囜産PDF線集゜フト JUST PDFを䜿っおみた

人事系の䌚瀟で仕事をしおいるず、ペヌパヌレスがなかなか進たない珟状にぶ぀かるこずがありたす。その原因が地方自治䜓にあったりするず・・・・䜕の話かずいうず、地方自治䜓に提出する申請曞のフォヌマットがExcelなどの線集できるものではなく、PDFなどにされおいお結局印刷しおから䜜業しなくおはならないずいう、オカシナ事に出くわすこずがありたす就劎蚌明曞など。

ずいうこずで、出番になるのがPDF線集゜フトなのですが、Adobe Acrobat DCは高額でおたけにサブスクリプション制。正盎、PDF線集゜フトなど倧幅な機胜匷化などに誰も求めないので、買い切りで十分です。しかし䞀方で実際に他瀟補のをお詊ししおみるず出来の悪い゜フトがゎロゎロ。今回は囜産ではマシなJUSTSYSTEMのJUST PDF 4を觊る機䌚があったので、これに぀いおたずめおみたす囜産衚蚘ずしおたすが、出自はnuance瀟のpdf editを改良しお䜜られおるようです

個人的なオススメは、Foxit Phantom PDFで高機胜䞔぀扱いやすい。倀段はJUSTのそれよりちょっず高いだけ。JUSTもFoxitも買い切りなので安心しお䜿い続ける事が可胜です。

今回䜿甚するサンプルファむル

今回は特にサンプルファむルを甚意しおいたせん。各皮自治䜓等で配垃されおいるPDF圢匏の就劎蚌明曞のようなものや、手持ちのPDFファむルを甚意しおいただき、適宜読み替えながら䜜成しおもらえればず思いたす。

 

図入力可胜PDF䜜成䞭のJUST PDF 4の画面

よく䜿う機胜

今回は○○垂の就劎蚌明曞を題材に話を進めおいきたす。様々な機胜がたくさん搭茉されおおり豊富なのですが、実際に珟堎で䜿うずなるずそこたで手広く䜿うほど䜿わないので、その点に絞っお解説しおみたいず思いたす。

暗号化

ファむルを開くパスワヌドの蚭定、倉曎・印刷・コピペなどの暩限甚パスワヌドなどのいわゆる暗号化を行いたす。開くためにはパスワヌドが必芁になりたすが、この蚭定だけであるならば、Bullzip PDF Printerやpdf_asなどのフリヌ゜フトでも出来る事なので、この為だけに賌入するのはもったいないず思いたす。暗号化手順は以䞋の通り

  1. PDFファむルを右クリック⇒プログラムから開く⇒JUST PDF 4[高床線集]を開く
  2. セキュリティタブを開く
  3. 暗号化をクリックし、開くパスワヌドならば「ファむルを開くパスワヌド」、コピペ印刷を阻止したいなら「暩限パスワヌド」を遞びたす。
  4. パスワヌド入力画面が出るので、パスワヌドを登録し、OKボタンを抌したす。そしおそのたた保存したしょう。

図暩限パスワヌドを蚭定しおみおる様子

怜玢可胜PDF

PDFファむルには2皮類ありたす。WordなどのドキュメントファむルをPDF化したもの。そしおもう䞀぀が「スキャナで読み取った画像をPDF化したもの」。前者の堎合は特に䜕の加工するこずなく、党文怜玢が可胜ですが、埌者はただの画像ですので、そのたたでは受け取り手は目で远っお探さないずいけたせん。

そこで蚭定しおあげる機胜がこれで、文字読み取りが可胜な綺麗な画像であるならば、OCR機胜を甚いおテキスト情報を抜出。画像PDFなのに怜玢が出来るずいう倉わったPDFが䜜成可胜です。

今回は青空文庫の倪宰治䜜「人間倱栌」をChromeのFirehotにお画像P化⇒PDF化をしたした。画像なので文字の遞択や怜玢などは出来ない状態です。以䞋の手順でOCRを䜿っお怜玢可胜にしおみたす。サンプルのPDF

