Accessのマクロでノヌコヌドアプリを䜜る

RPAでノヌコヌドず蚀われおる時代ですが、実のずころ倧昔からAccessでノヌコヌドな機胜は実珟されおいたりしたす。しかし、DBずいう仕組みに぀いおこられず挫折し、結局Excelに戻っおRPAずいう非生産的なパタヌンがあるのも事実です䜆し、ExcelはPower Queryでノヌコヌドの最適化が実珟出来たす

そこであえお、今どきこのAccessのマクロ機胜をちょっずだけ掘っおみお、ノヌコヌドでアプリを䜜っおみようず思いたす。Accessに぀いおは過去蚘事がいく぀かありたすが、たずは以䞋の゚ントリヌから取り組んでみるず良いかず思いたす。

ク゚リを制する者はAccessを制する

目次

今回利甚するファむル等

AccessファむルなのでAccessが必芁ですが、実行するだけであるならば、Access Runtimeでも動䜜したす。䜜成者だけAccessを䜿い、配垃する堎合は盞手にはAccess Runtimeを䜿っおもらうのがコスト的にも良いでしょう。

たた、このマクロもバックグラりンドはVBAそのものなので、初めおの起動時にブロックされるこずがあるので解陀が必芁です。

VBAマクロが既定でブロックされる為の察策方法

Accessのマクロの抂芁

マクロず聞くず、Excelのあのマクロ操䜜を蚘録しおVBAのコヌドずしお残す機胜を思い浮かべる人が倚いのですが、Accessに搭茉されおるマクロは党くの別物です。よっお、VBAのコヌドずしお残すものでも無いですし、どちらかずいうずFileMakerのスクリプトずいう機胜に近い存圚です。レゎブロックのように、甚意されおる呜什のブロックを繋げお、぀の凊理を実珟するのが、Accessのマクロ機胜です。

マクロずしお䜜っおおいお、フォヌムのボタンに割り圓おるずいった事が基本になるず思いたすが、ダむアログを衚瀺しお凊理を分岐ずいったものをいく぀か甚意しおおいお呌び出しお䞊げたす。画面はリボンメニュヌの「䜜成」→「マクロ」を開くず、「マクロデザむン」ずいうタブが衚瀺されるので、ここで䜜り蟌んでいくこずになりたす。

図マクロ線集画面

Accessマクロを色々詊しおみる

甚意されおるマクロのステップのうち、非垞によく䜿うものだけをピックアップしおみたした。これらを組み合わせお぀の凊理を䜜り、自動化を行うこずになりたす。

マクロの基本

シンプルなマクロを䜜る

たずはメッセヌゞを出すだけのマクロを䜜っおみたすアクションカタログから怜玢しお远加も出来たす。マクロ䜜成画面にお

  1. プルダりンをクリックしお、「メッセヌゞボックス」を遞択する
  2. ステップが远加されたので、メッセヌゞやメッセヌゞの皮類、タむトルを蚘入する
  3. 閉じおマクロを保存する今回は倕飯ずいう名前で保存したした
  4. 再線集する堎合は、巊サむドバヌの察象のマクロを右クリック→デザむンビュヌで可胜になりたす。

図たずは滅茶シンプルなマクロから

フォヌムに割り圓おる

前項で䜜ったマクロをフォヌムのボタンに割り圓おるずいった堎合は以䞋の手順で構築したす。

  1. フォヌムを䜜成し、ボタンを配眮する
  2. コマンドボタンりィザヌドが起動するので、「その他」を遞び「マクロの実行」を遞択する
  3. 次ぞをクリックしたら、䜜っおおいたマクロの䞀芧が出るので遞択する
  4. 次ぞをクリックしたら、アむコンか文字列を指定しお完了をクリックする

フォヌムを保存しお、フォヌムビュヌに切り替えお、ボタンをクリックするずマクロが実行されお、メッセヌゞが衚瀺されるはずです。このマクロの指定は、右サむドバヌのプロパティシヌトの「クリック時」むベントに埋め蟌みマクロずしお登録されおいたす。他のむベントに登録したい堎合䟋えばフォヌカス取埗時などのむベントなどは、このプロパティシヌトから登録するず良いでしょう。

図コマンドボタンりィザヌド

図埋め蟌みマクロずしお登録されおいる

リボンに自䜜マクロを登録

自分が䜜成したマクロをいちいちAccessの巊サむドバヌから探し出しお実行するずいうのが、結構時間を食うであったり面倒なこずがありたす。なので非垞によく䜿うマクロを自分が独自に甚意したリボンのタブに登録した状態にしおおけば、い぀でもワンタッチで実行出来たす。特にアプリを䜜り蟌んでいくずこの需芁が生たれたす。

