2019年12月11日 / 最終更新日時 : 2023年2月21日 officeの杜 Google

Google Apps Scriptで共有ドライブをコントロールする【GAS】

G Suite for Business以上には、Google Driveをファイルサーバのように扱える「Team Drive」こと「共有ドライブ」という機能があります。チームやプロジェクト単位で共有するドライブで、誰が見ても同じフォルダ・ファイル構成で、オーナーは特定個人ではなくチームドライブ自身がオーナーになるため、ファイルサーバから移行がしやすい機能ですね。

さて、このチームドライブですが、Google Apps Scriptから「作成」やファイルの移動が出来るのですが、これまでのようなDriveAppで単純に操作ができません。使えないわけではないのですが、以上のようなチームドライブの特性上そのままだと一部、操作ができないようになっている為です。

今回のまとめは、Google Apps Scriptからチームドライブを操作する一連の作業となります。

リンク

1 今回使用するスプレッドシート
2 事前準備
- 2.1 Drive APIを有効にする
- 2.2 権限一覧を整備する
3 ソースコード
4 関連リンク

今回使用するスプレッドシート

チームドライブ操作あれこれシート

事前準備

Drive APIを有効にする

今回のスクリプトはDrive API v2を利用します。よって、以下の手順に従って、Drive APIをONにする必要性があります。

スクリプトエディター画面に於いて、サービス欄の＋記号をクリック
Drive APIを探しだして、選択する
追加ボタンをクリックする

これでDrive APIがGoogle Apps ScriptでDrive APIを使えるようになります。場合によっては、Cloud Console側でもONにし、プロジェクト番号を紐つける必要性もあります。紐付け作業はこちらのページを参考にしてみてください。

図：Drive APIをオンにした

権限一覧を整備する

チームドライブにメンバーを追加や権限付与する場合には、スプレッドシートの権限一覧シートに於いてメンバーのメアド、権限を選択して整備する必要があります。この時、権限ですが、以下の通りとなります。

organizer : 管理者
fileOrganizer : コンテンツ管理者
writer : 投稿者
commenter : 閲覧者(コメント可)
reader : 閲覧者

管理者は複数設定できます。但し、1人に与えられる権限は1個です。

ソースコード

新規作成

//共有ドライブを作る
function createTeamDrive() {
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  
  var ret = ui.prompt("作成するチームドライブの名称を入力してください。", 
      ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

  //押されたボタンによって処理を分岐
  switch(ret.getSelectedButton()){
    //OKボタンを押した時の処理
    case ui.Button.OK:
      var str = ret.getResponseText();
      var teamDrive = Drive.Drives.insert({name:str}, Utilities.getUuid())
      Logger.log(teamDrive);
      ui.alert("作成完了しました。")
      break;
    //キャンセルを押した時の処理
    case ui.Button.CANCEL:
      ui.alert("何もせずに閉じました。");
      break;
    case ui.Button.CLOSE:
      break;
  }
}

//共有ドライブを作る

function createTeamDrive() {

var ui = SpreadsheetApp.getUi();

var ret = ui.prompt("作成するチームドライブの名称を入力してください。",

ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

//押されたボタンによって処理を分岐

switch(ret.getSelectedButton()){

//OKボタンを押した時の処理

case ui.Button.OK:

var str = ret.getResponseText();

var teamDrive = Drive.Drives.insert({name:str}, Utilities.getUuid())

Logger.log(teamDrive);

ui.alert("作成完了しました。")

break;

//キャンセルを押した時の処理

case ui.Button.CANCEL:

ui.alert("何もせずに閉じました。");

break;

case ui.Button.CLOSE:

break;

}

チームドライブを直接作成するコードです。
変数teamDriveには、ドライブのIDなどの情報が返ってきます。
ドライブのIDといっても、通常のフォルダと同じで、ドライブ直下のディレクトリのIDと同じです。
名前を指定して作成を実行するだけです。

共有権限一覧取得

//共有ドライブの権限一覧を取得する
function getTeamDrivePermissions(){
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  
  var ret = ui.prompt("調べるチームドライブのIDを入力", 
      ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

  //押されたボタンによって処理を分岐
  switch(ret.getSelectedButton()){
    //OKボタンを押した時の処理
    case ui.Button.OK:
      var str = ret.getResponseText();
      var id = str;
      break;
    //キャンセルを押した時の処理
    case ui.Button.CANCEL:
      ui.alert("何もせずに閉じました。");
      break;
    case ui.Button.CLOSE:
      break;
  }

  //変数の宣言
  var permissions ;
  var pageToken;
  
  //メンバーと権限の一覧を取得する
  var roles = "";
  do{
    //supportsAllDrives:trueを入れないと動かない。けれどこのオプションはDeprecatedに指定されているという（なのでTrueにしておく）
    permissions = Drive.Permissions.list(id, {maxResults:20,pageToken:pageToken,supportsAllDrives:true}) ;
    if(permissions.items && permissions.items.length > 0){
      for (var i = 0; i < permissions.items.length; i++) {
        //権限情報を取得して変数に格納
        var permission = permissions.items[i];
        roles += permission.emailAddress + " : " + permission.role + "\n";
      }
    }else{
      Logger.log("権限は見つかりませんでした。");
    }
    
    //次のページのpageTokenを取得する
    pageToken = permissions.nextPageToken
  }while(pageToken)
  
  //権限一覧を表示
  ui.alert(roles);
  