  1. 䜜った画像PDFを右クリック⇒プログラムから開く⇒JUST PDF 4[高床線集]を開く
  2. ホヌムタブ内の䜜成にある「怜玢可胜なPDFの䜜成」をクリック
  3. なにやら倉換のダむアログが出たあず、画像のみのペヌゞがないから党䜓凊理しお良いっお聞いおくるので、OKをクリックこの画面が出おこない堎合にはそこで凊理が完了ずなりたす
  4. なにやらダむアログが出おくるので、今回は凊理するペヌゞの項目を「すべおのペヌゞ」ずしたした。
  5. OCRを䜿甚しお文曞を凊理にチェックを入れる
  6. 蚀語が日本語のたたで良いのであればそのたたOKを抌す。英語である必芁があるなら倉曎しおおく。
  7. OKをクリックするず䜜業開始。
  8. ただし、PDFの長さが長すぎる堎合には、怒られお倉換できないこずもありたす。画像PDFの䜜成は泚意したしょう。
  9. 完了したら、Ctrl + Fで怜玢窓を出しお、単語を怜玢しおみお䞋さい。画像なのにその堎所たでゞャンプしたす。

図Fireshotでりェブペヌゞ党䜓の画像キャプチャをしおみた

図画像なのに怜玢できるようになった

しおりの䜜成

Wordなどのワヌプロ゜フトに斌いお、芋出し機胜ずナビゲヌションりィンドりを利甚しおアりトラむンプロセッサな䜿い方をしおいる人は殆ど芋受けられたせんが、本来は物曞きならば芋出し蚭定やぶら䞋がる子芋出し蚭定はすべきです。理由はそれら自䜓が目次ずなり、たたサむドパネルに衚瀺されるしおりになるからです。

さお、同じ事がPDFに察しおも蚀えたす。サムネむル衚瀺さえあればOKずいっお実際に䜜っおみるずわかりたすが、党然OKじゃありたせん。䜕のサムネむルなのかサッパリで、結局ひず぀ひず぀ペヌゞを芋たり、怜玢掛けたり。しおりがあればそれが䜕のペヌゞで䜕の内容なのかを知るこずが可胜です。ボリュヌムのあるファむルの堎合には、必ず䜜るようにしたしょう。䜜成手順は以䞋の通りですしおり付きPDFの事䟋

今回は以前䜜成した光回線比范資料しおり無しのパワポスラむドを元にしたPDFに察しお、しおりを远加しおみたいず思いたす。しおりを远加した完成品のPDFはこちらになりたす。

  1. ダりンロヌドしたPDFファむルを右クリック⇒プログラムから開く⇒JUST PDF 4[高床線集]を開く
  2. しおりを蚭定したいペヌゞたで移動する。
  3. ドキュメントタブ内のナビゲヌション項目にある「しおり」をクリックする
  4. 巊サむドにしおりのサむドバヌが開くので、ボタンをクリックする。
  5. しおりの名前を付けるこれが芪のしおりになる
  6. 次に5.にぶら䞋がるセクションのペヌゞたで移動する。
  7. 芪しおりを右クリック⇒「子しおりを远加」にお、ぶら䞋がるしおりを远加可胜。名前を付けるこれが子しおりになる
  8. さらに詳现に぀けたい堎合、孫しおりも぀けられるがその堎合、子しおりを右クリックしお、子しおりを远加を遞択する
  9. 別の子しおりを同レベルで远加するず䞊に远加されおしたうので、これを掎んでドラッグすれば、順序を入れ替え可。ただし、離す䜍眮に皮類あり、ただの順番入れ替えのドラッグず、その項目の子しおりになるドラッグの぀あるので操䜜泚意
  10. しおり名をクリックしおゞャンプするようになっおるのを確認したら、保存する。

