違いがあり、

  1. リンクを知っている全員の場合 – Boxアカウントがなくとも閲覧可能
  2. このフォルダ内のユーザBoxアカウントが必要。また、外部のユーザは招待を受ける必要がある

となっています。前者の場合編集権限はないのですが、後者の場合、編集権限も付与可能です。また、外部の方を自分の組織のディレクトリに参加させるわけですから、リスクが伴う為、だれでも招待できるわけではなく、特定の管理者のみが招待をすることが可能なように設定するのがベターでしょう。招待する場合もごくごく特定のフォルダに限定するようにしましょう。(ただし、boxは所属してる親フォルダのアクセス権限を継承するので、あまり大雑把に共有掛けるとエライ目にあいます)

また、個人フォルダもそのままでは、リンクを知ってればいつでも誰でもアクセス可能になってしまうので、非常にリスキーですので、以下の手順で共有するようにしましょう。

  1. 自分自身の個人フォルダを開く
  2. フォルダやファイルの右側にある「」をクリックし、「共有」をクリック
  3. 共有リンクを有効にするオンにする
  4. 招待されたユーザーのみと表示されてるリンクをクリックすると共有範囲を変更可能です。
  5. リンクを知っている全員」に変更し、上部に出ているリンクをコピーする
  6. 閉じるボタンで設定が反映される。
  7. 送り先にはコピーしたリンクを送る。閲覧のみが可能。
  8. リンク設定を開くと、リンクの失効する日やパスワード設定が可能です。
  9. 可能な限りパスワードで開くように設定しましょう。また、自分の設定ではデフォルトでは1週間で共有は解除されるようになっています。

図:Boxの共有画面

図:リンクの設定画面

ファイル操作関係

フォルダのアップロード

未だにIntenet Explorer 11を標準ブラウザにしている所は、さっさとChromeに乗り換えましょう。Edgeも次期バージョンのWindows10よりChromiumベースになります。IE11はもはや、現在ネットの標準ではないですし、多くのウェブサービスでサポート対象外になっています。公式からも、標準から外すようにアナウンスがなされています。IE11の場合、ドラッグ&ドロップではファイルをアップロードできません!!

ちなみにIE11の場合は以下のような面倒な手順が必要です。

  1. アップロードしたい場所まで開いて、右上の「アップロード」ボタンをクリック
  2. フォルダ」を選択
  3. 小さな小窓が出る。この窓はドラッグアンドドロップができるので、つかんで入れる
  4. uploadボタン」をクリックする
  5. アップロードが完了するまでしばらく待つ

図:こんなまどろっこしいのを使わされます

ファイルの移動

一度アップロードしてしまったフォルダやファイルの移動は少々面倒です。ですが、ウェブストレージならではの移動手段が用意されています。また、同一ディレクトリ内での移動ならば、ドラッグアンドドロップで掴んで移動も可能。この辺の操作感はGoogle Driveと同じです。

  1. 対象のフォルダやファイルを選択する
  2. 右上の「移動またはコピー」もしくはそのアイコンをクリックする
  3. 移動先が出てくるので、移動先を選択する
  4. コピーするか?移動するか?ボタンをクリックして完了。

図:移動用のダイアログ

ファイル間参照について

Box導入して真っ先に出てくる一番の不満点は「Excelのファイル間参照が使えなくなった」であったり、「Accessのリンクテーブルが使えなくなった」「差し込み印刷ができなくなった」といった、ファイル間参照を伴う作業です。通常のファイルサーバでは難なく出来る事が、Boxではできなくなります。

そのため、ファイルサーバを辞めて、Boxへ移行となると大きな障壁になります。これを解消する手段は1つ。Box Driveを使うしかありません。Google Drive File Streamと同じもので、ファイルをストリーミングしながら利用する事の出来るもので、ローカルのフォルダにマウントされるため、Boxのファイルをローカル上にあるかのように扱えます。

