Microsoft365のOutlookで自動応答メッセージを装備する
企業ユースだとMicrosoft365を利用してる企業も多いかと思います。特に利用されているものの１つとして、Outlookがありますが、このOutlookにはいくつかの自動応答メッセージ設定が存在します。
自動応答メッセージは、長期不在時やお客様からの問い合わせに対する受付メッセージなど様々なシーンで利用する事が可能です。但しそれぞれちょっと癖があるので注意が必要でもあります。
クライアント側で自動応答
通常使われる不在通知
これは極一般的に使われている、休暇や長期出張などでメール応答出来ないときに設定されるものです。設定方法は以下の通り。
- Outlookを起動して、ファイルを開く
- 自動応答(不在時)をクリックする
- 自動応答を送信するをチェックする
- 期間指定がある場合には、次の期間のみ送信するの設定を入れて、日付の期間を指定します。
- 自分の組織内と組織外の2つの自動応答メッセージを設定可能です。
- さらにルールをクリックすると、複数の条件に基づく判定を行い、メール送信をしてくれるようになります。ついでにメールフィルタ処理などのルールも追加が可能なので合わせて行っておくと良いでしょう。
図：自動応答メッセージもルール使えるんですよ
ルールを使った自動応答設定
仕分けとルール通知を利用して、クライアント側での自動処理でもメール返信は可能です。こちらは自動応答だけではなく、メールフィルタなどの様々な自動処理を行うためのものですが、Outlookが起動していないと適用されないものになるので、注意が必要です。また、クライアント側とサーバー側でそれぞれルールをつくれず、どちらか一方での保存となります。通常はサーバ側でしておくべきでしょう（サーバー側の設定は次項にて）。
今回はクライアント側で作る場合の設定になります。
- ホームタブにある「ルール」をクリックする
- 新しい仕分けルールをクリックします。
- 受信メッセージにルールを適用するを選択し、次へ進む
- 次の設定では細かな条件を作り込みます。今回は試しに自分だけに送信された場合を選んでみました。
- 何をするか？設定する項目では、「特定のテンプレートを使って返信する」を選択します。このテンプレートは後述します。
- 下のステップ2の特定のテンプレートをクリックして、拡張子がoftのテンプレートファイルを選びます。
- この時、特定のフォルダに入ってるものを選ぶ場合、フォルダーの場所を「ファイルシステム内のユーザテンプレート」を選びます。
- 参照をクリックして、oftファイルが入っているフォルダを選びます。
- すると、oftファイルが列挙されるので、使いたいテンプレートを選び開く。
- 完了を押して、ルール画面で適用を押します。
さて、今回は自分で作ったテンプレート（oftファイル）を指定しています。このファイルは簡単に作れます。以下の手順でつくって、好きなフォルダに格納しておきましょう。
- メールを新規作成する
- 件名には自動応答にふさわしいタイトルを入れます。本文は自動応答メッセージとなります。
- ファイル⇒名前をつけて保存をクリック
- ファイルの種類をoutlookテンプレートにして、適当なファイル名をつけて保存します。
- これでテンプレートファイルは完成です。
図：どちらか一方にしかルールは作り込めない
図：ルール管理画面
図：テンプレートファイルの作成
サーバー側で自動応答
さて、前項ではクライアント側でのメール仕分けルールを使っての自動返信を実現しました。しかし、これではそのクライアントで受信しないとメール返信はされません。そこで使うのがサーバ側（Exchange Server）を使ったメールの返信になります。24時間365日サーバで受信され次第自動で応答するので通常はこちらを使うべきでしょう。
- ホームタブにある「ルール」をクリックする
- 新しい仕分けルールをクリックします。
- 受信メッセージにルールを適用するを選択し、次へ進む
- 次の設定では細かな条件を作り込みます。今回は試しに自分だけに送信された場合を選んでみました。
- 何をするか？設定する項目では、「通知メッセージを使ってサーバーで返信する」を選択します。
- 下のステップ２では、通知メッセージをクリックし、クライアントの時と同様にメールタイトルと本文を入れておきましょう。共有メールボックスであっても使えるはずです。閉じて保存するだけで完了です。
- 完了を押して、ルール画面で適用を押します。
この設定はクライアント側でだけ修正や変更が可能です。Outlook Web版でも存在は確認できますが、変更や修正はできません。
図：サーバーに設定する項目を選ぶ
図：Web版だとこのルールは見えるが編集できない
Power Automateを使って自動応答
以前は、Microsoft Flowと呼ばれていたIFTTTのようなタスクランナーサービスが、Power Automateという名前でリニューアルされました。このPower Automateですが、Flowの時のタスクランナー機能に加えて、デスクトップ操作を記録するRPA機能も追加されています(UIフローという機能です)。このUIフローですが、Selenium IDEを使って実現されているとの事なので、ChromeもしくはEdgeブラウザが必要です。
さて、今回はUIフローのお話じゃないので、Power Automateにて受信したメールに対して自動応答メッセージを送るフローを作ってみようと思います。ただし、現時点では、「特定ドメインのメール」という条件で発火させる事ができません。細工が必要です。
- Power Automateを起動する
- マイフローをクリックする
- 上にある「＋新規」をクリックする
- 自動から作成を今回はクリックします。
- フローに名前をつけて、フローのトリガーではメールと検索し、「新しいメールが届いた時（V3）」を選びます。
- 作成ボタンをクリックする
- フォルダーでは、どのフォルダーにメールが来たら・・・を選ぶので、フォルダアイコンをクリックして、「受信トレイ」を選びます。
- 詳細オプションでは、例えば「差出人」に特定のメアドを入れたりして条件を設定します。
- 次のステップをクリックする
- アクションを選ぶ画面っでは、「メールに返信する（V3）」を選びます。
- メッセージIDの欄をクリックすると、右にサイドバーが出る。動的なコンテンツでは、「メッセージID」を選びます（これで元のメールに対してのReplyになります）
- 本文を書き、詳細オプションが必要な時は、追加します。
さて、特定のドメインからのメールについてだけ処理をしたい場合には、フローに１個「制御（条件）」というものを挟んで、条件判定の結果、メールの返信を行うようにする必要があります。今回は「差出人」に「次の値を含む」にて、「google.com」としました。これでGMailから発信されてるメールは、条件に合致したら、返信する仕組みです。
※また、個人宛ではなく共有メールボックス宛のメールでも使えることを確認。その場合は、「新しいメールが共有メールボックスに届いた時（V2）」を選択し、同じように条件とフローを作れば、きちんと返信してくれます。条件判定は１個に複数入れられるので、すっきりした状態で運用可能です。（ただこの時の条件では、差出人じゃなく開始というものを選ぶ必要がある・・・誤訳か？）
図：自動化フローの作成画面
図：メール返信設定
図：条件判定パーツで色々詳細に作り込める
図：共有メールボックスの自動応答の事例