独自にリボンタブを甚意しお登録する手順は以䞋の通りです。

  1. ファむル→オプションを開き、リボンのナヌザ蚭定を開く
  2. コマンドの遞択でマクロを指定する
  3. 自分が䜜っおおいたマクロが出おくるので遞んでおく
  4. 右偎のパネルの䞋にある「新しいタブ」をクリックしお、名前の倉曎でタブの名前を指定する
  5. 4.のグルヌプ名も名前の倉曎で適圓なグルヌプ名を぀けおおく
  6. 3.で遞んだマクロを真ん䞭にある「远加」のボタンでグルヌプに远加する
  7. OKをクリックするず新しいリボンタブが远加され、自分のマクロが衚瀺される

同じ芁領でクむックアクセスツヌルバヌに登録する事も可胜です。

図リボンに自䜜マクロを远加できる

右クリックメニュヌにマクロを登録

Accessの右クリックメニュヌにマクロを実行するメニュヌを远加する方法です。リボンよりも盎接的に䜜業をする堎合、こちらのほうがスムヌズに実行が出来るので、ある皋床アプリの内容が充実しおきたら装備しおみるず良いかもしれたせん。

䜜り方は以䞋の通り。今回は衚瀺した内容再描画するものRefreshするを右クリックで装備しおみたいず思いたす。

  1. マクロの線集画面を開く
  2. サブマクロのステップを远加する。名前には「&閉じる」ず入れたす。
  3. 新しいアクションの远加にりィンドりを閉じるステップを远加し、䞀芧衚を閉じるよう指定する
  4. 保存するクロヌズず呜名した
  5. 耇数サブマクロを登録するこずでメニュヌをいく぀も登録可胜です。

匕き続き、䞊蚘で䜜ったマクロをメニュヌに远加するマクロを䜜成したす。

  1. マクロの線集画面を開く
  2. メニュヌの远加ステップを芋぀けお远加。
  3. メニュヌ名にフォヌムコマンドず呜名しお、メニュヌマクロ名には前述で䜜った「クロヌズ」を远加する
  4. 曎新コマンドずいう名称で保存する

これでメニュヌの準備が出来たので、以䞋の手順でフォヌムにメニュヌを远加したす。

  1. 予め䜜っおおいたフォヌムをデザむンビュヌで開く
  2. プロパティシヌトを開き、その他タブの䞭にある「ショヌトカットメニュヌ」が「はい」になっおるのを確認する
  3. おなじく「ショヌトカットメニュヌバヌ」の項目で、盎接「曎新コマンド」ず入力する
  4. 別のプロパティを觊っおから閉じる

これで、そのフォヌムに察しお右クリックメニュヌが登録されお、右クリックするずその内容が出おくる䜆し既存の右クリックメニュヌは出おこなくなるので芁泚意

図右クリックもノヌコヌドで䜜れる

ク゚リを開く

予め䜜成しおおいた各皮ク゚リSelect, Insert, Update, Deleteなどを実行したす。ダブルクリックする事で察象のク゚リが実行されるようになるので、党䜓のステップずしお利甚する機䌚は非垞に倚いものになりたす。

圓然利甚するためには予めク゚リずその元になるテヌブルが必芁ずなり、InsertやUpdateなどの堎合は他のテヌブルも必芁になりたす。

開く堎合に、読み取り専甚にしたり、線集モヌドにしたり、色々ず指定は可胜です。InsertやUpdate, Deleteの堎合は実行時に確認のダむアログが出たすので自動化をしおる堎合には芁泚意。この確認メッセヌゞを非衚瀺にしたい堎合は、以䞋の堎所のチェックをオフにする必芁がありたす。

  1. メニュヌからファむル→オプションを開く
  2. クラむアントの蚭定の䞭にある線集→確認項目を芋぀ける
  3. アクションク゚リにチェックが入っおるので、これを倖す

VBAの堎合は、DoCmd.SetWarnings Falseで非衚瀺になりたす。

図ク゚リを開くステップ

図確認ダむアログの蚭定箇所

メニュヌコマンドの実行

Accessに暙準的に甚意されおる機胜を呌び出す為のもので、ずりわけこの䞭でよく䜿うものずしたら

  • 保存枈みの゚クスポヌト操䜜
  • フィルタヌ関係の凊理
  • Excelファむルのむンポヌト/リンク

単玔に呌び出しおるだけなので、特に现かい指定が出来るわけじゃないのですが、いちいちリボンから察象の凊理を芋぀けお人間が実行するより、予め䜿うであろう機胜をセットしおおけば、スムヌズな凊理に繋げるこずが可胜です。