但し、このBox Driveちょっと出来が悪くて困った事象が結構頻繁に発生しています。

  1. 同期に失敗してファイルをアップロードできていない事がある(赤いアイコン表示がファイルについてるので見分けられます)。
  2. Google Drive File Streamの場合、WindowsではGドライブとしてマウントされるため、人によってフォルダのパスが異なるといった事がないのですが、Box Driveの場合各ユーザのディレクトリ以下にマウントされてしまうため、ユーザによってファイルのパスが異なる。
  3. 社内でパスワード変更要求設定を設定している場合、パスワード変更要求日ではないにも関わらず、ログインセッションが切れて、再ログインしないとショートカットが全部死ぬケースを何度も見ています。

個人利用する場合には、対して問題にならない事でも、組織で利用するとなると問題になる典型例ですね。ファイルサーバの代わりが務まるとは思わないほうが良いです。

同時編集してしまうと・・・・

Google Driveでは最近、Microsoft Officeファイルの同時編集にも対応した為、起こりえない(もともと、Google Docs関係は同時編集が当たり前であるため)のですが、Box EditやBox Drive上のファイルを同時編集をローカルで行なうと、面倒な問題が起きます。

Boxの場合以下の問題点があります

  1. ファイルサーバでは、officeの共同編集機能でローカルであっても同時に編集が出来るが、Box EditやDriveでは各ユーザにファイルがダウンロードされているため、共同編集は不可能になります。Excel Onlineなどの場合はそれが可能であるが、ローカルよりも機能面で劣る。
  2. Aが作業開始後、Bが作業開始。Bが先に保存するとAは整合性がなくなるため、Box Editであるとコンフリクトが起きて保存ができなくなる。
  3. また、2.のケースについて、Box Driveの場合だとAは保存はできるが、同じフォルダ内に番号がつけられた別のファイルとして保存されてしまうため、オリジナルのファイルに保存はできず、同じようなファイル名の謎のファイルが量産されることになる。

この問題の回避方法は、ユーザが明示的に「ファイルのロック」を掛ける必要がある。但しこのファイルのロックは誰でも解除ができてしまう謎仕様なので、Excelの同時編集時のような読み取り専用で待たされる事がなくなるものの、コンフリクトが起きることになります。また、ロックを掛けたものが、期限を定めていない場合、永遠にロックが掛かる事に繋がります。

図:Box Edit上のコンフリクトのエラー

ファイルのロック

Boxにはロックという仕組みが用意されています。このロックですが、誰が何時までロックしてるよという表示を別のユーザに知らせる事が可能です。このロックは誰でもいつでも解除できてしまうのですが、作業をする場合には、最初にまず、ロックしましょう。

ロックを掛ける手順は以下の通り。

  1. ファイルを選択する
  2. 」をクリックして、ロックを選択
  3. ロックする時間を設定します。指定時間経過後、自動的にロックは外れますので注意!!
  4. ロックが掛かると、赤い○印でロック状態であることが表示されます。

注意事項として

  • ロックはパソコンをシャットダウンしようが指定時間までずっとロックされっぱなしです。ファイルは編集が終わったら速やかにロックを解除し、閉じるようにしましょう。
  • ロック中のファイルをどうしても編集したい場合には、ロックしてる人に声をかけて、一旦編集を終えてもらい、改めてそれからファイルを編集するようにしましょう。
  • 基本ロック中のファイルを編集するのはやめましょう。警告画面が出ると思うので、無理に継続しないようにしましょ。

図:無期限ロックはやめましょう

図:ロックされている状態のアイコン

トラブルシューティング

ダウンロードしたファイルの文字化け其ノ壱

以前Google Driveでも確認されたことがある現象ですが(あちらはOS側が対応できていなかったのが原因)、Boxに於いても同様の現象がWindows10でも確認されています。この現象はアーカイバ側に問題があり、ZIPなどで日本語ファイル名を付けたファイルを圧縮したものを回答すると、ファイル名が文字化けする現象です。

