4月はGoogleのプロダクトが一斉にアップデートされたり、廃止されたりする大掃除の月と言われて来ましたが、今回さらにGMailで大規模アップデートがありました。今回のアップデートはこれまでのメーラーとしての機能の壁を更に超えたものになっているみたいな話があったので、1つずつ試してみました。

この機能は2018年4月25日より、通常のGoogleアカウントより配信が開始されています。G SuiteではEarly Adapter Programとなっているので、Adminから設定変更が必要です。説明に関してはこちらのページに既に日本語で用意されています。これらは、スマートフォンアプリにも反映されているようです。

※全ての機能が一斉に使えるわけではないようです。一部の機能がまだ表示されていないものもあります。今後少しずつ公開されていくものと思われます。

図:全体的に丸い感じの印象のUI

新しいGMailを有効にする

通常のGoogleアカウントの場合

既にリリースされていますが、任意に有効にしなければまだ反映されていません。反映の仕方は至極簡単です。

  1. 右上の歯車アイコンをクリックします。
  2. 新しいGmailをお試し下さいをクリックします。
  3. 色々メッセージがでますが進めます。これで完了!!
  4. ビューの選択に関して問われるが、「デフォルト」でOK。最小にするとメールのレコードが必要最小限の表示になります。後からでも変更可能です。
  5. 元のUIに戻す場合は同じ場所にある「従来のGmailに戻す」をクリックすればOK.

図:設定変更はここをクリック

G Suiteアカウントの場合

G Suiteの場合には、管理者としてadmin.google.comより設定変更が必要です。設定変更方法は以下の通りです。直接設定画面に入る場合にはこちらのリンクをクリック。

  1. 管理コンソールにログインし、アプリに入る。
  2. G Suiteに入り、Gmailをクリックする
  3. 詳細設定に入る
  4. 全般設定の下のほうにある「新しいGmail以降ユーザプログラム」を見る
  5. 「ユーザーがGmailの新しいUIと機能にアクセスするのを許可する」にチェックする
  6. 右下の保存ボタンをクリックする
  7. 後は通常のGoogleアカウントと同じ。ただ設定変更からこのメニューが出るまで暫く時間(1時間程度)掛かります。

図:G Suiteの場合、すぐには使えません

Gmailの新機能

今回追加された新機能について試してみました。とりわけ大きな変更は、Mission Impossibleばりに自動的に消滅するメールが使えるようになった点でしょうか。また、オフラインGmail機能もトンネルの多い新幹線ユーザにとっては嬉しい機能かもしれません。

情報保護モード

情報保護モードは通常のGMailアカウントでも利用できます。このモードは非常にサイバーな機能で今回のアップデートの中でも一番大きな機能追加になると思います。

  1. メールが読める期間を指定できる。指定期間後自動的に消滅する
  2. メールの転送や複製、ダウンロード、印刷を制限されます。
  3. 個別のメールに対しての開封の為に二段階認証(SMSなどを使った)を設定出来る

新規作成や返信などで利用できる時限式メールです。

実際に送る時には、メール作成画面の左下の時計のようなマークをクリックし、消滅する時間を設定、SMSパスコードを使う場合には、相手の電話番号を入力します。こうすることで、相手の電話番号でSMSに書かれたコードを利用しないと開封自体も出来なくなります。

図:時限式メールを設定できるのがサイバー感たっぷり

図:時限式メール作成画面はちょっと変わった画面

図:自分のではなく相手の携帯電話番号を入れます

受信者側は、以下の図のように「View the Mail」のボタンが付いたメールが届きます。ボタンをクリックすると、パスコード送信画面が出て来るのでクリック。開封者の携帯電話にSMSが飛んでくるので、届いたら6桁のVerification Codeを入れます。すると5分間だけ開く事が可能になります。

有効期限が来ると、メールは開けなくなりますので注意が必要です。もちろん、印刷もコピペも出来ません。

図:SMSパスコードが設定されてるメール

右サイドバーの機能

右側にサイドバーが付くようになりました。このサイドバーはGMailからカレンダーやKeep、タスクに関して素早くアクセスする為の機能で、アドオンなどでも強化が出来るようになっています。メールを見ながら、カレンダーやKeepに追記し、忘れないようにするお手軽機能ですね。別途カレンダーやKeepを開いておいて行ったり来たりが必要なくなりました。

図:直接開けて手間が掛かりません

スヌーズ機能

スヌーズとは、目覚まし時計アプリでもおなじみの、もう一度アラートを表示してくれる機能で、指定時間後に再度メールを再表示してくれる機能です。取り敢えず後で対処するとしてメールを開いたのはいいけれど、そのまま忘れて仕事を取りこぼすなんて事がこれで防げます。スヌーズ機能は、

  1. メールを選択(もしくはフローティングメニューから)
  2. 時計のアイコンをクリック。
  3. 時刻を指定する

指定されたものはスヌーズ中というボックスに表示されるようになります。

図:これでメールの返信忘れも防げるかな?