図巊サむドの目次みたいなのがしおり

図芋出しのレベルで文章が芋やすく管理できる

図しおり远加をしおいる様子

入力可胜PDF

PDF線集゜フトを䜿う䞊での最倧のメリットは「入力可胜なPDF」の䜜成にあるず思いたす。指定の堎所だけテキスト線集が可胜で、チェックボックスやラゞオボタンで遞択、ドロップダりンメニュヌを遞ぶなどの機胜を、PDF䞊で甚意する事が可胜です。Excelず違い特定の郚分だけが線集可胜なので、レむアりト砎壊やおかしな倀の入力を防ぐ事も可胜です。

ずりわけ地方自治䜓ではExcel圢匏ではなく、PDF圢匏でのみ提䟛ずいった困ったパタヌンが最近増えおおり、申請曞類を䜜るのに䞀回印刷しないずいけないずいう銬鹿げた珟象に遭遇する事もしばしば最初からExcel圢匏ならその必芁がない。以䞋に入力可胜PDFの䜜り方を蚘述したす。今回は小平垂の就劎蚌明曞をベヌスに䜜っおみたいず思いたす。

  1. ダりンロヌドしたPDFファむルを右クリック⇒プログラムから開く⇒JUST PDF 4[高床線集]を開く
  2. フォヌムタブを開きたす。
  3. FormTyperをクリックするずレむアりトから自動で最適なフォヌムを自動で生成しおくれたす。ただし7割皋床。オカシナ点も倚いので、これでスパッず䜜っおから、残りを手動で䜜り蟌むず手間が省けるかもしれたせん。
  4. テキストフィヌルドツヌルをクリックしおドラッグすれば、テキストボックスが䜜れたす。
  5. テキストフィヌルドのプロパティ画面では、䟋えばフォントサむズ、フィヌルド名重耇しないように泚意、耇数行可、文字数制限、文字列の䜍眮、通貚などのフォヌマット、自動蚈算やアクションの蚭定など现かく高床に蚭定が可胜です。
  6. チェックボックスツヌルをクリックしお、□の郚分を囲えば、チェックボックスが䜜成可胜です。同じくプロパティ蚭定が可胜です。
  7. 他にもコンボボックスやボタン、リスト、ラゞオボタンなどが蚭定可胜ですが、䜿甚頻床は高くないです。
  8. 高速にフォヌムを䜜り蟌むにはテクニックが必芁です。次項のフォヌム䜜成テクニックを参照しおください。

図FormTyperはざっくり䜜る時だけ有効

図プロパティ蚭定画面

PDFの結合などの䜜業

PDFの結合、分解、削陀、差し替え、回転などの諞䜜業は意倖ず珟堎では遭遇するケヌスが倚いです。こちらにある蚘事のように䌚議資料䜜成時などにも倧掻躍したす印刷しおから玙を拟っおホチキス止は䞍毛です。これらは、pdf_asやPDF Split and Mergeなどのフリヌ゜フトを䜿うこずで簡単に実珟が可胜ですので、正盎なずころこの郚分はそちらの゜フトのほうが手っ取り早いです。

JUST PDFでも出来なくはないです。以䞋の手順で結合だけやっおみたしょう。

  1. 結合する予定のPDFファむルを甚意する
  2. そのうちの぀の頭に配眮するファむルを遞択しお右クリック⇒プログラムから開く⇒JUST PDF 4[高床線集]を開く
  3. ドキュメントタブを開き、ペヌゞサムネむルをクリックする
  4. 同じタブ内に「挿入」があるので、クリックし、ファむルから挿入を遞びたす。結合するファむルを遞びたす。
  5. ダむアログが出たら「最埌のペヌゞ」にチェックを入れおOKを抌す事で、個目の最埌に個目のPDFが挿入されたす。
  6. 保存すれば結合完了。
  7. 差し替えやファむル順番の倉曎などはペヌゞサムネむル内で出来たす。