この現象の回避方法は、未対応のアーカイバではなく7zipやLhazなどの対応済みアーカイバを利用して解凍すれば問題ありません。

ダウンロードしたファイルの文字化け其ノ弐

アーカイバは対応しているはずなのに、やっぱりファイルが文字化けする事があります。これは、macOSでZIP圧縮されたファイルで起こるケースです。稀なケースと言えますが、これはmacOSではOSはUTF-8を文字コードして利用していますが、Windowsは未だに過去の互換性確保の為に、Shift-JISを採用している為。

これはZIPファイル等の圧縮ファイルで起こり得る問題です。これはmacOSがUTF-8を採用しているのに対して、Windows10がShift-JISしか採用していない為に起こる現象です。相手にZIPANGなどの対応アーカイバで圧縮して送れ、というのも回避策ではあるのですが、そもそもWindows10側の問題なので、受け手側で対応ができたほうが望ましい。

Windows10でUTF-8に対応したアーカイバとしてはCubeICEがあります。

Box上でファイルを開くことができない

ブラウザ上の「開く」をクリックして、Excelなどのファイルを開きたいのに、ダウンロードされてしまう。このケースはそもそも「Box Edit」がインストールされていません。このツールは管理者権限がなくともインストールが可能なので、出てくるダイアログメッセージに従って、インストールしましょう。但し、1回目のインストールに失敗する事があり、この場合続けてもう一回インストール作業を行なうと、インストールが完了します。

Internet Explorer 11およびGoogle Chromeで利用が可能(Edgeは未対応)ですが、IE11でのBox Editは非常に不具合が多い為、Chrome利用をおすすめします。

図:開くにて直接ファイルが起動するようになる

Box Editで「開く」をクリックしても開かれない其ノ壱

Box Editについてですが、IE11に於いては正直利用しないことをオススメします。非常に多数に渡るトラブルを招いていて、Chromeだと対した問題にもなっていないので、Chromeに乗り換えてしまったほうが、トラブルは無くなります。これが最善のトラブルシューティングです。

その代表例としてIE11にてBox Editが入っているマシンにて、「開く」をクリックしても一切ファイルが開かれない現象があります。発動条件が不明で、一度発動してしまうと、ブラウザを再起動等しなければ、ずっと開くことができません。

其ノ壱の事例では「三菱UFJ銀行のRapportが入っていると開けない」という現象です。但しこのアプリケーション非常にネットでの評判はよろしくなく、重たいであったりと散々で、ネットバンキング系でこの手のアプリケーションのインストールを勧めるようなケースが多いです。この場合の対処法は簡単。「Rapport」をアンインストールする事です。非常に相性がよろしく無く、Box Editの動作まで阻害してしまいます。

※ちなみにWindows10には標準でDefenderが入っていますし、追加でAvast等ウイルスチェッカーを入れているならば、Rapportなど不要です(というか役に立つかどうかも怪しい)。

Box Editで「開く」をクリックしても開かれない其ノ弐

其ノ弐のケースは、開くをクリックすると開けない点は同じですが、「Box toolsを入れろ」であったり「この拡張子には対応していない」であったりが表示されるケースです。しかも、Excel等インストール済みにも関わらず、また先程まで開けていたにも関わらず、このメッセージが出るケースも多々ありました。

これはBox Editそのものが原因で、以下の手順で障害が出た時に復帰できる可能性があります。

  1. Ctrl + Alt + Delキーを押して、次の画面で「タスクマネージャ」をクリックして起動します。
  2. 「プロセス」を開き、「Box.exe」を探し出します。
  3. 2.を右クリックして、まずは「ファイルの場所を開く」で、box.exe本体を見つけます。
  4. 次に同じく2.右クリックして「プロセスの終了」をクリック。終了させます。
  5. 3.Box.exeダブルクリックして起動します。
  6. 念のためにIEは終了させておいて、Boxを開きなおします。これで治ってると思います。
  7. これで治らないケースは、PCの再起動が必要です。

図:だってよ!!