オフラインGmail

これまでもあったChromeの拡張機能によるオフラインGmailではなく、ネイティブでオフラインGMailがサポートされました。解説ページは既に用意されています。G Suiteの場合、管理コンソールで設定が必要です。。設定方法は以下の手順

  1. 管理コンソールの「新しいGMail先行ユーザプログラム」でユーザが新しいGmailの新しいUIと機能にアクセスするのを許可します。
  2. 保存ボタンを押す。1時間ほどで使えるようになります。
  3. GMailを開き設定画面を開く
  4. オフラインを開き、オフラインメールを有効にするをチェックする
  5. セキュリティからオフラインデータをパソコンに保存するにチェックする

この機能はオフラインであっても

  1. メールを作成し送信できる(自動的にオンラインになると送信されるようになる)
  2. 30日間の分だけ、メールの検索や削除、ラベルを付けるなどの作業が可能になる。

Thunderbirdのようなメールクライアントアプリケーションがより不要になってきましたね。

図:オフラインの設定関係

Google Labsの機能が正式な機能に

これまではGoogle Labsとして実験的な機能として提供されてきた機能が、正式にGmailの機能として使えるようになっています。といってもこれまでと対した変更はないのですが、メールの詳細設定から機能をオンにすると使えるようになります。有効にしたら、一番下にある変更を保存ボタンを押すのを忘れずに。

例えばライブプレビューをオンにするとメールを触ると、右側のペインにメールの内容が出てくるようになるので、3ペイン運用でメールを流し読みが可能になります(行ったり来たりがなくなる。ライブプレビューは右上の「ウィンドウ分割モードを切り替え」をクリックすると使えるようになります。

図:元々Labsであった機能が使えます

図:ライブプレビュー機能

また、業務で即使えそうなものとしては、返信定型文機能で、これを使う事で複数の署名を擬似的に使いわけるといった事や、冒頭の挨拶文などをスパッと入れ込む事が出来るようになるなど、非常にありがたい機能が使えるようになります。

図:この機能は凄く便利です

AI機能が強化

この機能はまだ公開されていないようですが、あまり購読していないメールマガジンなどに対する「購読解除の提案」や、重要なメールに絞って通知をする機能が搭載されるようです。メールボックス上でそれらの提案が表示されるようになり、ユーザは邪魔なメールを効率よく排除できるようになるようです。

まだ未公開となっているので確認できたら使ってみたいと思います。

受信トレイの新機能

危険なメール警告機能

GMailは非常に優秀なAIが搭載されており、以前より迷惑メールや危ないメールに関しては自動で迷惑メールボックスに移動させられるようになっています。ウイルス付きメールやフィッシング対策が目的ですが、一部の標的型攻撃ではまだ、受信トレイに出現する可能性もあります。これらに対して、危ないメールに対して明確な警告を出すようになっています。

以下の画像のような表示が出た場合、フィッシングやウイルス付きの可能性が高いので警戒して下さい。

図:わかりやすい警告表示が出ます

添付ファイルがわかりやすくなった

メールに添付ファイルがついてると、どんな添付ファイルがついているのかがわかりやすくなりました。しかも直接メールを開かずに添付ファイルを開くことが出来るようになっています(Googleスプレッドシート等)。申請書類系の中身をバンバン読んで流す時には便利な機能ですね。

図:メールスレッドの下に添付ファイルが見える

受信トレイの表示間隔

これまではメールスレッド一覧表示は1種類の表示方法でしたが、今回のアップデートよりさらにメールスレッドの表示間隔を詰めてより多くのメール一覧を表示できるようになりました。ただ、目が疲れるので自分はあまりこの機能はどうだろう?と思う所ですが、大画面だと有効かもしれません。

セットアップ時にも出ますが、右上の⚙歯車をクリック、表示間隔をクリックすると設定が可能になっています。

図:ビューの選択画面

図:一番狭くするとこうなる

ラベルの直接編集

左サイドバーには、受信トレイやラベルを付けたものがずらっと出てきますが、この画面から直接ラベルを追加・編集する事が可能になりました。左サイドバーの一番下のほうまでスクロールすると、「新らしいラベルを作成」があるので、クリックするだけです。

図:ラベルは作り過ぎに注意

フローティングメニュー

メールのスレッドをマウスカーソルで上に載せると、右側にフローティングメニューが出てくるようになりました。このメニューから削除や返信、アーカイブやスヌーズがすぐに出来るようになっています。メニューを探す手間が省けますね。

関連リンク

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