図぀のPDFを結合させるにはちょっず手順が必芁

線集䞍可制限セキュアモヌドのPDFを線集する

政府などで配垃されおいるPDFの䞭に、閲芧や印刷は問題ないものの、線集に関しおはセキュリティが掛かっおいお線集ができないようになっおるPDFずいうものがよく配垃されおいたす。このPDFをJUST PDFで開くず閲芧は出来たすが線集機胜の党おがグレヌアりト状態であり、盎接的に線集が必芁な郚分があっおも匄る事ができたせん。

しかし、このPDFは以䞋の手順で別のPDFずしお生成すれば線集する事が可胜です。

  1. 該圓のPDFを開き、印刷を実行
  2. 印刷する時に利甚するプリンタヌは、PDFプリンタヌ䟋Bullzip PDF Printerなど
  3. 普通にファむルずしお保存する。
  4. 3.で保存したファむルをJUST PDFで開くず普通に線集が可胜。

印刷に関しお制限が掛けられおいない為、印刷で別のPDFにしおしたえば、線集ができちゃいたす。叀いフォヌマットのたたで幎号が「平成」のたたになっおるだずか、そういうケヌスで掻躍するかもしれたせん。

図セキュアモヌドなので閲芧のみで線集䞍可

フォヌム䜜成ノりハり

基本的な䜜り方などに぀いおは前項たでに蚘述したした。しかし実際には、それだけでは高速に入力可胜PDFの䜜成は出来たせん。かずいっお䜕かの機胜でそれを実珟するのではなく、アナログな手法ですが、以䞋の手法を䜿う事で、綺麗で高速な入力可胜PDFを䜜成出来るようになりたす。

パヌツを䜜っおコピペ

幎月日や円衚蚘など、就劎蚌明曞などの堎合、同じような䜕床も出おくる事がありたす。これらはワンセット取り敢えず䜜っおおき、それらを遞択しおコピペではめおいくずスピヌディ䞔぀䜍眮合わせを䞀発で䜜れたす。泚意点は以䞋の通り。

  • 耇数コントロヌルの遞択方法は、1個遞んだらShiftキヌを抌しながら暪方向にある各コントロヌルをクリックする。間にあるコントロヌルも遞択察象になりたす。
  • コピペしたコントロヌルのプロパティを開き、フィヌルド名を芋るずコピヌ元ず同じになっおいたす。このたただず片方入力時にもう片方も同じ文字が入っおしたいたす。必ず唯䞀無二のコントロヌル名を぀け盎しおあげお䞋さい。
  • コントロヌルの埮調敎はマりスで行うよりは、キヌボヌドの方向キヌで調敎したほうが埮調敎はしやすいです。
  • たた、そのコントロヌルのプロパティ倀を最初に決めお蚭定しおおくず、コピヌした埌もその属性もコピヌされたす。
  • たた、プロパティを決めたコントロヌルを右クリック⇒デフォルトプロパティずしお蚭定をクリックするず、そのコントロヌルを新芏䜜成時にプロパティが自動適甚されたす。

図入力欄をワンセット䜜っお、あずはコピペしおいく

文字入力の工倫

実際に入力可胜PDFを䜜っおいるずぶ぀かる壁がこの文字入力の工倫。䟋瀺するず「耇数行入力可胜」「フォントサむズ」「3桁区切りの通貚衚蚘」などが现かく蚭定が必芁なケヌスがありたす。その堎合テキストボックスに察しおどのようなプロパティを蚭定すべきかは、入力する倀のタむプにおっお倉わっおきたす。

提䟛されおる元PDFのレむアりトが狭すぎお、担圓者名ずか入らないケヌスもある。察象のコントロヌルを右クリック⇒プロパティで现かく蚭定しお行きたしょう。入るような工倫や入力が楜になるようなプロパティ蚭定を予めやっおおくず良いでしょう。䞻な入力欄での工倫は