図:タスクマネージャで処置を行います。

PC起動時に勝手に右下に緑のバーが出て、Box上でファイルが複製されている

これも自社内で何度も確認されている現象で、やはりBox Editが原因の問題です。この原因は、Excelで起きており尚且「ブックの共有機能」をオンにしている場合に起きます。そのままエラーを放置しておくと、どんどんファイルが増殖してしまい、エライことになります。また、ケースによっては、なぜかデスクトップにファイルが出来たこともありました。

解決手順は以下の手順でファイルを上書きすると良いです。

  1. 対象のファイルをまずは一旦、デスクトップにダウンロードします。
  2. 1.でダウンロードしたファイルを開きます。
  3. メニューより「校閲」ブックの共有」を開きます。
  4. ブックの共有ボックスにて、「複数のユーザによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェックを外して、上書き保存します。
  5. 4.のファイルをBox上で1.と同じ場所にアップロードし上書きしてしまいます。
  6. 一旦PCをシャットダウンし、再度起動しなおしてみます。
  7. 問題の現象が起きない&Boxに入って、対象のファイルが増殖していなければ成功です!!

図:表示されるエラーダイアログ

図:ブックの共有機能はbox上では使えないので、外してしまってオッケーです。

これでも解決されずに、相変わらず通常のファイルであるにも関わらず、同様のエラーが出続ける場合には、以下の手段で解決する事が可能です。

  1. Ctrl + Alt + Delキーを押す
  2. タスクマネージャーの起動をクリックします。
  3. プロセスタブに於いて、Box Edit.exeを探し出します。
  4. 右クリックして、「ファイルの場所を開く」をクリックします。
  5. エクスプローラが起動して場所が開かれます。その中にある「Documents」フォルダを開きます。
  6. この中に入ってるファイル類をすべて削除します。Excelなどは事前に終了させておきましょう。
  7. これで次回起動時には同様のエラーが発生しなくなると思われます。

アップロードしたファイルが検索でヒットしない

空っぽのBoxにて、ファイルを1個だけ入れて実験をしていますが、アップロードした直後に検索をしてみるとファイルがヒットしません。これはBoxの仕様であるとのこと。およそ最大10分間、インデックスにファイルが追加されないとのこと。

Google Driveで同じようなやり方で検証してみましたが、こちらはヒットします。この現象は回避のしようがないので、ヒットしない場合には時間を置いてから、検索するしかありません。

図:性能が低い・・・・

アップロードできない&最新版として反映されない

Boxのフォルダにファイルをアップロードしたのだけれど、ファイルがアップされていない・・・もしくは、上書きされてなくて、内容が反映されていないケースがあります。これは、実際にはアップロード」されていません

これは、IE11で使っている時にだけ起きる現象です。

ファイルを掴んで離す動作は正しいのですが、離すタイミングが早すぎる為に起きている現象です。正確なアップロード手順は以下の通りです。

  1. Boxでアップロードしたいフォルダまで開く
  2. ファイルを掴んでBoxの画面上までドラッグする(この時直ぐには離さない
  3. 画面下に黒い帯で「このページにファイルをドロップして、このフォルダにアップロードできます」のメッセージが出たら掴んだ状態を離します。

図:黒帯が出てくるのに随分タイムラグがある

アップロード後、元ファイルが捨てられない

ファイルをデスクトップよりアップロード後に、アップロード元のファイルをゴミ箱に捨てる、もしくは、編集をする際に、おかしなメッセージが出て、ファイルをゴミ箱に捨てられないケースがあります。

原因は不明ですが、アップロード時に.tmpというファイルが生成されて、これが原因で削除等ができなくなるようです。再起動する事で解消します。

図:謎のtmpファイルが生成されて削除できない

データを保存後にBox画面に戻るとExcel閲覧画面でカーソルがあちこち飛ぶ

原因は不明です。内容が空っぽの状態で特にエクセルの場合、あちこちにセルが勝手に移動する現象を確認しています。実際には中身は入っていますが見えません。この現象は、もう一度そのファイルを開いて、そのまま上書き保存する事で解消いたします。