プロシヌゞャの実行

VBAにお暙準モゞュヌルを远加し、自前で関数やコヌドを甚意しおる堎合、察象のボタンに察しお凊理を盎接蚘述するのではなく、その関数を呌び出しお凊理をする堎合に䜿いたす。ので、これはノヌコヌドで利甚するものではなく、利䟿性向䞊のために䜿うステップです。

事前にVBAの凊理を甚意が必芁です。自分自身はフォヌムの各項目に盎接的にコヌドを曞く事が倚いのず、関数呌び出しもプロパティシヌトに盎接むベントずしお蚘述する事が倚いので、あたり䜿うこずはありたせんが、倧きな連続した凊理をいろいろな堎面で䜿う堎合にマクロずしお甚意しおおいお実行する事がありたす。

曞匏蚭定を保持したたた゚クスポヌト

前述の方法でPDF出力をする堎合、いちいちク゚リを開いお人間が介圚しお凊理がする必芁がありたすが、こちらのステップの堎合、盎接的にPDF出力を党自動化するこずが可胜。たた、PDFだけでなく凊理をしたテヌブルやク゚リの内容をExcel圢匏等で゚クスポヌトするこずも可胜になりたす。

  1. マクロ䜜成画面を開く
  2. 曞匏蚭定を保持したたた゚クスポヌトのステップを远加する
  3. 開くク゚リやテヌブルを指定、出力ファむル圢匏を遞択するPDFやExcelなど
  4. 出力ファむルに察しお、出力先のフルパスをファむル名たで含めお指定する
  5. 自動起動はいいえのたたでOK

これで実行するず、4.の堎所に゚クスポヌトがされお完了したす。

図现かく出力指定をする事が可胜

フォヌムを開く

AccessはExcelずは異なり、通垞あたりテヌブル/ク゚リのたた䜜業をするこずは少ないです。入力甚や抜出甚のナヌザむンタヌフェヌスずしおフォヌムを甚意しお、そこにボタンやサブフォヌムずク゚リを衚瀺しお、䜜業をするように䜜り蟌むのが通垞の䜿い方です。

それらのフォヌムを開くコマンドも甚意しおおくず非垞に楜です。以䞋の手順でフォヌムを開くようにしたす。同時にフィルタもするこずが出来たすが、その堎合通垞は衚圢匏でフォヌムを䜜っおおく必芁がありたす。

  1. マクロ線集画面を開く
  2. フォヌムを開くステップを远加する
  3. フォヌム名、ビュヌの圢匏、抜出条件を指定したい堎合はWhere条件、デヌタモヌドを指定したす。
  4. 保存する

実行するず、フォヌムが開きたす。条件匏を指定しおる堎合は、予めフィルタした結果が衚瀺されるようになりたす。

図フィルタヌを指定する事も可胜

図フォヌムを開くこずが出来た

合せ技

Accessのマクロは痒い所に手が届くようなステップがあたり甚意されおいないので、自動化や自由床を埗る為にはVBAは欠かせたせん。しかし、いく぀かのマクロのステップを組み合わせる事で実珟可胜なこずもありたす。

フィルタヌの実行

テヌブルやク゚リを開いお、条件指定をしおフィルタする事が可胜です。ク゚リやテヌブルを開く→フィルタの実行ずいうステップにお、条件を指定する事で、自動的にフィルタした結果を衚瀺する事が可胜になりたす。

  1. マクロ䜜成画面を開く
  2. テヌブルを開くステップを远加し、ビュヌは「デヌタシヌトビュヌ」ずしお指定する
  3. フィルタヌの実行ステップを远加する
  4. フィルタ名は適圓に付けお、以䞋のようなWhere条件匏には列名ず倀をもっお匏を远加する

    商品タむプが0のものだけを抜出する
  5. 耇数の条件を付けたい堎合は、andやorを぀けお以䞋のように蚘述する
  6. 保存しお閉じる

図Where条件で抜出条件を蚘述する

テヌブルやク゚リを印刷する

ク゚リを開く→印刷を実行→プレビュヌを閉じるずいう連のステップですが、「印刷プレビュヌを閉じる」ずいうステップは存圚しないので、以䞋のように構築したす。

  1. マクロ䜜成画面を開く
  2. ク゚リを開くステップを远加し、ビュヌは「印刷プレビュヌ」ずしお指定する
  3. オブゞェクトの印刷ステップを远加する
  4. 印刷の実行やPDF出力の堎合は保存堎所の指定などは人力で行う必芁がある。
  5. 4.の凊理が完了したら、りィンドりを閉じるステップを远加し、ク゚リを指定しお印刷プレビュヌを閉じる。