}

//共有ドライブの権限一覧を取得する

function getTeamDrivePermissions(){

var ui = SpreadsheetApp.getUi();

var ret = ui.prompt("調べるチームドライブのIDを入力",

ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

//押されたボタンによって処理を分岐

switch(ret.getSelectedButton()){

//OKボタンを押した時の処理

case ui.Button.OK:

var str = ret.getResponseText();

var id = str;

break;

//キャンセルを押した時の処理

case ui.Button.CANCEL:

ui.alert("何もせずに閉じました。");

break;

case ui.Button.CLOSE:

break;

}

//変数の宣言

var permissions ;

var pageToken;

//メンバーと権限の一覧を取得する

var roles = "";

do{

//supportsAllDrives:trueを入れないと動かない。けれどこのオプションはDeprecatedに指定されているという（なのでTrueにしておく）

permissions = Drive.Permissions.list(id, {maxResults:20,pageToken:pageToken,supportsAllDrives:true}) ;

if(permissions.items && permissions.items.length > 0){

for (var i = 0; i < permissions.items.length; i++) {

//権限情報を取得して変数に格納

var permission = permissions.items[i];

roles += permission.emailAddress + " : " + permission.role + "\n";

}

}else{

Logger.log("権限は見つかりませんでした。");

}

//次のページのpageTokenを取得する

pageToken = permissions.nextPageToken

}while(pageToken)

//権限一覧を表示

ui.alert(roles);

}

対象のチームドライブ上に設定されている権限（メアドと権限名）を返します。

図：権限の一覧がダイアログで表示される

チームドライブ一覧

//チームドライブの一覧を取得する（ID含む）
function adminListAllTeamDrives(){
  //変数の宣言
  var pageToken;
  var teamDrives;
  
  //管理者リストを取得する
  var drives = "";
  do{
    teamDrives = Drive.Drives.list({pageToken:pageToken,maxResults:50,useDomainAdminAccess:true})
    if(teamDrives.items && teamDrives.items.length > 0){
      for (var i = 0; i < teamDrives.items.length; i++) {
        //ドライブ一覧情報を変数に格納する
        var teamDrive = teamDrives.items[i];
        drives += teamDrive.name + " : " + teamDrive.id + "\n";
      }
    }else{
      Logger.log("権限が見つかりませんでした。");
    }
    
    //次のページのpageTokenを取得する
    pageToken = teamDrives.nextPageToken
  }while(pageToken)
  
  //チームドライブ一覧表示
  SpreadsheetApp.getUi().alert(drives);

}

//チームドライブの一覧を取得する（ID含む）

function adminListAllTeamDrives(){

//変数の宣言

var pageToken;

var teamDrives;

//管理者リストを取得する

var drives = "";

do{

teamDrives = Drive.Drives.list({pageToken:pageToken,maxResults:50,useDomainAdminAccess:true})

if(teamDrives.items && teamDrives.items.length > 0){

for (var i = 0; i < teamDrives.items.length; i++) {

//ドライブ一覧情報を変数に格納する

var teamDrive = teamDrives.items[i];

drives += teamDrive.name + " : " + teamDrive.id + "\n";

}

}else{

Logger.log("権限が見つかりませんでした。");

}

//次のページのpageTokenを取得する

pageToken = teamDrives.nextPageToken

}while(pageToken)

//チームドライブ一覧表示

SpreadsheetApp.getUi().alert(drives);

}

現在用意されているチームドライブの一覧（名前とID）を返します。

チームドライブ管理者一覧

//共有ドライブの管理者権限持ってる人リストを取得する
function adminGetTeamDrivePermissions(){
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  
  var ret = ui.prompt("調査するチームドライブのIDを入れてください。", 
      ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

  //押されたボタンによって処理を分岐
  switch(ret.getSelectedButton()){
    //OKボタンを押した時の処理
    case ui.Button.OK:
      var id = ret.getResponseText();
      break;
    //キャンセルを押した時の処理
    case ui.Button.CANCEL:
      ui.alert("何もせずに閉じました。");
      break;
    case ui.Button.CLOSE:
      break;
  }
  
  //変数の宣言
  var permissions ;
  var pageToken;
  
  //管理者一覧を取得する
  var admins = "";
  do{
    permissions = Drive.Permissions.list(id, {maxResults:20,pageToken:pageToken,supportsAllDrives:true,useDomainAdminAccess:true}) ;
    if(permissions.items && permissions.items.length > 0){
      for (var i = 0; i < permissions.items.length; i++) {
        //管理者権限一覧を変数に格納する
        var permission = permissions.items[i];
        admins += permission.emailAddress + " : " + permission.role + "\n";
      }
    }else{
      Logger.log("権限が見つかりませんでした。");
    }
    
    //次のページのpageTokenを取得する
    pageToken = permissions.nextPageToken;
  }while(pageToken)
  
  //権限一覧を表示する
  ui.alert(admins);
  
}

//共有ドライブの管理者権限持ってる人リストを取得する

function adminGetTeamDrivePermissions(){

var ui = SpreadsheetApp.getUi();

var ret = ui.prompt("調査するチームドライブのIDを入れてください。",

ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

//押されたボタンによって処理を分岐

switch(ret.getSelectedButton()){

//OKボタンを押した時の処理

case ui.Button.OK:

var id = ret.getResponseText();

break;

//キャンセルを押した時の処理

case ui.Button.CANCEL:

ui.alert("何もせずに閉じました。");

break;

case ui.Button.CLOSE:

break;

}

//変数の宣言

var permissions ;

var pageToken;