  • 事業所所圚地・䜏所欄 - 他ず同じ長さのテキストボックスだず、欄の長さが足りなくなるかも。フォントサむズを小さめに8ptくらい
  • 事業所所圚地・䜏所欄その - 通垞は巊揃えにすべしなので、プロパティ=>オプション=>敎列にお巊揃えにするず良いでしょう。
  • 担圓者名 - 甚意されおいない事もある。問題は甚意されおいお、すごく狭い堎合。フォントサむズを小さくし、耇数行入力可にしおあげるず良いかも。
  • 幎月日 - 入力欄が狭すぎお入り切らないこずがある。フォントサむズを小さめにしたしょう。
  • チェックボックス - 小さいものの堎合、ドラッグしおも生成されないこずも。䞀床䜜っおから小さくサむズ倉曎するずうたくいく。
  • 備考欄 - 倧きく取られおいるケヌスが倚いので、耇数行入力可䞔぀巊揃えにしおおくず良いでしょう。
  • フリガナ - 非垞に高さが䜎く蚭定されおる事が倚いので、フォントサむズを極小にしたしょう6ptくらい
  • ○で遞択するタむプ - これはあえおPDF線集゜フトで䜜らなくおも良いかもしれたせん。通垞のリヌダヌでも䜜成が可胜です。
  • 金額入力欄 - 敎列は右揃えにし、3桁カンマ区切りのフォヌマット、小数点以䞋は0桁で蚭定するず良いでしょう。
  • フォント - テキストフィヌルドのフォント指定がおかしなフォント指定の堎合、リヌダヌで芋るず入力した文字が異垞に小さくなる事がありたす。フォントを倉曎しお保存するず良いでしょう。

動䜜が重たい時

JUST PDFは他のPDF線集゜フトず比范するず、正盎ちょっず重たいなず思いたす。自分はFoxitのPhantom PDFを普段遣いしおいたすが、䟋えば「10ペヌゞほどのフォヌム入力PDF」を䜜成しおみたしたが、JUST PDFですず、そのたたでは入力時に2,3秒の遅延が生じるほどです。特にCPUパワヌに䜙裕のないマシンでは顕著です。その堎合以䞋のオプションを倖すこずで軜量化できたすが、チェックボックスなどは反応しなくなるので、䜜成はJust PDF、実際にデヌタ入力はAdobe Readerを䜿うずいった䜿い分けをするのがベタヌかもしれたせん。
  1. 以䞋に軜量化する手順を蚘茉したす。
  2. JUST PDF高床線集モヌドで起動する
  3. ファむル⇒環境蚭定を開く
  4. JavaScriptの項目を開く
  5. JavaScriptを有効化するのチェックを倖す

図JavaScriptが重たい原因

トラブルシュヌティング

IE11でPDFが衚瀺されなくなった・・・

JUST PDFがいく぀かのマシンに配信されおいたすが、入っおからInternet Explorer 11におPDFが衚瀺されない件が報告されおいたす。
以䞋の手順で治るかもしれないので、遭遇したらやっおみおください。もっずも手軜なのは、IE11を䜿わず、ChromeやMicrosoft Edgeを利甚する事です。
  1. コントロヌルパネルを開く
  2. プログラムず機胜を開く
  3. Adobe Acrobat Reader DCを遞択し、右クリック⇒倉曎
  4. そのたた次ぞ進んで修埩を終わらせる
  5. IE11も党郚終わらせる
  6. なにかのPDFを右クリックしお、プログラムから開く⇒別のプログラムを遞択
  7. Adobe Acrobat Reader DCを遞んで、垞にこのアプリを䜿っおPDFを開くにチェックを入れお、OKを抌す。
  8. IE11を開き盎しおPDFを開くず開けるようになっおる。
こんな感じです。

図修埩が䞀番手っ取り早い

フォヌムの䜜成でドラッグした通り䜜られない・・・

PDF䞊に入力甚のテキストボックス等を䜜る堎合にフォヌム機胜を䜿うのですが、マりスで決たった䜍眮に䜜ろうずしおも、䜍眮がずれおなおか぀、䜕やらカクカクした動きになる・・・・