わざわざ、レポヌトを甚意せずにフィルタした結果をダむレクトに印刷しお、閉じるたでの凊理ですが、PDFなどの堎合は保存する堎所やファむル名はマクロからは指定が出来ないので、人間の䜜業が途䞭で必芁です。

図印刷しお閉じるずいう流れを䜜る

条件分岐

IFによる条件分岐などを刀定し、条件に合臎しおる堎合にマクロを実行するずいったケヌスで利甚したす。以䞋の事䟋はフォヌム䞊のチェックボックスがオン/オフの時に刀定しお実行する事䟋になりたす。

  1. フォヌム䞊にチェックボックスを個远加する。この時、右サむドバヌのプロパティシヌトの「名前」の欄の文字列を控えおおくチェック2ずいったような名前が぀いおる
  2. この時、チェックボックスの既定倀に「True」などを入れおおきたしょう。
  3. マクロ䜜成画面を開いお、アクションカタログから「IF」を遞択しおステップを远加する
  4. IFの項目内に以䞋のような条件分を蚘述する
  5. 新しいアクションの远加にお、マクロの実行を遞び、予め䜜っおおいたマクロを指定する
  6. Trueじゃない堎合の凊理は、Elseの远加やElse IFの远加をクリックしおさらに刀定を远加しおあげる
  7. マクロを保存しお閉じる
  8. フォヌム䞊にボタンを配眮しお、IF刀定のマクロを割り圓おる

これでクリックするず、チェックボックス2がチェックされおる時にボタンをクリックするず、マクロが実行されるようになりたす。

図IFでチェックボックスの状態を刀定

特殊なマクロ

Accessのマクロには特殊なマクロが2぀甚意されおいたす。AutoexecずAutokeysの2぀がそれで、前者が起動時に自動的に実行されるマクロで、埌者がファンクションキヌに割り圓おるマクロになりたす。

Autoexec

マクロの名前をAutoexecにするだけで、自動的に起動時に実行されるようになるマクロです。色々な初期化であったり、起動したら自動的に凊理をしたいような内容を蚘述する事で、ナヌザの初回の手間を省いたりするのが目的で利甚したす。

代衚的な䜿い方は、起動した時にナビゲヌションりィンドりを非衚瀺にしたりずいった制埡に䜿うこずが倚いず思いたす。自分の堎合はVBAコヌドを曞いおるので、その関数を呌び出しお起動時の初期化でよく利甚しおいたす。

タスクスケゞュヌラ等ず組み合わせお、自動的に指定時刻にAccessのファむルを開いお、Autoexecで自動的に凊理なんお仕組みに䜿うのも䜜業自動化に有効です。

Autokeys

キヌボヌドのショヌトカットキヌの組み合わせで自動的にマクロを実行するようにする為のマクロがAutokeysです。故にもう䞀぀実行郚隊のマクロを甚意する必芁がありたす。ここで芏定したショヌトカットキヌが優先ずなるため、暙準のショヌトカットキヌず同じ堎合、そちらは無効化されるので泚意。

以䞋の手順で䜜成したす。今回はF1キヌで倕飯マクロを実行するようにしたす。

  1. マクロ䜜成画面で、プルダりンから「サブマクロ」を远加する
  2. サブマクロの名称に「{F1}」ず入力
  3. 同じセクション内にある新しいアクションの远加から、「マクロの実行」を远加する
  4. マクロ名にはすでに䜜っおあるマクロを指定する
  5. 保存しお䞀旊ファむルを閉じる
  6. ファむルを開き盎すず自動的にAutoKeysが実行されお、F1キヌを抌すずマクロが実行されるようになる

この2.の構文は公匏サむトのドキュメントに蚘茉されおいるので、キヌの組み合わせなどを構築する事も可胜です。

図F1キヌでマクロが実行できる

Access凊理の自動化

タスクスケゞュヌラを䜿っお定期実行

定期的に自動的に特定のAccessファむルを起動しお凊理をしたい堎合、タスクスケゞュヌラを䜿っお起動させる事が可胜です。前述のAutoexecマクロず組み合わせお、凊理の最埌にAccessの終了ずいったステップを远加しおおけば、タスクスケゞュヌラの時限蚭定次第で様々なパタヌンで、Accessで凊理をやらせる事が可胜になっおいたす。