//管理者一覧を取得する

var admins = "";

do{

permissions = Drive.Permissions.list(id, {maxResults:20,pageToken:pageToken,supportsAllDrives:true,useDomainAdminAccess:true}) ;

if(permissions.items && permissions.items.length > 0){

for (var i = 0; i < permissions.items.length; i++) {

//管理者権限一覧を変数に格納する

var permission = permissions.items[i];

admins += permission.emailAddress + " : " + permission.role + "\n";

}

}else{

Logger.log("権限が見つかりませんでした。");

}

//次のページのpageTokenを取得する

pageToken = permissions.nextPageToken;

}while(pageToken)

//権限一覧を表示する

ui.alert(admins);

}

対象のチームドライブに管理者権限を持っている人の一覧を返します。

チームドライブに権限付与

//共有ドライブにメンバーと権限を追加する
function setPermissions(){
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  
  var ret = ui.prompt("権限追加するチームドライブのIDを入力してください。", 
      ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

  //押されたボタンによって処理を分岐
  switch(ret.getSelectedButton()){
    //OKボタンを押した時の処理
    case ui.Button.OK:
      var id = ret.getResponseText();
      break;
    //キャンセルを押した時の処理
    case ui.Button.CANCEL:
      ui.alert("何もせずに閉じました。");
      break;
    case ui.Button.CLOSE:
      break;
  }

  //シートの権限一覧からrolesを生成
  var roles = {};
  var temparr = [];
  var list = ["organizer","fileOrganizer","writer","commenter","reader"];
  
  //スプレッドシートのデータを取得
  var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("権限一覧").getRange("A2:B").getValues();
  var length = ss.length;
    
  for(var i = 0;i<list.length;i++){
    //一時配列初期化
    temparr = [];
  
    //キー名を取得
    var keyman = list[i];
    
    //スプレッドシートデータを探索
    for(var j = 0;j<length;j++){
      if(ss[j][1] == ""){
        //権限が付与されていないレコードをスルー
        continue;
      }
      
      //対象のレコードが対象の権限名ならばpushする
      if(ss[j][1] == keyman){
        //配列にpushする
        temparr.push(ss[j][0]);
      }
    }
    
    //一時配列のlengthが0だったら処理をスルー
    if(temparr.length > 0){
      //rolesにkeyと配列を追加
      roles[keyman] = temparr;
    }else{
      //処理をスルーする
      continue;
    }
  }

  //ロールの分だけループを回してキーを取得
  for(var key in roles){
    var role = roles[key];
    
    //キーに指定したメンバー分設定を付ける
    role.forEach(function (email){
      var resource = {
        role: key,
        type:"user",
        value:email
      }
      
      //commenterというキーの時は、reader権限も付与する（でないとコメントできないからね）
      if(key == "commenter"){
        resource.role = "reader";
        resource.additionalRoles = ["commenter"]
      }
      
      //本人に通知なしで共有設定を追加する
      Drive.Permissions.insert(resource, id, {sendNotificationEmails:false,supportsAllDrives:true,useDomainAdminAccess:false});
    });
  }
  
  //メッセージを表示
  ui.alert("権限付与が完了しました。")
  
}

//共有ドライブにメンバーと権限を追加する

function setPermissions(){

var ui = SpreadsheetApp.getUi();

var ret = ui.prompt("権限追加するチームドライブのIDを入力してください。",

ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

//押されたボタンによって処理を分岐

switch(ret.getSelectedButton()){

//OKボタンを押した時の処理

case ui.Button.OK:

var id = ret.getResponseText();

break;

//キャンセルを押した時の処理

case ui.Button.CANCEL:

ui.alert("何もせずに閉じました。");

break;

case ui.Button.CLOSE:

break;

}

//シートの権限一覧からrolesを生成

var roles = {};

var temparr = [];

var list = ["organizer","fileOrganizer","writer","commenter","reader"];

//スプレッドシートのデータを取得

var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("権限一覧").getRange("A2:B").getValues();

var length = ss.length;

for(var i = 0;i<list.length;i++){

//一時配列初期化

temparr = [];

//キー名を取得

var keyman = list[i];

//スプレッドシートデータを探索

for(var j = 0;j<length;j++){

if(ss[j][1] == ""){

//権限が付与されていないレコードをスルー

continue;

}

//対象のレコードが対象の権限名ならばpushする

if(ss[j][1] == keyman){

//配列にpushする

temparr.push(ss[j][0]);

}

//一時配列のlengthが0だったら処理をスルー

if(temparr.length > 0){

//rolesにkeyと配列を追加

roles[keyman] = temparr;

}else{

//処理をスルーする

continue;

}

//ロールの分だけループを回してキーを取得

for(var key in roles){

var role = roles[key];

//キーに指定したメンバー分設定を付ける

role.forEach(function (email){

var resource = {

role: key,

type:"user",

value:email

}

//commenterというキーの時は、reader権限も付与する（でないとコメントできないからね）

if(key == "commenter"){

resource.role = "reader";

resource.additionalRoles = ["commenter"]

}

//本人に通知なしで共有設定を追加する

Drive.Permissions.insert(resource, id, {sendNotificationEmails:false,supportsAllDrives:true,useDomainAdminAccess:false});

});

}

//メッセージを表示

ui.alert("権限付与が完了しました。")

}

対象のチームドライブに権限付与・新規メンバーの追加を行います。
スプレッドシートの権限一覧シートから設定を行います。

チームドライブにファイル作成

//新規にファイルを作ることは出来る。
function creatNewFile() {
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  
  var ret = ui.prompt("作成するフォルダのIDを入力", 
      ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