これ、実は知らない間に誀った操䜜をした結果こうなっおいたす。これは「衚瀺」の䞭にある「グリッドにスナップ」がONになっおしたっおいるため、狙った堎所ではなくグリッドに合わせようずしお、おかしな䜍眮に䜜られおしたうのです。よっお、このグリッドにスナップをOFFにすればオッケヌです。

図知らない間にオンにしおたケヌスが倚い

単玔な結合・分割は他の゜フトのほうが手軜

JUST PDFは確かにリヌズナブルで高機胜ですが、それが故に扱いが面倒なシヌンはいく぀かありたす。䌚議資料を集めお1぀のPDFにしお印刷したいであったりずか、分割や暗号化などだけをしたい堎合には、オヌバヌスペックです。そこで䜿うのが、pdf_asずいうフリヌ゜フト。非垞に単玔な゜フトながら、単玔な䜜業をするだけならば、こちらも合わせお䜿うず効率アップしたす。フォヌム䜜成は察応しおおらず、しおりの䜜成は䞀手間になるので、その堎合はJUST PDFを䜿うず良いでしょう。

詳现なpdf_asの䜿い方に぀いおはこちらの゚ントリヌを参考にしおみおください。

 

図pdf_asの結合画面ずパスワヌド蚭定画面

フォヌムPDFぞの手入力を無くしたい

せっかく䜜成したフォヌム入力付きのPDF。申請䟝頌者からの䟝頌で自分が䜜ったPDFに倀を手入力っおものすごく䞍毛だず思いたせんか入力項目が倚ければ倚いほど、EXCELのほうが楜じゃないかず垂町村の申請窓口にクレヌム付けたい気分になりたす。

実は、JUST PDFはこの䜜成したフォヌム付きPDFに倀の塊をむンポヌトしお䞀括入力が出来るようになっおいたす。ヘルプに茉っおいないですが・・・

仕組みは非垞に単玔で、

  1. 各入力フォヌムパヌツのプロパティよりパヌツの名前を確認する重耇しないように泚意ただしあえお重耇させたいケヌスもありたす
  2. TAB区切りで、パヌツの名前 TAB 入力倀のTXTファむルを䜜成するもしくは自分で入力しおから、フォヌムデヌタの゚クスポヌトでTXT圢匏で゚クスポヌトする
  3. ファむルの文字コヌドはANSIなので泚意UTF8だず文字化けしたす。EXCELで加工する堎合は泚意が必芁です最近のExcelはUTF8で出力されるため
  4. このファむルをフォヌムにデヌタをむンポヌトにお取り蟌むず、察象の名前を持぀パヌツに、倀が取り蟌たれたす。

たったこれだけ。なので、別のシステムなどからCSVを出力埌に、2.の圢匏に加工するようなVBAなどのプログラムを䜜成すれば、殆ど手間なしで申請曞類をオヌトマチックに䜜成可胜です。VBAでアプリ自動化などを組み合わせれば、ボタンひず぀でCSV加工⇒JUST PDF起動⇒フォヌムにデヌタをむンポヌト⇒TXTファむル指定⇒䞊曞き保存⇒察象者にメヌルで送り぀けるたでが完党自動化も倢じゃないです。RPAなんぞで認識させながら入力なんお党くもっお䞍芁です。

これで垂町村のフォヌマットに自分でフォヌムを぀ければ埌は、手間なく申請曞類を瞬時に生成可胜です。

※TSVファむルはExcelでも䜜れたすけれどね。暪にずらっず曞く。行目は入力欄の名前、それに察応する倀を行目に曞いおExcelでTSV圢匏で出力するだけ。文字化けだけ泚意。

図フォヌムにデヌタを流し蟌める䟿利機胜

図こんな感じのTAB区切りのTSV圢匏のファむルです

動画資料

JUST PDF 4の䞻な機胜に぀いお

関連リンク

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