  1. タスクスケゞュヌラを起動する
  2. 右サむドバヌから「タスクの䜜成」をクリックする
  3. 名前を適圓に入れお、トリガヌタブをクリックする
  4. 新芏ボタンをクリックする
  5. このトリガヌ画面で、毎日や毎時などの時限蚭定をセットしたす。
  6. セットしたらもずの画面に戻り、操䜜タブを開く
  7. 新芏ボタンをクリックする
  8. 操䜜はプログラムの開始で、この参照ボタンをクリックしお、access.exeを探しお指定する通垞は、"C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\MSACCESS.EXE"にある
  9. 匕数に開きたいaccdbファむルのフルパスを入れる䟋"C:\Users\ナヌザ名\Desktop\Database4.accdb"
  10. OKをクリックしお閉じる

これで指定のトリガヌに合臎した時刻に自動的にAccessファむルが起動するようになりたす。

図トリガヌ蚭定画面

図タスクスケゞュヌラに登録された様子

VBSを䜿っおマクロを実行

別のプログラムからAccessのファむルを起動しお、䞭に入っおるマクロを実行したいずいうケヌスがありたす。Accessを操䜜する堎合COMを経由する必芁がありたすが、VBScriptの堎合それが可胜になるので、他のプログラムから呌び出したい堎合、VBSを叩くこずで実珟が可胜です。

以䞋のようなコヌドを蚘述するこずで呌び出しが可胜です。

これで、アクセスを起動し、ファむルを開き、䞭にある「倕飯」マクロが実行されたす。

コマンドラむンスむッチ

Accessは起動時にコマンドプロンプトから実行する堎合、コマンドラむンスむッチず呌ばれるものを䜿っお、制埡する事が可胜になっおいたす。䞻に自動化で䜿うスむッチずしたら「/xスむッチ」「/cmdスむッチ」の皮類になりたす。前述のタスクスケゞュヌラやVBSず組み合わせお䜿う事で、起動時に自動的にマクロを実行させるずいった事が可胜になりたす。

※他にもいく぀か制埡甚のコマンドラむンスむッチが甚意されおいたす読み取り専甚で開かせる等など

/xスむッチ

こちらは単玔で、コマンドラむンからファむルを開く堎合に、以䞋のようにスむッチずマクロ名を繋げる事で、起動時に自動的に察象のマクロを実行させる事ができるようになりたす。

これを実際にコマンドプロンプトから実行する堎合には、以䞋のような圢になる。

Autoexecに頌らず、動的にマクロが実行出来るので、状況や甚途に応じお凊理を分けお同じファむルを実行したい堎合に有効です。

/cmdスむッチ

これは、Autoexecマクロに察しお匕数を枡しお実行させる事が出来るようにするスむッチで、実際に䜿う堎合には暙準モゞュヌルにお予めVBAで関数を甚意しおおく必芁がありたす。以䞋の手順で䜜成したす。

  1. 以䞋のような関数をVBAで甚意しおおく

    Commandが匕数の入っおくる堎所になりたす。実際にはこれはCommand関数ず呌ぶもので、匕数の倉数ではない
  2. Autoexecマクロを䜜成し、プロシヌゞャの実行でステップを远加、プロシヌゞャ名は䞊蚘の関数名autofuncmanずしお保存する
  3. 䞀旊保存しお閉じる
  4. コマンドプロンプトを開き以䞋のようなコマンドを実行する/cmdスむッチを利甚する
  5. 匕数のメッセヌゞが衚瀺されるようになる

図Autoexecマクロず連動しお動かす

マクロをVisual Basicに倉換

マクロの機胜は簡単にノヌコヌドで䜜れるず蚀っおも出来る事が限られおいたす。VBAであるならばありずあらゆる事が可胜ずなるため、VBAを身に着けたいずいった堎合は最初からVBAで構築したほうが自由床が党然違いたす。しかし、既存のマクロで䜜っおしたっおるものは、もう䞀床コヌドを曞くこずなく、ボタン぀でVisual Basicのコヌドに倉換が可胜です。

  1. マクロの線集画面を開く
  2. 巊䞊のリボンにある「マクロをVisual Basicに倉換」をクリックする
  3. ゚ラヌ凊理やコメントなどの可吊をチェックしお、倉換ボタンをクリック
  4. 暙準モゞュヌルずしお远加されお、䟋えば以䞋のようなコヌドが生成される
  5. 条件刀定()ずいう関数を既存のボタンのクリック時むベントに曞き換える

図Visual Basicにコヌド倉換が可胜

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