  //押されたボタンによって処理を分岐
  switch(ret.getSelectedButton()){
    //OKボタンを押した時の処理
    case ui.Button.OK:
      var folderid = ret.getResponseText();
      break;
    //キャンセルを押した時の処理
    case ui.Button.CANCEL:
      ui.alert("何もせずに閉じました。");
      break;
    case ui.Button.CLOSE:
      break;
  }

  //新規にからのスプレッドシートを作成
  var ss = SpreadsheetApp.create("すぷれっどしーと新規SS").getId();
  
  //ファイルのIDとフォルダを取得する
  var file = DriveApp.getFileById(ss);
  var targetFolder = DriveApp.getFolderById(folderid);
  
  //共有ドライブに移動する
  targetFolder.addFile(file);
  
  //終了メッセージ
  ui.alert("ファイルが作成されました。");
}

//新規にファイルを作ることは出来る。

function creatNewFile() {

var ui = SpreadsheetApp.getUi();

var ret = ui.prompt("作成するフォルダのIDを入力",

ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

//押されたボタンによって処理を分岐

switch(ret.getSelectedButton()){

//OKボタンを押した時の処理

case ui.Button.OK:

var folderid = ret.getResponseText();

break;

//キャンセルを押した時の処理

case ui.Button.CANCEL:

ui.alert("何もせずに閉じました。");

break;

case ui.Button.CLOSE:

break;

}

//新規にからのスプレッドシートを作成

var ss = SpreadsheetApp.create("すぷれっどしーと新規SS").getId();

//ファイルのIDとフォルダを取得する

var file = DriveApp.getFileById(ss);

var targetFolder = DriveApp.getFolderById(folderid);

//共有ドライブに移動する

targetFolder.addFile(file);

//終了メッセージ

ui.alert("ファイルが作成されました。");

}

通常のドライブと同じく、DriveAppにて新規ファイル作成が可能です。
ただし、ファイルのremoveやaddは使えません。あくまでも新規作成だけです。

チームドライブにフォルダコピー

//Google Driveから共有ドライブへコピーする
function moveTeamDrive() { 
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  
  var ret = ui.prompt("移動元のGoogle DriveのフォルダのIDを入れてください", 
      ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

  //押されたボタンによって処理を分岐
  switch(ret.getSelectedButton()){
    //OKボタンを押した時の処理
    case ui.Button.OK:
      var sourceFolder = ret.getResponseText();
      break;
    //キャンセルを押した時の処理
    case ui.Button.CANCEL:
      ui.alert("何もせずに閉じました。");
      break;
    case ui.Button.CLOSE:
      break;
  }

  var ret = ui.prompt("移動先のチームドライブのフォルダのIDを入れてください。", 
      ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

  //押されたボタンによって処理を分岐
  switch(ret.getSelectedButton()){
    //OKボタンを押した時の処理
    case ui.Button.OK:
      var targetFolder = ret.getResponseText();
      break;
    //キャンセルを押した時の処理
    case ui.Button.CANCEL:
      ui.alert("何もせずに閉じました。");
      break;
    case ui.Button.CLOSE:
      break;
  }
  
  //フォルダを取得
  var source = DriveApp.getFolderById(sourceFolder);
  var target = DriveApp.getFolderById(targetFolder);

  //コピー開始
  copyFolder(source, target);
  
  //終了メッセージ
  ui.alert("コピー完了しました");
  
}

//コピーを作るメインルーチン（サブフォルダまで対応）
function copyFolder(source, target) {
  var folders = source.getFolders();
  var files   = source.getFiles();

  while(files.hasNext()) {
    var file = files.next();
    file.makeCopy(file.getName(), target);
  }

  while(folders.hasNext()) {
    var subFolder = folders.next();
    var folderName = subFolder.getName();
    var targetFolder = target.createFolder(folderName);
    copyFolder(subFolder, targetFolder);
  }  
}

//Google Driveから共有ドライブへコピーする

function moveTeamDrive() {

var ui = SpreadsheetApp.getUi();

var ret = ui.prompt("移動元のGoogle DriveのフォルダのIDを入れてください",

ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

//押されたボタンによって処理を分岐

switch(ret.getSelectedButton()){

//OKボタンを押した時の処理

case ui.Button.OK:

var sourceFolder = ret.getResponseText();

break;

//キャンセルを押した時の処理

case ui.Button.CANCEL:

ui.alert("何もせずに閉じました。");

break;

case ui.Button.CLOSE:

break;

}

var ret = ui.prompt("移動先のチームドライブのフォルダのIDを入れてください。",

ui.ButtonSet.OK_CANCEL);

//押されたボタンによって処理を分岐

switch(ret.getSelectedButton()){

//OKボタンを押した時の処理

case ui.Button.OK:

var targetFolder = ret.getResponseText();

break;

//キャンセルを押した時の処理

case ui.Button.CANCEL:

ui.alert("何もせずに閉じました。");

break;

case ui.Button.CLOSE:

break;

}

//フォルダを取得

var source = DriveApp.getFolderById(sourceFolder);

var target = DriveApp.getFolderById(targetFolder);

//コピー開始

copyFolder(source, target);

//終了メッセージ

ui.alert("コピー完了しました");

}

//コピーを作るメインルーチン（サブフォルダまで対応）

function copyFolder(source, target) {

var folders = source.getFolders();

var files = source.getFiles();

while(files.hasNext()) {

var file = files.next();

file.makeCopy(file.getName(), target);

