社内で申請などで利用する様式や、外部の方に記入してもらってお繰り返してもらう書類などでは、現在一般的には「PDF」という形式がよく用いられています。Word形式やExcel形式などが以前は用いられていましたが、レイアウトが崩れる・改ざんされる・スマートフォンが主流になってきている中では、少々利用しにくいものになってきています。

しかし、PDFはもともと改ざんなどを防ぐ為の編集の出来ないフォーマットなので印刷して郵送や、記入してスキャンして送り返すなど、これはこれで不便です。そこで利用したいのが「入力の出来るPDF」を作って利用する方法です。この方法の場合、PDFなのに所定の場所に、スマートフォンやPCから直接入力して、そのファイルをそのまま送る事が可能になります。

準備するもの

作り方

まずは普通に様式を作り込みます。ここまではWordなどで普通に作れますね。問題はここから先。これをPDFにする時に、名前などの入力欄を設けて上げる必要があります。手順は以下の通り。

  1. LibreOfficeで作成済みの様式ファイルを読み込ませる。
  2. メニューより「フォーム」⇒「テキストボックス」を選択する。
  3. 入力欄を設けたい場所に、範囲指定すると、ボックスが出来る。
  4. 出現したテキストボックスをダブルクリックして設定を施してあげる(次項を参照)
  5. 設定が終わったら、メニューより「ファイル」⇒「エクスポート」を選択する。
  6. 保存する場所を指定し、ファイルの種類をPDFにしてあげる
  7. これで完成!!PDFビューアで開いてみると、テキストボックスに入力出来るようになってます。

試しにつくってみたファイルはこちらからダウンロード出来ます。このフォーム付きPDFファイルですが、PCならばAdobe ReaderやFoxit Readerなどで入力が可能です。また、Androidの場合もOneDrive PDF ViewerAdobe Acrobat Readerなどではスマフォ上から入力が出来ました(ドライブPDFビューアは入力出来ませんでした)。

図:テキストボックス挿入画面

設定を施す

そのままでも利用することが出来ますが、このフォームは細かく設定が可能です。また、テキストボックスだけでなく、チェックボックス、オプションボックス、コンボボックスなども利用可能になっています。但し、一部注意点があります。設定はフォームコントロールをダブルクリックすると設定画面が開きます。

最大文字数

最大文字数は入力できる文字数を制限する為の設定です。0で無制限に入力可能です。通常はあまり設定はしませんのでそのままで良いと思います。どうしても文字数制限が必要な時にだけ、設定すると良いでしょう。

標準のテキスト

テキストボックスにデフォルトで入力済みの文字を設定します。通常は設定しません。注意点として、設定してPDFでエクスポートするまでは良いのですが、一度保存して開き直すと文字化けします(PDFのほうは問題ありません)。この文字化け解消法がないので、あまりこの設定は利用しないほうが良いかも。また、保存形式をODT形式にすると、フォームが消えます。

枠なのですが、デフォルトは3Dになっています。凹んだボックスですね。最近のはやりは「フラット」なので、それに変更しても良いです。ただし、枠線なしにすると、入力欄が把握しにくくなるので、その場合は、「背景色」を設定で追加すると良いと思います。

テキストタイプ

通常は「1行」が設定されていますが、コメントや考察などを入力するような場合には、「複数行」にすると良いです。複数行にすると改行が可能になるので、長文入力することが可能になります。

図:テキストボックスの設定を施している様子

実際に入力してみる

こうして設定してエクスポートしたPDFファイルは、フォーム付きPDFとなり、書き込みの出来る特別なPDFファイルになっています。実際に入力してみるとわかりますが、上書き保存という概念がないので、そのまま閉じても保存されています。入力してもらってそのファイルを添付し、返してもらえれば、手書きの手間や郵送といった業務が効率化します(但し、印鑑が必要ならばペーパーレスにならないけれど)。

また、スマートフォンの各種PDFリーダーからも書き込みが可能なので、PC自体も必要ありません。

図:Android上でPDFに入力中!!

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