図:中身は空っぽでセルだけが勝手に移動する謎現象

共有リンクを送ってもらったけれど開けない

この現象は、初期設定ではファイルの共有を行うと、期間指定でリンクが切れる設定が入っている事が原因です。よって、指定期間を経過するとファイルの共有リンクが無効になります。この現象を回避するためには以下の手順で、ファイルの共有期限を長くする必要があります。

  1. 対象のファイル選んで、共有ボタンを押します。
  2. 共有リンクの画面が出ますが、右上の歯車アイコンをクリックします。
  3. 共有リンクの設定画面が出てきます。この時、リンク有効期限が指定期間後に設定されています。
  4. 次の日に共有リンクを無効にする」のチェックを外すと無期限となります。
  5. 下の日付のところで、日付を変更すると、その日に期限切れが設定されます。
  6. 開けないといったファイルは4.もしくは5.の共有リンクの期限を変更する事で再びみられるようになります。共有リンクのURLは変更されていないので問題ありません。

Box Driveの問題

組織改編などで大きくフォルダ構成を変えた場合

大きな組織改編などでフォルダ構成を変更した場合、翌日以降に於いて「Box Drive上でだけ」ファイルやフォルダが見えなくなったり、消えたりする現象が発生することがあります。全部ではなく一部のファイルだけが見えてるので、気が付きにくいのです(ブラウザ上のBoxでは問題なく表示ができています)。

この時解消法は以下の手順で行います。

  1. ​タスクトレイにある「Box」のアイコンをクリック(Box Editではない)
  2. Boxの検索といった文字のウィンドウが出てくる。右上にあるupdateをクリックして暫く待つ
  3. 画面がチラチラしたらアップデート完了。
  4. 同じアイコンを今度は右クリック⇒ログアウトを実行する
  5. スタートメニューより、「Box Drive」を探す
  6. 普通にログインする
  7. すると、見えなかったフォルダが見えるようになります
また、既存のショートカットはフォルダ名の変更に伴って、パスが変わっている為、リンク切れになります。新しくショートカットを作り直すか?以下の手順でショートカットのパスを1つずつ変更してあげる必要があります。
  1. ​ショートカットを右クリック⇒プロパティ
  2. リンクの中にあるパスをメモ帳にでもコピー
  3. 2.のパスの中にある問題の箇所(旧フォルダ名部分)を書き換えて、OKを押して保存
これでショートカットが復活します。
さらに、たくさんあって面倒!という人用にVBScriptを用意しました。こちらのサイトで配布されています。以下の手順で一括変更が可能です。
  1. Const PRECEDENT_TARGET_UNCの値にC:\から始まる、ショートカットの基準となる古いパスを入れる
  2. Const NEW_TARGET_UNC​の値には同じくC:\から始まる、ショートカットの基準となる新しいパスを入れる
  3. 保存する
  4. ショートカットファイルをvbsファイルにドラッグアンドドロップする
  5. ショートカットの2.で設定した部分が3.に置き換わって上書きされる。
以上で大量のショートカットでも手軽に変更が可能です。一度どんなふうに変わるのかテストをしてから実用しましょう。

Boxログインパスワードを変更した時

Box Driveは、ブラウザ上でBoxのパスワードを変更しても自動的にパスワード変更はなされません。そのため、ブラウザ上でパスワード変更後に、Box Driveにつながらない事象が発生します。改めて、以下の手順でBox Driveにログインし直すことで、作成済みのショートカットの類はすべて正常に動作しますので、勢いでショートカットを削除しないようにしましょう。

  1. タスクトレイにあるboxのアイコンを右クリック⇒「ログアウト」する(box editじゃないよ)
  2. スタートメニューよりBox Driveを探して起動する
  3. 起動すると、メアド入力欄のみのケースがある。その場合には下にある、「Boxアカウント認証情報を使用する」をクリックする
  4. メアドとパスワード欄が出るので、メアドと変更後のパスワードを入力する
  5. これでショートカットの類はすべて正常に戻る

図:Box Driveを起動し直す

図:再ログインし直す

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