}

while(folders.hasNext()) {

var subFolder = folders.next();

var folderName = subFolder.getName();

var targetFolder = target.createFolder(folderName);

copyFolder(subFolder, targetFolder);

}

これがちょっとややこしく、素直にDriveAppで.addメソッドで行おうとすると失敗します。
makeCopyメソッドで複製させます。
移動の場合は、複製後に移動元のファイルをremoveすればOK
今回のメソッドはフォルダ構造維持してまるごとコピーします。

チームドライブにファイル移動や削除

GASだけでチームドライブの間でファイルの移動ができるか？といったら答えはNoです。新規に作る分にはDriveAppが使えますが。チームドライブのファイルの編集自体はDrive APIを介して行う事ができます。

//チームドライブ内のファイルの削除
Drive.Files.remove(fileid, {supportsTeamDrives:true});

//チームドライブへファイルを移動
function moveFileToFolder(fileid, targetfolderid) {  
  var file = Drive.Files.get(fileid, {supportsTeamDrives: true});

  Drive.Files.patch(file, fileid, {
    removeParents: file.parents.map(function(f) { return f.id; }),
    addParents: [targetfolderid],
    supportsTeamDrives: true
  });
}

//チームドライブ内のファイルの削除

Drive.Files.remove(fileid, {supportsTeamDrives:true});

//チームドライブへファイルを移動

function moveFileToFolder(fileid, targetfolderid) {

var file = Drive.Files.get(fileid, {supportsTeamDrives: true});

Drive.Files.patch(file, fileid, {

removeParents: file.parents.map(function(f) { return f.id; }),

addParents: [targetfolderid],

supportsTeamDrives: true

});

}

この方法では、コピーではなく移動ができています。なので、ファイルのIDが変更されることがありません。
ファイルの削除も編集作業なので、Drive APIを用いて行います。
チームドライブ間のファイルの移動も可能です。
targetfolderidが移動先のフォルダのID、fileidが移動させるファイルのIDになります。

ファイルの他のユーザとの共有設定をオンオフ

ファイル共有には「他のユーザとの共有設定」というものがあり、ここのチェックはチェックすると閲覧権限者に対してコピー、ダウンロード、印刷を許可するかどうかという特殊なオプションが働きます。これが有効な場合は閲覧者はコピーやダウンロードが出来るわけです。

このチェックのオンオフを共有ドライブ内のファイルに対して行おうというコードになります。現状の設定を取得して逆のフラグを割り当てるようにしているので、クリックひとつでオンオフ切り替えになります。Drive APIを介して行う事ができます。

var fileId = "共有ドライブ内の対象のファイルのIDをここに入れる"

//ファイルに対して閲覧者向けファイルダウンロード等オプション表示をオンオフ
function copywritechange(){
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();

  //現状のパーミッション状態を取得する
  var test = Drive.Files.get(
    fileId,
    {
      supportsAllDrives : true
    }
  ).copyRequiresWriterPermission

  //flg判定を逆転させる
  let flg = "";
  if(test == true){
    flg = false;
  }else{
    flg = true;
  }
  
  //パーミッション設定変更
  Drive.Files.update(
    {copyRequiresWriterPermission:flg},
    fileId,
    null,
    {supportsAllDrives:true}
  );

  //終了メッセージ
  ui.alert("ファイルの権限設定を" + flg + "にしたよ")
}

var fileId = "共有ドライブ内の対象のファイルのIDをここに入れる"

//ファイルに対して閲覧者向けファイルダウンロード等オプション表示をオンオフ

function copywritechange(){

var ui = SpreadsheetApp.getUi();

//現状のパーミッション状態を取得する

var test = Drive.Files.get(

fileId,

{

supportsAllDrives : true

}

).copyRequiresWriterPermission

//flg判定を逆転させる

let flg = "";

if(test == true){

flg = false;

}else{

flg = true;

}

//パーミッション設定変更

Drive.Files.update(

{copyRequiresWriterPermission:flg},

fileId,

null,

{supportsAllDrives:true}

);

//終了メッセージ

ui.alert("ファイルの権限設定を" + flg + "にしたよ")

}

Drive.Files.Updateの第一引数に変更オプションであるcopyRequiresWriterPermission:trueなどの項目を入れます
こちらの動作のチェックは、公式ドキュメント上でも確認が可能です。
testという変数にまず、現在のチェックの状態を取得し、それを反転、パーミッション設定変更で割り当てています。
当然、supportsAllDrivesのオプション設定は必要です。

図：この設定を変更したい

共有ドライブのゴミ箱を空にする

通常のマイドライブのゴミ箱は自分自身でゴミ箱を空にすることが可能です。しかし、共有ドライブは自分自身の所有ではなく、このゴミ箱を空にできる人は権限的には「管理者権限」を持つ人だけです。また、共有ドライブは最大40万個という制限があるため、ファイルを捨てて減らそうとしても、ゴミ箱を空に出来ないと、カウントは減ることがありません。

とはいえ、全員に管理者権限を与えてしまうと、あっさり削除されてしまい事故が起きかねません。故にこういった仕様になっています。そこでウェブアプリを作って管理者権限で動かし、管理者権限を持たない一部の人にだけ実行を許可する仕組みを作って自分は対処しています。そのゴミ箱を空にする手法が以下のとおりです。

function drivecleaner() { 
  var optionalArgs={'driveId':'ここに共有ドライブのID', 'includeItemsFromAllDrives':true, 'corpora': 'drive', 'supportsAllDrives': true, 'q':'trashed = true' }  
  var trashed=Drive.Files.list(optionalArgs).items; 
  for(var i=0;i<trashed.length;i++){
    Drive.Files.remove(trashed[i].id, {'supportsAllDrives':true}) 
  }
}

function drivecleaner() {

var optionalArgs={'driveId':'ここに共有ドライブのID', 'includeItemsFromAllDrives':true, 'corpora': 'drive', 'supportsAllDrives': true, 'q':'trashed = true' }

var trashed=Drive.Files.list(optionalArgs).items;

for(var i=0;i<trashed.length;i++){

Drive.Files.remove(trashed[i].id, {'supportsAllDrives':true})

}

DriveAPIでゴミ箱フラグのついてるものだけをリストアップ
driveIdは、共有ドライブを開いた直下のフォルダIDを指します。これを指定する
共有ドライブのゴミ箱はそれぞれの共有ドライブに入ってゴミ箱を開かないと中身が出てこない仕様です。
ピックアップして、Drive.Files.removeでゴミ箱を空にしてしまいます。
これをウェブアプリで作ったUIから管理者権限で実行し、操作してる人のメアドがスプレッドシートに登録されてる人だったら、関数を実行するように組めば、特定の人だけに使わせる事が可能です。
いちいちゴミ箱を空にするために現場の人に管理者権限を与えずに特定の作業だけをこれで許可する事が可能です。

図：これが管理者じゃないと出てこない

Google Apps Scriptでアクセスしてるユーザを元に処理をする方法【GAS】

ファイルの個数を調べたい

Google Apps Scriptで調べる方法

共有ドライブの制限の1つとして、「1共有ドライブ内のファイルは40万個までのファイルしか格納出来ない」というものがあります。そのため、長い間利用していて制限に達してしまうとファイルを作ったり追加する事ができなくなります。このドライブの使用割合はadminコンソールからは共有ドライブの管理からは残り何%か確認出来ます。

しかし、この割合や現在のドライブのファイル個数は現在スクリプト等からも取得出来ず、Admin SDKやDrive API V3、Reports APIにも該当のメソッドが存在しません。リクエストは出ているようですが・・・Google Cloud Console上で取得するPythonスクリプトはあるようですが、これでは誰でも確認出来ない。

ということで、力技ですが、以前作成したドライブの探索スクリプトをDrive API V2で実装し直したものを作成しました。

//一番根っこのルートフォルダを指定
var folderid = "ここに共有ドライブのルートのフォルダIDを入れる"

//folderのIDを格納する配列
var folarray = [];
var totalcount = 0;
var quota = 380000;  //共有ドライブのファイルの個数上限閾値（制限は400000個)

//ルートフォルダ以下のサブフォルダを列挙する
function chkFolderList(){
  let token = null;
  var folinfo = [];
  let ui = SpreadsheetApp.getUi();

  //フォルダだけを調査するクエリ（ゴミ箱内のファイルも含む）
  var query = 'mimeType = "application/vnd.google-apps.folder" and ' + "'" + folderid + "' in parents"

  //フラグ類
  var subfolderflag = 0;

  //ループでフォルダ数を調べる(まずはルートフォルダから)
  var tempfolcount = 0;
  do {
    var fileman = Drive.Files.list({
      includeTeamDriveItems: true,
      supportsTeamDrives: true,
      maxResults: 1000,
      q: query,
      pageToken: token,
    });

    //ページトークンを取得する
    token = fileman.nextPageToken

    //ファイルカウントを加算する
    tempfolcount = tempfolcount + fileman.items.length

    //folinfoにfolderidをpushする
    if(tempfolcount == 0){
      //ループを脱出
      break
    }else{
      for(var i = 0;i<tempfolcount; i++){
        //フォルダのIDを取得する
        let tempid = fileman.items[i].id;

        //folinfoに格納
        folinfo.push(tempid)

        //folarrayに格納
        folarray.push(tempid)
      }
    }
  } while (token != null)

  if(tempfolcount == 0){
    //ルートフォルダ内のファイルの数だけカウントして終了する
    let filecnt = countFilesInFolder(folderid)
    ui.alert("ファイルの数は" + filecnt + "でした。")
    return;
  }else{
    //ルートフォルダのIDをfolarrayに追加しておく
    folarray.push(folderid)

    //サブフォルダフラグを立てる
    subfolderflag = 1;

    //サブフォルダ以降のフォルダの探索ルーチン
    while (subfolderflag == 1) {
      var nowponyo = folinfo.length;
      for(var i = 0;i<nowponyo;i++){
        //folinfoが空ならば終了
        if(folinfo.length == 0){
          break;
        }

        //0番目の配列のkeyを取得する
        key = folinfo[0];

        //そのkeyのフォルダにぶら下がるフォルダをリストアップ
        query = 'mimeType = "application/vnd.google-apps.folder" and ' + "'" + key + "' in parents"

        //変数を初期化
        tempfolcount = 0;
        token = null;

        do {
          var fileman = Drive.Files.list({
            includeTeamDriveItems: true,
            supportsTeamDrives: true,
            maxResults: 1000,
            q: query,
            pageToken: token,
          });

          //ページトークンを取得する
          token = fileman.nextPageToken

          //ファイルカウントを加算する
          tempfolcount = tempfolcount + fileman.items.length

          //folinfoにfolderidをpushする
          for(var i = 0;i<tempfolcount; i++){
            //フォルダのIDを取得する
            let tempid = fileman.items[i].id;

            //folinfoに格納
            folinfo.push(tempid)

            //folarrayに格納
            folarray.push(tempid)
          }
        } while (token != null)

        //配列0番目を削除と詰める
        folinfo.splice(0,1);
      }

      //folderlistが空ならsubfolderflagを0にする
      if(folinfo.length == 0){
        subfolderflag = 0;
      }
    }

    //folarrayに基づいてファイルの数を一括でカウント
    for(var i = 0;i<folarray.length;i++){
      let fcnt = countFilesInFolder(folarray[i]);

      console.log(folarray[i] + " = " + fcnt)

      totalcount = totalcount + fcnt;
    }

    //閾値を超えてるかどうか？
    if(totalcount <= quota){
      ui.alert("ファイルの数は" + totalcount + "でした。")
    }else{
      //現在のファイル個数の上限値に対する割合を計算
      var limitman = totalcount / 400000 * 100

      ui.alert("ファイルの数は" + totalcount + "でしたが、共有ドライブのファイル個数制限に近くなっています。現在" + limitman + "%です")
    }
  }
}

//指定フォルダ内のファイルの数だけをカウントする関数
function countFilesInFolder(folid) {
  let token = '';
  let filecnt = 0;

  //フォルダを除外したファイルだけの数をカウントする
  var query = 'not mimeType = "application/vnd.google-apps.folder" and ' + "'" + folid + "' in parents"
  
  //ループでファイルをカウントする
  do {
    var fileman = Drive.Files.list({
      includeTeamDriveItems: true,
      supportsTeamDrives: true,
      maxResults: 1000,
      q: query,
      pageToken: token
    });

    //ページトークンを取得する
    token = fileman.nextPageToken

    //ファイルカウントを加算する
    filecnt = filecnt + fileman.items.length
  } while (token != null)

  //フォルダ内ファイルの数を返却
  return filecnt
};

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//一番根っこのルートフォルダを指定

var folderid = "ここに共有ドライブのルートのフォルダIDを入れる"

//folderのIDを格納する配列

var folarray = [];

var totalcount = 0;

var quota = 380000; //共有ドライブのファイルの個数上限閾値（制限は400000個)

//ルートフォルダ以下のサブフォルダを列挙する

function chkFolderList(){

let token = null;

var folinfo = [];

let ui = SpreadsheetApp.getUi();

//フォルダだけを調査するクエリ（ゴミ箱内のファイルも含む）

var query = 'mimeType = "application/vnd.google-apps.folder" and ' + "'" + folderid + "' in parents"

//フラグ類

var subfolderflag = 0;

//ループでフォルダ数を調べる(まずはルートフォルダから)

var tempfolcount = 0;

do {

var fileman = Drive.Files.list({

includeTeamDriveItems: true,

supportsTeamDrives: true,

maxResults: 1000,

q: query,

pageToken: token,

});

//ページトークンを取得する

token = fileman.nextPageToken

//ファイルカウントを加算する

tempfolcount = tempfolcount + fileman.items.length

//folinfoにfolderidをpushする

if(tempfolcount == 0){

//ループを脱出

break

}else{

for(var i = 0;i<tempfolcount; i++){

//フォルダのIDを取得する

let tempid = fileman.items[i].id;

//folinfoに格納

folinfo.push(tempid)

//folarrayに格納

folarray.push(tempid)

}

} while (token != null)

if(tempfolcount == 0){

//ルートフォルダ内のファイルの数だけカウントして終了する

let filecnt = countFilesInFolder(folderid)

ui.alert("ファイルの数は" + filecnt + "でした。")

return;

}else{

//ルートフォルダのIDをfolarrayに追加しておく

folarray.push(folderid)

//サブフォルダフラグを立てる

subfolderflag = 1;

//サブフォルダ以降のフォルダの探索ルーチン

while (subfolderflag == 1) {

var nowponyo = folinfo.length;

for(var i = 0;i<nowponyo;i++){

//folinfoが空ならば終了

if(folinfo.length == 0){

break;

}

//0番目の配列のkeyを取得する

key = folinfo[0];

//そのkeyのフォルダにぶら下がるフォルダをリストアップ

query = 'mimeType = "application/vnd.google-apps.folder" and ' + "'" + key + "' in parents"

//変数を初期化

tempfolcount = 0;

token = null;

do {

var fileman = Drive.Files.list({

includeTeamDriveItems: true,

supportsTeamDrives: true,

maxResults: 1000,

q: query,

pageToken: token,

});

//ページトークンを取得する

token = fileman.nextPageToken

//ファイルカウントを加算する

tempfolcount = tempfolcount + fileman.items.length

//folinfoにfolderidをpushする

for(var i = 0;i<tempfolcount; i++){

//フォルダのIDを取得する

let tempid = fileman.items[i].id;

//folinfoに格納

folinfo.push(tempid)

//folarrayに格納

folarray.push(tempid)

}

} while (token != null)

//配列0番目を削除と詰める

folinfo.splice(0,1);

}

//folderlistが空ならsubfolderflagを0にする

if(folinfo.length == 0){

subfolderflag = 0;

}

//folarrayに基づいてファイルの数を一括でカウント

for(var i = 0;i<folarray.length;i++){

let fcnt = countFilesInFolder(folarray[i]);

console.log(folarray[i] + " = " + fcnt)

totalcount = totalcount + fcnt;

}

//閾値を超えてるかどうか？

if(totalcount <= quota){

ui.alert("ファイルの数は" + totalcount + "でした。")

}else{

//現在のファイル個数の上限値に対する割合を計算

var limitman = totalcount / 400000 * 100

ui.alert("ファイルの数は" + totalcount + "でしたが、共有ドライブのファイル個数制限に近くなっています。現在" + limitman + "%です")

}

//指定フォルダ内のファイルの数だけをカウントする関数

function countFilesInFolder(folid) {

let token = '';

let filecnt = 0;

//フォルダを除外したファイルだけの数をカウントする

var query = 'not mimeType = "application/vnd.google-apps.folder" and ' + "'" + folid + "' in parents"

//ループでファイルをカウントする

do {

var fileman = Drive.Files.list({

includeTeamDriveItems: true,

supportsTeamDrives: true,

maxResults: 1000,

q: query,

pageToken: token

});

//ページトークンを取得する

token = fileman.nextPageToken

//ファイルカウントを加算する

filecnt = filecnt + fileman.items.length

} while (token != null)

//フォルダ内ファイルの数を返却

return filecnt

};

このスクリプトを使うに当たってはいくつかの注意点があります。

Drive APIのdrive.files.listは1度に取得できるファイル・フォルダのリストは1000個までなので、pageTokenを使ってループで何度も回す必要があります。
quotaに380000を指定してるのは95%に到達でメッセージを出すようにしています。
フォルダのみを取り出すqueryとファイルのみを取り出すqueryの２つを使います。サブフォルダまで含めたフォルダのIDの配列を作成するchkFolderList関数を回し、その配列を用いて、ファイルのみを取り出すcountFilesInFolder関数で個数を調べています。
但し、40万個近くあるファイルの場合、ひょっとしたらGASの実行時間制限の6分を超える可能性がある・・・

スマートな手法ではない＆時間が掛かる為、複雑なフォルダ構成になってる場合には、フォルダのリストは1度スプレッドシートに出力し、単純に各フォルダIDのファイル個数をカウントする関数に処理を分離して、それぞれを別個に実行するようにするなど、工夫が必要と思います。

Google Apps Scriptで6分の壁（タイムアウト）を突破する - 番外編【GAS】

Google Apps Scriptでファイルフォルダの探索【GAS】

図：ここの値が簡単に取れないという・・・

VBAとパソコン版Google Driveを利用する方法

Windowsのパソコン限定ですが、パソコン版Google Driveをインストールし、認証してドライブが見える状態になっている場合には、VBAを利用して対象の共有ドライブ以下のファイルの総数をサブフォルダまで含めて調査することが結構簡単に短時間で行う事が可能です。VBSでも行けるのではないかと。

FileSystemObjectを利用して、サブフォルダまで再帰的にファイル数を取得して最後に数を返すコードになります。こちらのほうが時間の制限も無く、GASで行うよりも短時間で調査が可能で、Excelのシートに共有フォルダのパスをすべて記述しておいて、順番に読み出して調査するといった事ができるため、オススメです。

'調査する親のフォルダ
Public folderpath As String
Public filecnt As Long

'調査する関数
Public Function startcheck()
    '初期のスタートフォルダを指定
    folderpath = "G:\共有ドライブ\共有ドライブの名称"

    'スタートする
    Call checkfilecount
    
    '最後のファイル数
    MsgBox filecnt & "のファイルが検出されました。"
End Function


'フォルダ内のファイルの総数をカウントする
Public Function checkfilecount() As Integer
    'FileSystemObjectを利用する
    Dim fso As Object
    Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

    'fso用の変数
    Dim objFiles As Object
    Dim objSubFols As Object
    Dim objSubFol As Object
        
    '対象フォルダのオブジェクトをまず取得する
    Set objFiles = fso.GetFolder(folderpath).Files
    
    'ファイルのカウントを行う
    filecnt = filecnt + objFiles.Count
    
    'サブフォルダをセットする
    Set objSubFols = fso.GetFolder(folderpath).SubFolders
    
    'サブフォルダ以下を再帰処理
    For Each objSubFol In objSubFols
        
        'サブフォルダがなければスルーする
        If objSubFol.Path <> "" Then
            'folderpathを書き換える
            folderpath = objSubFol.Path
            
            '再帰的にファイルチェックを行わせる
            Call checkfilecount
        End If
         
    Next objSubFol
    
    checkfilecount = filecnt
End Function

'調査する親のフォルダ

Public folderpath As String

Public filecnt As Long

'調査する関数

Public Function startcheck()

'初期のスタートフォルダを指定

folderpath = "G:\共有ドライブ\共有ドライブの名称"

'スタートする

Call checkfilecount

'最後のファイル数

MsgBox filecnt & "のファイルが検出されました。"

End Function

'フォルダ内のファイルの総数をカウントする

Public Function checkfilecount() As Integer

'FileSystemObjectを利用する

Dim fso As Object

Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

'fso用の変数

Dim objFiles As Object

Dim objSubFols As Object

Dim objSubFol As Object

'対象フォルダのオブジェクトをまず取得する

Set objFiles = fso.GetFolder(folderpath).Files

'ファイルのカウントを行う

filecnt = filecnt + objFiles.Count

'サブフォルダをセットする

Set objSubFols = fso.GetFolder(folderpath).SubFolders

'サブフォルダ以下を再帰処理

For Each objSubFol In objSubFols

'サブフォルダがなければスルーする

If objSubFol.Path <> "" Then

'folderpathを書き換える

folderpath = objSubFol.Path

'再帰的にファイルチェックを行わせる

Call checkfilecount

End If

Next objSubFol

checkfilecount = filecnt

End Function

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